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Absence bureau Microsoft 365

Comment notifier son absence sur Microsoft 365 pendant les vacances ?

La période estivale arrive à grands pas et il est important de pouvoir aviser facilement toutes les personnes qui chercheront à vous joindre durant votre absence. Microsoft a rendu cela très facile pour toutes les personnes utilisant la suite Microsoft 365. En quelques minutes, il est possible de créer un message d’absence qui sera synchronisé sur Microsoft Teams et Outlook, tant pour vos courriels que pour votre calendrier !  

 

Lorsque vous vous absentez du bureau pour une période prolongée, il est conseillé d’activer un message d’absence automatique. Ce dernier est un message qui est envoyé à toutes personnes cherchant à vous contacter alors que vous êtes absent du bureau. 

 

Ajouter un message d’absence à Microsoft 365 

 

Si vous utilisez les logiciels de la suite Microsoft 365, il est possible d’ajouter un message d’absence qui se synchronisera automatiquement avec l’ensemble des outils : Outlook, Microsoft Teams et votre calendrier !  

 

Cela peut se faire très facilement en suivant ces quelques étapes :  

 

  • Si vous utilisez la version bureau d’Outlook, cliquez sur Fichier > Réponses automatiques. 

 

Absence bureau Microsoft Outlook

 

  • Si vous utilisez la version web d’Outlook, cliquez sur l’icône des paramètres représentée par une roue dentelée, cliquez ensuite sur Afficher tous les paramètres d’Outlook. Choisissez ensuite Courrier > Réponses automatiques 

 

Absence Bureau - Office 365 Web

 

  • Rédigez votre message d’absence personnalisé qui sera envoyé à vos collègues. N’oubliez pas d’ajouter les dates de votre absence dans le corps du message.  
  • Activez la plage de date pendant laquelle le message automatique sera envoyé.  
  • Vous pouvez ensuite décider des options à activer dans votre calendrier. De fait, vous pourrez bloquer votre calendrier pour la période de vos vacances, mais également décider de refuser les nouvelles invitations à de nouveaux évènements.

 

Absence bureau - Dates

 

  • N’oubliez pas d’activer l’option d’envoi de votre message aux personnes ne travaillant pas au sein de la même organisation que vous ! Dans votre message, outre vos dates d’absence, n’oubliez pas de référer une autre personne au sein de votre organisation qui pourra répondre aux demandes urgentes. 

 

Absence bureau - Message Microsoft 365

 

  • C’est tout ! Votre message automatique sera alors synchronisé avec Microsoft Teams et votre calendrier Outlook.  

 

Activer la messagerie vocale Microsoft Teams 

 

Si vous souhaitez aller un peu plus loin, vous pouvez également activer la messagerie vocale de Microsoft Teams afin que vos contacts qui essayeront de vous appeler pendant votre absence soient informés également.  

 

  • Dans les paramètres de Microsoft Teams, choisissez l’option Appels 
  • Configurez les règles de répondeur automatique. 
  • Cliquez sur Configurer la messagerie vocale. 

 

 

Absence bureau Microsoft 365 - Microsoft Teams

 

  • Choisissez d’enregistrer un message vocal qui sera entendu par vos contacts ou écrivez votre message d’absence qui sera lu par la synthèse vocale de Microsoft.  
  • Décidez si vos contacts peuvent vous laisser un message ou s’ils entendront uniquement votre message d’absence avant d’être déconnectés de l’appel.  
  • C’est tout ! Vous pouvez partir en vacances l’esprit tranquille !

 

En bref

 

Microsoft 365 permet de configurer vos logiciels facilement pour avertir vos collègues et vos contacts de votre absence du bureau. Contactez un de nos spécialistes Microsoft dès maintenant pour vos questions sur la suite Microsoft 365 et son intégration.  

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