Que se passe-t-il lorsqu’une organisation est forcée de partir en télétravail? De nombreuses solutions de travail à distance doivent être mises en place afin de continuer à collaborer efficacement. Le télétravail amène quant à lui plusieurs nouveaux défis, notamment celui de la gestion des équipes de travail à distance. Dans cet article, vous découvrirez les outils de Microsoft 365 pouvant vous être utiles afin de gérer le télétravail.  

Comment suivre les résultats grâce à Microsoft 365 

Si Microsoft 365 offre un bon nombre de services et d’outils qui rendent la vie plus facile à vos employés, mais il est important pour les entreprises de s’assurer que ses équipes restent productives.  

Microsoft Teams permet à votre équipe de reste connectée grâce au chat et aux conversations vidéo. Teams permet de rendre plus facile la tenue de conférences et améliore la collaboration et la communication entre les membres de l’organisation. Microsoft Teams vous permet de suivre les statistiques sur la productivité de vos employés, comme: 

• Nombre d’appels d’équipe
• Nombre de clavardages d’équipe
• Nombre de clavardages privés
• Nombre de rencontres

Les organisations sont aussi capables de voir qui participe à ces rencontres, qu’elles soient au niveau du département, ou individuelles. Les statistiques Teams permettent aussi de savoir qui s’implique dans le travail d’équipe et qui travaille plus souvent seul. 

Les rapports avancés et les analyses peuvent fournir toute l’information dont vous avez besoin afin d’identifier le niveau d’engagement de chaque employé et l’efficacité de ces derniers.  

Ces statistiques émises par Microsoft 365 peuvent être utilisées afin de s’assurer que les employés demeurent productifs lors de leurs quarts de travail. Cependant, cela permettra aussi aux entreprises de pouvoir prendre connaissance de comment les employés utilisent Microsoft 365 sur une base quotidienne. 

L’amélioration de la collaboration et de la communication est possible avec Microsoft 365 – les employés ont accès à des applications telles que SharePoint ou OneDrive pour entreprise afin de leur permettre de continuer de collaborer même à distance. Si l’équipe TI fait le suivi de l’usage de ces outils, il sera simple de déterminer quels documents sont utilisés et quels programmes l’ont été.  

Grâce aux rapports émis par Microsoft 365, il sera plus facile d’identifier les opportunités de formation afin de mieux supporter vos employés dans leur collaboration en télétravail. 

Mesure de performance avec Microsoft 365 

Microsoft 365 offre une grande variété de produits sur une base d’abonnement. Plusieurs compagnies ont besoin dans leurs opérations quotidiennes d’outils performants. Microsoft offre un écosystème d’applications très performant offrant des statistiques détaillées du travail des employés.  

De bonnes solutions de mesure de performance devraient être capables de détecter lorsque plusieurs opérations sur SharePoint sont lentes ou ne fonctionnent pas.  Une solution globale de mesure de la performance dans ce cas pourra offrir une visibilité complète dans toutes les composantes de SharePoint: collections de sites, application web, base de données, évènements, et encore plus afin que les administrateurs puissent: 

• Mesurer tous les aspects de l’infrastructure 
• Obtenir des perspectives pour l’optimisation de la performance 

Surveillance de la sécurité dans Microsoft 365 

L’enjeu de la cybersécurité pour entreprises est au cœur des préoccupations concernant le télétravail. Il est donc important de s’assurer que les employés travaillent avec une infrastructure sécuritaire, et de mettre en place un espace de travail sécuritaire afin de se partager de l’information en toute sécurité.  

De la collaboration au partage de fichiers, définir un espace de travail sécuritaire est une des mesures cruciales à prendre en considération lorsque la quasi–totalité de nos employés travaille à distance. En utilisant la suite Microsoft 365 et Teams, votre entreprise peut utiliser des solutions de sauvegarde en ligne qui gardera les fichiers et documents de manière sécuritaire et accessible pour toute votre équipe. Pour en savoir plus sur les sauvegardes dans Microsoft 365, n’hésitez pas à consulter notre article sur le sujet.

Des éléments de base pour sécuriser vos données : 

• Les organisations doivent exiger que les employés n’accèdent à l’information de l’organisation que lorsqu’ils sont connectés à un réseau sécurisé. Considérez mettre à jour vos politiques internes afin d’inclure cette exigence pour tous les employés.  
• Lorsque les employés travaillent à distance, surtout à la maison, il est facile pour eux de se connecter à partir d’appareils personnels. Ceci ouvre potentiellement la porte à plusieurs types d’attaques. Les organisations doivent donc s’assurer que les appareils personnels possèdent le même niveau de sécurité que les appareils appartenant à l’entreprise.  
• En étant sur un réseau externe à l’organisation, vos employés devraient être encore plus sensibles et conscients à propos de mettre à jour leurs mots de passe de manière plus régulière, soit tous les 60 ou 90 jours, selon les experts.

En bref… 

Travailler à distance peut être un obstacle pour plusieurs organisations durant cette période. Ne laissez pas votre entreprise souffrir, mettez en œuvre les étapes nécessaires afin de vous protéger. Grâce à Microsoft 365, vous pourrez notamment suivre la performance de vos employés à distance, mais aussi travailler en sécurisant vos données. Pour plus de renseignements sur Microsoft 365, contactez un de nos experts.