Réussir son parcours Microsoft 365

Outlook vs Teams : lequel pour qui, quoi et quand

Outlook vs Teams : lequel pour qui, quoi et quand

Lors de notre webinaire du 1er avril dernier, nous sommes revenus sur les outils Microsoft Outlook et Microsoft Teams de la suite Microsoft 365. De nos jours, lorsque l’on pense à Outlook, on pense à une vieille application qui est lente. Tout le monde la connaît et tout le monde reçoit beaucoup de courriels. Tandis que pour Microsoft Teams, c’est une application plus jeune, plus moderne en plus d’être rapide et flexible. Mais qu’en est-il vraiment?

Découvrons à travers les 3 prochains rounds pour quelles raisons il est préférable d’utiliser l’une plutôt que l’autre selon nos objectifs dans un environnement hybride et collaboratif.

 

Round 01 : Rejoindre une large audience

Si votre objectif est de rejoindre une large audience telle que l’ensemble de vos contacts clients ou encore tous les employés de votre entreprise, il est plus que probable qu’un courriel envoyé via Outlook soit la réponse que vous cherchez.

En effet, si votre message doit être lu par le plus grand nombre de personnes possible et que le niveau d’engagement est minimal, il est mieux de l’envoyer par courriel avec Outlook plutôt que via une conversation par Microsoft Teams. Par exemple, quelques jours avant notre webinaire, l’équipe de MS Solutions a envoyé un avis important concernant les attaques par surcharge de notifications qui visent les usagers de Microsoft 365. Puisque l’engagement était à son plus faible et que l’objectif était d’aviser un maximum de gens au sein de la communauté de MS Solutions, il était évident que l’utilisation de l’infolettre et donc de l’application Outlook était le bon choix.

Dans le cas de communications où le nombre de personnes à contacter est plus ciblé ou petit et que le message demande de leur part un engagement ou une réponse, il est alors mieux de communiquer à ce sujet via la plateforme Microsoft Teams.

SharePoint peut aussi jouer un rôle dans les communications. Cet outil peut compléter l’utilisation d’Outlook ou Teams et ainsi faciliter la communication au sein de Microsoft 365. En effet, SharePoint permet non seulement la collaboration au sein de votre entreprise et vos équipes, mais aussi la communication entre ces derniers quand il est question de projet ou encore, tel que montré au webinaire, d’annoncer (via Outlook) qu’il est temps de réserver les vacances d’été en complétant le formulaire via SharePoint.

Gagnant du round : Outlook est le grand gagnant de ce premier round alors que Teams et SharePoint peuvent être considérés comme des plus petits gagnants de ce round.

 

Round 02 : Gérer ses tâches

De nos jours, les employés ont beaucoup de projets et de tâches à gérer au quotidien. Il est donc primordial de savoir comment maximiser cette gestion et ne pas y passer toute la journée ou, pire encore, en oublier ! Dans l’environnement Microsoft 365, il y a 2 types de tâches à considérer :

  • les tâches personnelles qui sont propres à 1 seule personne et considérées comme des tâches dites privées.
  • les tâches d’équipe qui sont divisées ou partagées au sein d’une équipe.

Outlook permet depuis plusieurs années une bonne gestion des tâches personnelles. Que ce soit via l’outil d’ordinateur ou l’outil web, Outlook permet de faire la gestion des tâches via l’application Microsoft To Do qui est connectée au module de tâches d’Outlook. Il est donc possible de retrouver ses tâches aux deux endroits. Pour créer une tâche à partir d’un courriel reçu dans Outlook, il suffit de faire un clic droit sur le courriel en question et puis de cliquer sur Actions avancées puis sur Créer une tâche. Il est ensuite possible de gérer les détails contenus dans cette nouvelle tâche via l’onglet des tâches de Outlook ou via Microsoft To Do. Toutefois, toutes ces tâches personnelles ne peuvent pas être attribuées à quelqu’un d’autre et ainsi collaborer. Si on veut travailler avec d’autres personnes sur une tâche, il est alors mieux d’utiliser Microsoft Planner.

Pour ce qui est de Teams, il est possible de voir nos tâches personnelles en plus des tâches d’équipe. L’application Tasks par Planificateur et To Do de Teams (sur ordinateur et mobile) qui combine tant les tâches personnelles que nous avons via Microsoft To Do que les tâches d’équipe qui sont sur l’outil Microsoft Planner. Nous vous conseillons aussi d’épingler cette application Teams pour ne pas la perdre et garder un œil sur sur les différentes tâches : personnelle, assignée à vous, d’équipe et mêmes celles de vos collègues au sein de vos équipes. De plus, contrairement à Outlook, Microsoft Teams permet de voir sur ordinateur et mobile vos tâches.

Gagnant du round : Microsoft Teams l’emporte haut la main et met K.O. Outlook quand il est question de gérer les tâches!

 

Round 03 : Partager un fichier

Idéalement, que ce soit avec des collègues de l’interne ou de l’externe, nous voulons collaborer avec les membres de son équipe sur un même fichier et ainsi éviter des doublons et des modifications oubliées. La bonne pratique est donc de sauvegarder son fichier sur OneDrive pour entreprise et de le partager aux personnes concernées.

Contrairement à envoyer un document en pièce jointe par courriel, le partage de fichier à partir de OneDrive permet d’avoir un seul fichier sur lequel plusieurs collaborateurs peuvent travailler ensemble et ainsi permettre à l’ensemble de l’équipe de voir les modifications qui ont été apportées au fichier. C’est possible de le faire tant sur Outlook que Microsoft Teams, mais dans le cas d’Outlook, c’est plus long et moins fluide comme procédure.

Sur Microsoft Teams, il est possible dans une conversation de simplement partager le document et ainsi en discuter de façon plus organique au besoin. Au moment d’écrire votre message et de partager le fichier voulu, il suffit de cliquer sur le trombone puis sur OneDrive pour sélectionner le fichier et le “joindre” à votre message sur Microsoft Teams.

Gagnant du round : Encore une fois, Microsoft Teams l’emporte haut la main et met K.O. Outlook quand il est question de partager des fichiers.

 

En bref

Le télétravail nous a démontré à quel point les différentes applications de Microsoft 365 peuvent être utiles pour entretenir la communication et la collaboration au sein de son équipe et toute son entreprise. Les bonnes pratiques telles qu’utiliser Outlook ou Microsoft Teams au bon moment sont toujours bonnes à mettre en place dans ce contexte.

Outlook vs Teams : lequel pour qui, quoi et quand_tableau comparatif

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Cet article présente du contenu discuté lors d’un précédent webinaire. Pour voir ce webinaire en rediffusion, c’est par ici. Inscrivez-vous à notre infolettre afin de recevoir vos invitations aux futurs webinaires.

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