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Les événements en direct dans Microsoft Teams

Comme dirait Microsoft « Passez le pop-corn ! ». C’est maintenant le temps de voir comment planifier et rejoindre un événement en direct avec une large audience en ligne dans Microsoft Teams pour entreprise.  

 

Les événements en direct Microsoft Teams

Les événements en direct Teams sont une extension des réunions Teams qui vous permettent de créer des événements pour une plus grande audience en ligne, tout en ayant plus de contrôle sur la vidéo, les interactions ainsi que sur la création de la présentation. Ces événements peuvent être publics ou privés.  

Vous pouvez avoir différents rôles dans un événement en direct : il y a l’organisateur, le producteur, le présentateur ainsi que les participants. Voici les principales tâches selon le rôle que vous occupez : 

L’organisateur peut :  

  • Créer l’événement en direct ;  
  • Définir les autorisations des participants ;  
  • Sélectionner la méthode de production ;  
  • Configurer les options de l’événement ; 
  • Inviter les participants ; 
  • Sélectionner les membres du groupe de l’événement ;  
  • Gérer les rapports générés suite à l’événement. 

Le producteur peut :  

  • Démarrer et arrêter l’événement en temps réel ; 
  • Partager sa vidéo ; 
  • Partager la vidéo des participants ; 
  • Partager le bureau ou la fenêtre active ; 
  • Sélectionner les dispositions. 

Le présentateur peut : 

  • Présenter l’audio, la vidéo ou un écran au cours de l’événement en direct ; 
  • Présenter la fonction Q & R. 

 

Comment planifier un événement en direct sur Microsoft Teams

Pour planifier un événement, vous devez être l’organisateur. Vous pouvez alors planifier votre évènement sur Teams de la même façon que vous organisez vos réunions. L’événement en direct sera donc ajouté aux calendriers de votre groupe d’événements et vous pourrez ensuite inviter vos participants à l’événement.  

1- Dans le menu Calendrier, cliquez sur le coin supérieur du bouton Nouvelle réunion (en haut à droite),

2- Dans le menu déroulant, cliquez sur Événement en direct

3- Ajoutez le titre, la date et l’heure ainsi que les autres détails pertinents à votre événement. 

4- Invitez ensuite des personnes à votre groupe d’événements, ceux qui doivent présenter et créer l’événement. Ils peuvent être des personnes de votre organisation ou des personnes invitées de l’extérieur.
Attention : À cette étape, n’invitez pas les participants, vous allez recevoir un lien à partager avec les participants plus tard. 

5- Par la suite, sous la section Autorisations d’événement en direct, vous devez choisir qui peut participer à votre événement en direct. L’application vous offre différents types d’autorisations : Personnes et groupes, à l’échelle de l’organisation ainsi que public.  

6- Faites vos sélections sous Comment allez-vous produire votre événement en direct ?, 

Quand vous êtes sur Microsoft Teams, voici les paramètres que vous devez choisir :  

7- Ensuite, vous devez tout simplement sélectionner Planifier pour ajouter l’événement aux calendriers de votre groupe.  

Comment inviter vos participants via Teams

1- Dans le menu Calendrier, cliquez deux-fois sur l’événement pour que le détail de l’événement s’ouvre, 

2- Cliquez sur Obtenir un lien de participation pour copier le lien de l’événement en direct afin d’ensuite le partager avec vos participants comme vous le voulez : messagerie, texto, médias sociaux. Toutefois, afin de garantir la sécurité de votre évènement et votre réseau, nous vous recommandons fortement de faire l’envoi via une invitation de calendrier à partir d’Outlook. 

Comment assister à un événement en tant que participant

Lorsque vous êtes un participant de l’événement en direct sur Microsoft Teams, vous pouvez le regarder en direct et participer à la portion questions et réponses de l’événement. Par contre, vous ne serez pas en mesure de partager du contenu audio ou vidéo. 

Les participants peuvent autant assister à l’événement avec l’application mobile, l’outil ordinateur ou encore via leur navigateur web. 

Avant l’événement, assurez-vous que votre navigateur autorise les cookies tiers et qu’il prend Microsoft Teams et Microsoft Azure Lecteur Multimédia. Il est fortement conseillé d’utiliser un navigateur web comme Chrome, Firefox, Edge ou même Safari qui ont des extensions multimédias pour utiliser Microsoft Teams à même le navigateur. 

Vous pouvez ensuite ouvrir directement le lien pour démarrer la participation. Si vous ouvrez l’événement à partir de Teams, vous y participerez directement sur la plateforme. Par contre, si vous l’ouvrez à partir Outlook, vous avez l’option d’y participer à partir du web ou encore de l’ouvrir dans Teams. 

Vous pouvez aussi rejoindre l’événement en tant qu’utilisateur authentifié avec votre compte Teams ou de manière anonyme. 

Si l’événement n’a pas encore commencé au moment que vous cliquez sur le lien, un message apparaîtra sur votre écran « L’événement en direct n’a pas encore commencé ». 

 

Est-ce que c’est possible de regarder l’événement en direct plus tard ?

Bien sûr ! Si l’organisateur de l’événement a mis l’option de le rendre l’enregistrement disponible, vous pourrez regarder l’événement en direct même après qu’il soit terminé, et ce, à l’aide du même lien reçu pour l’événement. 

Passez le pop-corn, l’événement peut maintenant commencer ! 
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