Il n’est jamais simple de trouver le créneau horaire parfait pour organiser vos réunions sans que cela ne prenne du temps et de nombreux échanges de courriels. Pour vous faire gagner du temps, Microsoft a développé FindTime, un outil intégré à Microsoft Outlook et Microsoft Teams afin de vous aider à organiser vos réunions et à être plus productif.
Qu’est-ce que FindTime ?
FindTime est un outil intégré à votre boite courriel Outlook facilitant l’organisation de vos réunions. Il permet de vous aider à trouver le meilleur créneau horaire pour l’ensemble des participants, tout en évitant de nombreux échanges de courriels. Complètement intégré à la suite Microsoft 365, le nouveau nom de la suite Office 365, nul doute qu’il vous fera gagner un temps précieux !
Comment planifier vos réunions avec FindTime ?
En tant qu’organisateur de la réunion, vous choisissez les plages horaires pour lesquelles vous êtes disponibles directement depuis Outlook, celles-ci seront automatiquement bloquées dans votre calendrier en attente des réponses des participants. Vous pourrez ensuite définir les paramètres de votre réunion, tels que la durée et le lieu de la rencontre, ce dernier pouvant être une rencontre via Microsoft Teams. Il ne vous restera plus qu’à sélectionner les participants à inviter depuis votre carnet d’adresses et à envoyer le courriel d’invitation !
Heures de disponibilité FindTime
De leur côté, les destinataires recevront un courriel leur permettant de voter simplement pour les créneaux horaires pour lesquels ils sont disponibles. Ils auront le choix entre trois options : oui, non et préférence.
Invitation FindTime
Dès que l‘ensemble des participants auront répondu à votre invitation de réunion, vous pouvez soit décider de planifier votre réunion manuellement en sélectionnant la plage horaire qui semble la plus appropriée pour tout le monde ou vous pouvez laisser FindTime le faire pour vous ! En choisissant cette dernière option, FindTime enverra une invitation aux participants pour le créneau horaire faisant consensus. Si votre réunion se tient en ligne à l’aide de Microsoft Teams, FindTime se chargera de créer automatiquement un lien pour que vos invités puissent rejoindre la réunion en temps et en heure !
Réponse invitation FindTime
Les avantages de FindTime
Outre la facilité de planifier des réunions, FindTime possède trois avantages supplémentaires. D’une part, il est totalement intégré à la suite Microsoft 365, tant dans Outlook que Teams. D’autre part, dans un monde où aucune entreprise n’est à l’abri de cybermenaces, il chiffre toutes les données personnelles, tant celles de l’organisateur que celles des destinataires. Enfin, une invitation FindTime peut être reçue par des personnes n’utilisant pas Microsoft 365 tant qu’elles possèdent une adresse courriel valide.
En bref
En étant totalement intégré à Outlook, FindTime facilitera l’organisation de vos futures réunions avec votre équipe ou vos clients. Si vous avez besoin d’aide pour activer l’outil FindTime sur votre compte Microsoft 365, n’hésitez pas à contacter directement un de nos experts !
