Outlook est une plateforme de messagerie en ligne ou non qui vous permet de recevoir des courriels, gérer votre calendrier et vos rendez-vous, cette plateforme vous permet aussi de gérer vos tâches. Elle est intégrée à la suite Microsoft 365, précédemment connue sous le nom Office 365. Même si vous êtes un habitué de la plateforme de messagerie Outlook il se peut que vous ne connaissiez pas certaines astuces. Voici nos meilleures astuces pour utiliser Outlook comme un pro. 

Astuce 1 : N’oubliez pas d’ajouter votre pièce jointe?

Votre messagerie Outlook ne peut vous rappeler une tâche ou un événement que vous n’avez pas planifié par contre il peut vous rappeler s’il pense que vous avez oublié d’ajouter une pièce jointe dans votre courriel. Si vous tapez le mot “pièce jointe” au singulier ou au pluriel et que vous essayez d’envoyer le courriel sans pièce jointe, Outlook vous posera une dernière question avant l’envoi définitif afin de savoir si vous ne l’avez pas oublié.  

Astuce 2 : Ne manquez aucune de vos réservations

Si vous avez fait une réservation d’un vol, d’un hôtel ou encore d’une location de voiture faite par courriel, Outlook vous propose d’ajouter cet événement à votre calendrier. Ainsi, lorsque votre événement est sur le point de se produire Outlook vous envoie un rappel par courriel avec toutes les informations importantes sur ce même événement. Cet outil d’Outlook est très pratique afin de n’oublier aucune de vos réservations. 

Astuce 3 : Ignorez certains courriels qui ne vous concernent pas

Si vous travaillez dans une grande organisation ou que vous collaborez avec beaucoup de personnes il vous est sûrement déjà arrivé de vous retrouver dans une suite de courriel qui ne vous concerne pas. Pour éviter de crouler sous une grande quantité de courriels qui ne vous sont pas destinés, ignorez-les. Vous n’aurez seulement qu’à marquer le courriel comme un courriel “ignorer” et automatiquement ce courriel et la suite de courriels que vous pourriez recevoir seront déplacés dans les éléments supprimés. 

Astuce 4 : Ne manquez aucun nouvel événement

Peut-être que vous attendez un événement en particulier, une réunion ou une information importante, mais vous n’avez pas le temps de regarder vos courriels régulièrement ou vous avez peur de le manquer.  Pas d’inquiétude, vous pouvez utiliser une alerte lorsqu’un nouvel événement est créé. Ainsi, Outlook vous préviendra lorsqu’un nouveau message avec des critères spécifiques (que vous aurez précisés) entre. Vous pourrez faire afficher cette notification sur tous les appareils sur lesquels vous travaillez. 

Astuce 5 : Nettoyez facilement votre boite courriel

Il se peut que vous ayez un très gros volume de courriels, dont certains auxquels vous avez déjà répondu ou lu, mais sont encore dans votre boite courriel, pensez à les trier. Outlook vous permet de nettoyer votre messagerie en utilisant le bouton “nettoyer” tout en gardant les courriels non lus ou contenant des informations particulières ou indispensables. Cette fonctionnalité est pratique afin de rendre votre boite courriel plus ordonnée.  

Astuce 6 : Ouvrez plusieurs fenêtres Outlook

Afin d’éviter de toujours faire des allers-retours entre votre boite de courriels et votre calendrier, Outlook vous donne la possibilité de les ouvrir dans un nouvel onglet. Pour ce faire, vous n’aurez seulement qu’à cliquer sur le bouton droit lorsque vous ouvrez la nouvelle fenêtre et choisir l’option “ouvrir dans une nouvelle fenêtre”. 

Astuce 7 : Mentionnez vos collègues

Cette fonctionnalité revient dans beaucoup d’autres plateformes, vous la connaissez peut-être déjà. Mentionnez facilement un collègue ou collaborateur pour que ces derniers reçoivent une notification leur annonçant la mention. De plus, la mention est mise en surbrillance, il est donc moins facile de la rater. Pour mentionner un collaborateur, vous n’aurez juste qu’à taper @ et ensuite taper le nom de votre contact.  

En bref…

Outlook vous permet d’effectuer de nombreuses tâches au sein même de sa plateforme, il suffit seulement de connaitre les astuces afin de l’utiliser à son plein potentiel. Si vous souhaitez avoir plus de renseignements sur Outlook ou sur l’environnement Microsoft 365, contactez-nous!