Lors de notre webinaire du 13 mai dernier, nous avons discuté de la collaboration à l’ère de l’agilité et comment ces 3 axes d’influence ont un impact dans le milieu du travail : les technologies, l’organisation du travail et les utilisateurs. 

 

Les technologies

Il est vrai que pendant très longtemps, les utilisateurs étaient mis de l’avant quand il était question de l’importance des technologies en milieu du travail. Toutefois, de nos jours, nous devrions d’abord penser aux solutions utilisées. En effet, les nombreuses technologies qui nous entourent sont des agents perturbateurs au sein de l’environnement collaboratif. Ces technologies ne sont pas invitées à nous joindre, bien au contraire, elles s’imposent dans notre environnement. C’est alors à nous de nous réorganiser en fonction de ces agents perturbateurs. Un exemple mentionné lors du webinaire est l’arrivée de l’entreprise Uber au Québec et l’impact qu’elle a eu sur l’industrie du taxi. 

L’objectif de l’intégration des technologies dans un environnement de collaboration est de réduire le délai entre la pensée et la destination de cette pensée. En effet, avec les nouvelles technologies, il est maintenant possible de partager nos idées et pensées entre collègues au moment qu’elles arrivent et sans attendre! C’est pourquoi Microsoft 365 doit être vue comme un coffre à outils qui permet non seulement la collaboration, mais aussi le partage de données et la communication grâce à ses solutions comme SharePoint et Microsoft Teams. Un environnement ouvert comme celui de Microsoft 365 ne garantit toutefois pas le partage, la collaboration ou la communication. En effet, ces thèmes retrouvés au sein des technologies doivent être aussi intégrés à l’organisation du travail et aux pratiques des utilisateurs. 

 

L’organisation du travail

S’organiser est une responsabilité distribuée au sein de l’entreprise selon les rôles et les tâches de chacun des employés de l’organisation. L’organisation du travail est ce qui permet d’établir des balises communes à tous les utilisateurs dans le cadre de leurs tâches et leurs outils utilisés et ainsi établir un flux de travail commun. C’est en mettant en place ces procédures qu’il est alors possible d’encourager les chemins maintenant établis et éviter les réflexes habituels et connus des utilisateurs.  

Lors de l’implantation d’une nouvelle technologie, par exemple Microsoft 365, il peut arriver que malgré la présence de nouvelles pratiques certain(e)s employé(e)s n’adhèrent pas aussi rapidement dans ces nouvelles façons de faire. Par exemple, avant l’implantation de Microsoft 365, une personne chez votre entreprise avait pour habitude de communiquer avec ses collègues via la messagerie de Facebook. Depuis l’arrivée de Microsoft Teams, elle continue malgré tout à communiquer via Facebook avec ses collègues. Que ce soit parce que cette personne n’aime pas le changement ou que ce soit par habitude, il est important de comprendre pourquoi elle n’emboite pas le pas dans les nouvelles pratiques établies par l’organisation du travail. Il sera ensuite possible de démontrer la pertinence et l’importance d’utiliser Microsoft Teams pour communiquer. En encourageant tous les utilisateurs à suivre les nouvelles balises de l’organisation du travail, il est possible de collaborer, communiquer et partager puisque tout le monde utilisera les mêmes outils. 

 

Les utilisateurs

Les technologies sont peut-être devenues plus importantes avec le temps, mais les utilisateurs ne sont pas à être ignorés dans le cadre de la collaboration. Bien que l’on doive d’abord penser aux technologies disponibles et celles qui sont utilisées dans l’environnement de travail, les humains peuvent à leur tour aussi devenir des agents perturbateurs en cette ère d’agilité et de collaboration. Cette relation entre les technologies, le numérique, l’organisation du travail et les utilisateurs peut être parsemée de pièges importants à connaitre et contourner. 

Un piège important qu’il faut éviter est de penser que c’est le numérique qui va organiser le travail. C’est faux! Dans l’environnement de la collaboration, c’est à l’humain d’organiser le travail autour des outils qui lui sont disponibles et que le numérique lui offre. En effet, ce n’est pas le numérique et/ou les technologies qui ont la capacité de nous organiser, mais bien nous, les utilisateurs. 

 

En bref 

Microsoft 365 est la technologie à employer en cette nouvelle ère d’agilité et de collaboration dans l’environnement numérique d’aujourd’hui. Si vous avez des questions sur les bénéfices que l’implantation de Microsoft 365 peut vous apporter en cette nouvelle ère numérique, consultez l’un de nos spécialistes chez MS Solutions dès maintenant!