Les réunions en ligne comportent plusieurs avantages : non seulement, c’est le meilleur moyen de garder contact lors de télétravail, mais cela permet aussi de travailler n’importe où dans le monde. Elles sont idéales pour les petites entreprises qui n’ont pas de place d’affaires. Toutefois, les participants dans les réunions en ligne ont tendance à être moins attentifs que lors des réunions qui ont lieu en personne. Voici donc comment améliorer vos réunions en ligne et garder l’attention de tous. 

1-Avoir un ordre du jour

Envoyez votre ordre du jour au moins 24 heures en avance aux participants, pour qu’ils aient une idée des sujets qui seront abordés et leur donner l’occasion de se préparer. De plus, pour faciliter le processus, il est une bonne pratique d’envoyer un lien direct vers la réunion.  

2-Préparez-vous pour votre réunion

Soyez bien préparé avant votre réunion : rassemblez vos notes et questions. Préparez-vous aussi pour les éventuelles questions des participants. En faisant votre préparation, ayez en tête les objectifs de votre réunion pour n’oublier aucun point important. 

De plus, essayez de choisir le bon moment pour votre heure de rencontre et qui va bien s’insérer dans votre journée de travail. 

3-Partagez un visuel

Utilisez le partage d’écran pour garder l’attention de votre auditoire et être le plus clair possible. Avoir un support visuel est toujours appréciable pour éviter les bavardages qui sont hors sujet.  

Microsoft Teams vous permet de consulter, partager et modifier des documents Microsoft Word, des présentations Microsoft PowerPoint, un tableau blanc et des classeurs Microsoft Excel en temps réel. 

Activez aussi votre caméra pour que les autres membres puissent interagir avec vous. Cela encouragera les autres participants à faire de même et ainsi voir les expressions faciales de chacun dans un face à face en mode virtuel.  

4-Attendez votre tour avant de parler

L’une des plus grandes difficultés des réunions en ligne est de savoir qui doit intervenir. Prenez le temps de bien écouter les autres et attendez votre tour avant de prendre la parole pour ne pas créer de la confusion. 

Attendez des pauses claires dans la conversation pour prendre la parole et si votre réunion est avec de nombreux participants, rappelez leurs qu’ils peuvent utiliser la fenêtre de conversation pour partager leurs réflexions ou encore leurs questionnements. Microsoft Teams offre aussi l’option de lever la main pour aviser le présentateur qu’un participant à une question. Cela permettra de garder le contrôle et le focus sur l’ordre du jour de la rencontre. 

La ponctualité à la rencontre est aussi très importante, même en format virtuel. Tout comme dans les réunions en présentiel, il est toujours dérangeant quand une personne arrive en retard et peut facilement dévier la conversation vers un autre sujet. 

5- Préparez un résumé avec les points abordés lors de la réunion

Si vous planifiez une réunion avec une grande charge d’informations, préparez un document résumant les points importants à ne pas oublier et envoyez-le en email à vos collègues après la réunion.  

Vous pouvez aussi sélectionner l’option « Enregistrer » sur Microsoft Teams pour que les membres de l’équipe qui ne peuvent pas se joindre à la réunion puissent regarder la réunion plus tard ou encore pour rechercher des informations importantes. 

En bref

Les réunions en ligne font maintenant partie de notre quotidien, vous pouvez toujours vous améliorer grâce à nos trucs et astuces. Pour améliorer vos techniques de réunions en ligne, il est encore possible de vous inscrire à notre formation sur Microsoft Teams. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez plus de questions car l’été, c’est fait pour se perfectionner !