Le travail en mode hybride et les nombreux canaux de communication existants posent de nouveaux défis aux employés, tant au niveau de la productivité, de la collaboration et de la communication. Lors de notre webinaire du 10 septembre dernier, nos experts ont partagé des astuces pratiques issues de leur propre expérience afin de vous aider à mieux affronter la réalité du travail hybride.

Reprenez le contrôle de votre journée

La charge cognitive est la capacité pour un être humain à traiter l’information qu’il reçoit. Celle-ci étant limitée, une surcharge peut mener à l’épuisement. Avec le travail hybride, il est devenu primordial de bien respecter sa charge cognitive et d’acquérir de saines habitudes de travail, que ce soit au bureau ou à la maison.

Adoptez une méthode de traitement de vos courriels

Saviez-vous qu’en moyenne, un employé consacre 2 h 30 de son temps quotidien pour gérer ses courriels? Il est dès lors primordial d’adopter une bonne gestion de ceux-ci afin d’être plus productif.

Tout d’abord, décidez des moments de la journée pendant lesquels vous irez lire vos courriels. Ensuite, mettez en place des actions à entreprendre à chaque fois que vous traitez un courriel : archivez vos courriels traités ou transformez-les au sein de votre liste de choses à faire.

Créez une coupure physique avec votre lieu de travail

S’il existe de nombreux avantages au télétravail, l’un des principaux inconvénients est que vous êtes toujours sur votre lieu de travail même lorsque vous avez fini votre journée! Il est devenu nécessaire de créer une coupure physique entre votre vie privée et votre vie professionnelle. Par exemple, avant la pandémie, cette coupure se faisait lors de vos trajets entre votre domicile et votre lieu de travail. Dès lors, n’hésitez pas à prendre une marche avant de vous installer à votre bureau et à profiter de la douceur automnale sur une terrasse en fin de journée. 

Gérez vos notifications afin d’être moins dérangé 

À chaque fois que vous recevez une notification, qu’elle soit visuelle et/ou sonore, vous serez déconcentré de votre tâche et vous perdrez du temps pour vous reconcentrer sur votre objectif. Il est donc important de bien gérer les notifications produites par les technologiques qui nous entourent!  

Votre système d’exploitation Microsoft Windows 

Votre système d’exploitation est certainement le premier pollueur en matière de notification. Dans les paramètres de Windows, il suffit vous suffit de rechercher « Notifications » et vous aurez accès à l’ensemble des notifications qui peuvent vous déranger et vous rendre moins productifs. En un seul clic, vous pourrez désactiver les notifications qui vous semblent inopportunes. 

Les notifications sur Outlook

Étant intégré complètement à Microsoft 365, il est conseillé d’utiliser la version web d’Outlook pour modifier vos paramètres, ceux-ci seront en effet automatiquement appliqués à toutes les applications utilisées, que ce soit sur la version bureau, mobile ou les applications en ligne.

Par défaut, Outlook active l’ensemble des notifications, vous pouvez aisément les ajuster en choisissant ce que vous souhaitez voir et entendre. En effet, il est possible d’ajuster la bannière qui s’affiche, mais également le signal sonore.

N’oubliez pas vos autres applications !

Si Microsoft Windows et Outlook sont les principaux producteurs de notifications au sein d’un environnement de travail, n’oubliez pas d’ajuster les autres applications utilisées par votre entreprise, que ça soit Microsoft Teams pour la communication avec vos clients, OneDrive pour entreprise pour le partage de fichiers collaboratifs ou votre application de communication d’équipe comme Slack.

En tant qu’employeur, assurez le bien-être de vos employés

Un employeur peut également travailler sur le bien-être de ses employés! De fait, au sein d’un environnement Microsoft 365, il est nécessaire de créer une stratégie TI adaptée afin de bien encadrer le travail hybride. Par exemple, vous pouvez décider d’imposer la désactivation des notifications sur certaines applications ou mettre en place des politiques de collaboration et de communication entre collègues.

Vous pourriez également faire en sorte que vos employés prennent le temps d’utiliser l’outil Microsoft Viva Insight qui intègre les analyses de My Analytics au sein même de Microsoft Teams. Cette page reprend des informations clés sur le bien-être de chaque employé en leur proposant quelques recommandations afin de mieux gérer leur journée de travail en mode hybride.

En bref

Le travail en mode hybride pose de nombreux défis aux entreprises et aux employés. Il est important que chacun prenne de saines habitudes de travail, tant au bureau qu’à la maison afin de rester productif et éviter la surcharge liée à cette nouvelle méthode de travail. Nos experts peuvent vous aider à déployer et configurer les outils Microsoft 365 afin que votre équipe reste productive et heureuse. N’hésitez pas à nous contacter!