Si vous utilisez SharePoint en entreprise, il est très fortement probable que vous connaissiez OneDrive pour entreprise. Cependant, il n’est pas rare de se mélanger entre ces deux plateformes qui peuvent paraitre similaires en premier lieu. Voici en quoi SharePoint et OneDrive se différencient et découvrez les fonctionnalités offertes par la plateforme OneDrive.  

Qu’est-ce que SharePoint?

SharePoint est une plateforme de collaboration qui permet à ses utilisateurs d’accéder à de nombreux espaces de travail (appelés sites). Un intranet SharePoint étant un site de collaboration l’entreprise et les propriétaires des sites (administrateurs) sont en mesure de restreindre les accès grâce aux permissions. Évidemment, cette définition de SharePoint ne décrit que sommairement toutes les fonctionnalités que vous offre la plateforme. Pour en savoir plus, lisez cet article qui vous parle davantage des différences entre Sharepoint et les autres outils de la suite Microsoft 365.

Qu’est-ce que OneDrive?

Comme il a été mentionné ci-dessus, SharePoint est un site de collaboration où tous vos documents, fichiers… peuvent être partagés. Cependant, comment faire si certains de vos documents doivent rester pour le moment privés? Afin que ces documents restent confidentiels pour le moment, il faut que vous les stockiez dans votre OneDrive. En effet, OneDrive est votre endroit privé dans le cloud de Microsoft 365.  

5 fonctionnalités OneDrive à utiliser pour améliorer son efficacité

1- Les dossiers

C’est l’endroit central et le plus utilisé de OneDrive, c’est ici que vous verrez tous vos dossiers et fichiers stockés, vous pourrez les consulter à partir d’ici qu’ils soient privés ou partagés. Vous pouvez voir cela comme votre librairie SharePoint personnelle. OneDrive a environ la même gestion de document que vous pouvez trouver dans SharePoint.  

2- Le partage de documents et dossiers

C’est l’endroit où vous pouvez voir les documents de votre OneDrive que vous avez partagé avec d’autres personnes internes et externes à votre organisation. De même, dans les documents partagés vous avez accès aux documents qui vous ont été partagés par une personne tierce. Grâce à la bibliothèque de partage de votre OneDrive, vous n’aurez pas besoin d’aller chercher le courriel dans lequel votre collaborateur vous a partagé le lien ou le document.  

3- Les bibliothèques partagées

Le concept de OneDrive se base sur un partage de documents dans lequel vous avez la possibilité d’accéder aux bibliothèques de documents (si vous en avez la permission) de toutes les bibliothèques SharePoint dont vous avez accès. Cependant, vous pouvez aussi naviguer dans les bibliothèques de documents dans SharePoint.  

4- La barre de recherche

La barre de recherche est utile pour retrouver un document parmi tous vos fichiers. Cette barre vous permet de rechercher un document ou fichier aussi bien dans votre bibliothèque personnelle OneDrive que dans les sites SharePoint dont vous avez l’accès. 

5- La corbeille

Cette fonctionnalité est très utile dans le cas où vous supprimez un fichier ou un document par mégarde. En effet, vous pouvez restaurer le fichier ou document en vous rendant dans la corbeille, cependant, vous aurez 93 jours pour restaurer le document en question, après cela il sera définitivement supprimé. À noter que l’administrateur peut décider de la durée de disponibilité des éléments dans la corbeille.  

En bref… 

OneDrive est un outil autant pour votre travail personnel que pour collaborer avec vos partenaires. Il est notamment très utile pour classer et stocker ses documents et fichiers. Si vous souhaitez en savoir plus sur la solution OneDrive, contactez un de nos experts ou suivez une formation sur OneDrive.