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Avantage à utiliser une plateforme de gestion documentaire comme SharePoint

Pourquoi utiliser SharePoint dans votre entreprise? 

Nous arrivons dans une ère où le papier commence peu à peu à disparaitre pour laisser place à des solutions numériques. Plusieurs plateformes de gestion documentaire et de partage de documents sont disponibles. C’est le cas de SharePoint qui est une application inclut dans la suite Office 365 de Microsoft. Cette application de gestion électronique des documents (GED) propose une multiple de façons de s’organiser sans papier! Voici quelques conseils afin d’améliorer vos méthodes de travail avec SharePoint et ainsi adopter une organisation parfaite. 

 

1- Bibliothèque digitale sans papier

 

Pourtant vous étiez sûr d’avoir rangé le document listant les invités du party de Noël dans ce classeur, et vous ne le retrouvez plus… Utilisez SharePoint pour vous organiser. SharePoint, avec ses fonctionnalités de recherche en entreprise, vous permet de trouver – et même de modifier et de partager – ce document en quelques secondes. SharePoint risque de vous épargner un temps précieux dans la classification, la mise en évidence et la recherche de vos documents d’équipe! 

 

SharePoint 2019 

2- Collaborer plus simplement

 

Collaborer avec ses collègues sur un même document peut encore une fois demander énormément de coordination et d’organisation. Et même dans certain cas, les documents ont besoin d’être partagés avec des partenaires ou des clients ce qui rend la tâche encore plus complexe. Mais SharePoint vient solutionner ce processus compliqué. Le déploiement SharePoint online permet de partager des documents avec des utilisateurs internes et externes. Si les destinataires externes utilisent SharePoint ou ont un compte Microsoft, ils peuvent interagir directement avec votre document, en fournissant à la fois contenu et commentaires. La collaboration est plus rapide, demande moins d’effort et réduit considérablement les copies de document intermédiaires dans votre boîte de messagerie . 

 

Bibliotheque SharePoint

3- Outil de partage

 

SharePoint est un excellent outil de partage. En effet, en partageant les documents et les informations de votre entreprise aux différentes parties prenantes via SharePoint, vous disposerez d’un gain de temps considérable. Grâce à l’utilisation de la solution SharePoint, vous réduirez l’envoi et la recherche de courriel (dans lequel il est facile de s’y perdre) de 50%. Il peut également vous aider à centraliser la communication avec l’ensemble du personnel, en créant une source unique d’accès aux documents et informations. Ainsi, vous éviterez les doublons inutiles et accélèrerez le traitement de l’information. De plus, tous les accès de ces documents peuvent être contrôlés par le propriétaire de ces derniers. Utile lorsque vous partagez des documents comportant des informations confidentielles. Bien comprendre l’outil de partage de SharePoint est primordial pour effectuer un travail efficace et sécuritaire. Suivre une formation dédiée aux entreprises sur l’utilisation de SharePoint peut être bénéfique pour les employés et ainsi, accroitre l’efficacité de votre personnel.  

 

 Partage via SharePoint

 

 

4- Emmener vos informations SharePoint de partout

 

En tant que système Web, SharePoint est disponible à partir de diverses interfaces: ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, tablettes et kiosques de salles de conférence. Commencez à lire un document sur votre bureau et finissez-le à partir d’une tablette lors d’une réunion. Envoyez les liens des participants à la réunion vers les ordres du jour et les présentations au lieu d’imprimer des documents. De plus, SharePoint étant une plateforme de collaboration, toutes les activités, informations et documents de votre intranet vous sont disponibles directement en ligne. 

 

SharePoint mobile 

En bref…

SharePoint permet de réduire considérablement la quantité de papier en circulation, en plus de faciliter l’organisation, le partage et la coordination des informations au sein d’un processus de travail en entreprise. Si vous avez de plus amples questions concernant la solution SharePoint, nhésitez pas à contacter un de nos experts dans le domaine.  

 

 

 

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