Microsoft 365 propose de nombreuses fonctionnalités afin d’améliorer votre collaboration, votre efficacité et bien d’autres aspects de votre travail. Plusieurs fonctionnalités Microsoft 365 vous permettent notamment de vous aider à gérer votre temps efficacement. Voici quelques fonctionnalités Microsoft 365 qui vous assistent dans la gestion de votre temps. 

1- Perdez moins de temps à planifier vos réunions

Grâce à la fonctionnalité Meeting Insight vous aurez tous les documents, courriels, messages qui pourraient vous être utile pour votre réunion future. De ce fait, vous pouvez rapidement trouver ce qui vous sera utile pour votre prochaine réunion en ligne.  

2- Ayez plus de contrôle sur vos invitations aux réunions

Lorsque vous créez une réunion, tous les détails vous sont envoyés par courriel. Ainsi, dans votre boite de courriel vous serez en mesure de voir les participants qui ont répondu présent ou absent, vous pourrez aussi créer une réunion en ligne. De ce fait, Microsoft Teams générera un lien qui sera fourni à tous les invités de la réunion. 

3- Joignez les réunions en ligne en un seul clic

Outlook et Microsoft Teams fonctionnent ensemble. Cependant, pour les personnes n’utilisant pas forcément Teams, Microsoft 365 a ajouté un bouton “joindre” dans votre courriel d’invitation, ainsi vous joindrez facilement la réunion.  

4- Programmez tous vos réunions pour qu’elles se passent en ligne

Ces derniers temps le télétravail est très répandu dans les entreprises. Ainsi, programmez toutes vos réunions pour que ces dernières soient tenues en ligne, les participants auront donc un bouton “joindre” dans leur invitation. Vous pouvez mettre cette option “en ligne” par défaut dans Outlook mobile et ordinateur, de ce fait, vous n’oublierez plus de joindre le lien Teams dans vos invitations.  

Réservez-vous du temps pour vous 

5- Ajoutez votre calendrier personnel à votre calendrier professionnel

Il peut être difficile de devoir gérer deux calendriers en même temps et de ce fait, compliquer de se prévoir du temps pour ses tâches personnelles. C’est pourquoi Outlook offre la fonction de synchroniser vos deux calendriers. Ainsi, lorsque vous aurez du temps de réserver pour vos tâches personnelles l’espace sera marqué comme occupé sur votre calendrier professionnel. À noter: vos calendriers provenant de Google Agenda ou encore iCloud Calendar peuvent eux aussi être synchroniser avec votre calendrier Outlook pro. 

6- Partagez facilement des plages horaires selon vos préférences

Outlook utilise l’intelligence artificielle pour rendre votre travail plus facile et efficace. L’une de ces fonctions est d’utiliser l’IA pour proposer des suggestions de réponses dans vos courriels. De plus, bientôt sur mobile vous aurez la possibilité de voir des suggestions afin d’envoyer vos disponibilités et de planifier une réunion. 

7- Planifiez vos courriels pour qu’ils soient envoyés à un moment précis

Si vos horaires de travail sont flexibles ou si vous devez vous absenter pendant un certain temps, vous pouvez planifier l’envoi de vos courriels. Rédigez votre courriel et lorsque vous avez fini planifiez l’envoi en sélectionnant la flèche à côté du bouton “envoyer”.  

8- Créez une tâche à partir d’un courriel reçu sur mobile

Beaucoup de courriels comportent une demande ou une action à effectuer. C’est pourquoi ces actions vous sont proposées dans vos tâches et peuvent être facilement ajoutées. Toutes vos tâches sont synchronisées et disponibles dans Microsoft 365, vous pouvez donc créer des tâches à partir de vos courriels et les gérer dans votre To Do.  

Une autre fonctionnalité qui vous permet d’ajouter des tâches facilement à votre liste To Do est la possibilité de surligner une partie de votre courriel et de l’ajouter instantanément à votre liste.  

9- Aidez-vous de Cortana pour gérer vos tâches

Grâce au Briefing email from Cortana vous aurez toutes les tâches, les réunions et les priorités de la journée dans un seul courriel. Vous recevrez un courriel personnalisé vers le début de votre journée de travail lorsque Cortana trouvera des recommandations que vous pourrez consulter avant vos réunions et des demandes en attente de courriels antérieurs que vous souhaiterez peut-être suivre. 

En bref… 

Microsoft 365 met de nombreuses fonctionnalités à votre disposition afin de vous aider à améliorer votre efficacité. Si vous souhaitez en savoir plus sur ces différentes fonctionnalités disponibles avec Microsoft 365, contactez un de nos experts ou suivez une des formations sur Microsoft 365.