Livre blanc : Copilot pour Microsoft 365,
le parcours optimal d’adoption

Comment intégrer Copilot pour Microsoft 365 dans son entreprise

L’année 2024 marque le début d’une ère excitante avec l’arrivée tant attendue de Microsoft Copilot. Cette intelligence artificielle révolutionnaire, intégrée à nos outils quotidiens, suscite un enthousiasme généralisé dans les milieux de la technologie et de l’innovation. En effet, Copilot promet de transformer nos méthodes de travail, de création et de collaboration. Son potentiel considérable pour améliorer la productivité et stimuler la créativité est déjà évident.

Cependant, pour concrétiser cette promesse et réussir le déploiement de Copilot au sein de votre entreprise, une approche stratégique et méthodique s’impose.

Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes essentielles pour préparer, déployer et optimiser l’utilisation de Copilot au sein de votre environnement Microsoft 365. Après avoir exploré en détail ce que Copilot a à offrir, nous aborderons la phase cruciale de préparation à son arrivée, puis nous nous concentrerons sur les actions à entreprendre après son déploiement pour en tirer le meilleur parti.

Présentation de Copilot 

Dans cette section inaugurale dédiée à la présentation de Copilot, nous plongeons au cœur de cette révolution technologique qui titille notre curiosité et alimente nos grandes attentes. Avec Copilot, une intelligence artificielle parfaitement intégrée à nos outils Microsoft du quotidien, nous sommes à l’aube d’une nouvelle ère dans nos pratiques professionnelles et collaboratives. 

Cependant, le panorama des déclinaisons de Copilot peut sembler être un dédale complexe à démêler. Entre les différentes versions, chacune offrant ses fonctionnalités spécifiques et ciblant des publics distincts, la clarté peut parfois nous échapper. Mais rassurez-vous, nous sommes là pour dissiper les brumes de l’incertitude. Au fil de cette première partie, nous vous guiderons dans les méandres de Copilot, détaillant avec précision les différentes offres, leurs avantages respectifs, et les voies d’accès à ces outils d’exception. Préparez-vous à une exploration captivante dans l’univers de Copilot. 

Copilot, qu’est-ce que c’est ?  

Copilot est un assistant intelligent basé sur l’intelligence artificielle (IA) de Microsoft. Il utilise le même modèle de langage que ChatGPT, l’agent conversationnel de la jeune entreprise OpenAI. Copilot est intégré à toutes les applications et expériences de Microsoft, notamment Microsoft 365, Windows 11, Edge et Bing. Il est capable de comprendre et de répondre à vos questions, que ce soit à l’écrit ou à l’oral. De plus, grâce à l’intégration de DALL-E, un autre outil d’OpenAI, Copilot peut aussi générer des images selon vos critères. 

Les différentes déclinaisons de Copilot 

Copilot :  

Copilot est un assistant intelligent qui vous aide à trouver des réponses et des inspirations sur le Web, favorise la créativité et la collaboration, et vous aide à vous concentrer sur la tâche à accomplir. 

Il est accessible gratuitement via le lien suivant :  https://copilot.microsoft.com/ 

Copilot dans Bing :

Microsoft Bing est le moteur de recherche de Microsoft. Lorsque vous êtes dans votre moteur de recherche, vous pouvez trouver dans la barre latérale l’accès à Copilot. Vous pouvez poser des questions complexes, trouver des réponses complètes, obtenir des informations résumées et trouver l’inspiration. 

 Copilot dans Edge :  

Edge est un navigateur, au même titre que Chrome, Safari ou Firefox pour ne citer que les plus connus. L’intégration de Copilot à Edge permet d’effectuer des recherches et de trouver des réponses en relation avec la page que vous consultez et/ou dans votre environnement de travail, selon l’onglet sélectionné. 
Pour y accéder, il vous suffit de vous connecter à Microsoft Edge et sélectionnez l’icône Copilot dans la barre latérale du navigateur.  

Copilot pro :

Copilot Pro est une version premium de Copilot qui offre des fonctionnalités avancées. Il fournit une expérience unifiée de l’IA qui fonctionne sur tous vos appareils et donne accès à Copilot dans Excel, Word, PowerPoint, Outlook, et OneNote sur PC, Mac, iPad pour les abonnés à Microsoft 365 Personnel et Famille. Il n’est pas lié à votre environnement professionnel. 

  • Coût : 27$ CAD par utilisateur / mois
  • Prérequis : Un abonnement Microsoft 365 Personnel ou Famille 

Copilot pour Microsoft 365 :  

Microsoft Copilot pour Microsoft 365 est spécifiquement conçu pour les organisations, offrant une intégration étroite avec les applications de votre environnement M365, ainsi qu’une intégration supplémentaire avec Teams et Microsoft Graph. Doté de fonctionnalités de protection de données de niveau entreprise, il offre également la possibilité de personnalisation grâce à Copilot Studio. 

  • Coût : 40,70$ CAD par utilisateur / mois – abonnement annuel uniquement disponible pour le moment (1 versement).
  • Prérequis :  
    • Détenir l’une des licences ci-après : Microsoft 365 E5​, Microsoft 365 E3​, Office 365 E3​, Office 365 E5​, Microsoft 365 A5 pour les enseignants​, Microsoft 365 A3 pour les enseignants​, Office 365 A5 pour les enseignants​, Office 365 A3 pour les enseignants​, Microsoft 365 Business Standard​, Microsoft 365 Business Premium.
    • Ainsi que des systèmes d’exploitation suivants : Windows 10 ou 11.

Microsoft Copilot pour les ventes 

Microsoft Copilot pour les ventes est une version de Copilot conçue spécifiquement pour les vendeurs, optimisant leur efficacité et leur performance. 

  • Coût : 40,70$ CAD
    ou 20$ CAD par utilisateur / mois, si vous avez déjà une licence Copilot pour Microsoft 365
    ou 30$ CAD par utilisateur / mois, si vous avez déjà une licence Dynamics 365 Sales Premium
  • Prérequis : Détenir l’une des licences ci-après : Microsoft 365 E3, E5, Business Standard, Business Premium ou Office 365 E3 ou E5. 

Microsoft Copilot Studio 

Microsoft Copilot Studio est une plateforme de développement « low-code » qui permet aux organisations de créer et de personnaliser des Copilot pour répondre à leurs besoins spécifiques. 

  • Coût : 271$ CAD par utilisateur / mois
  • Prérequis : Licence Power Virtual Agent (PVA) 

Bien que Copilot soit disponible dans diverses déclinaisons, ce livre blanc se concentre principalement sur Copilot pour Microsoft 365. Cette version intégrée de Copilot est spécifiquement conçue pour optimiser les processus de travail au sein de l’écosystème Microsoft, offrant une synergie parfaite avec les applications telles que Teams, Word, Outlook, PowerPoint et Excel. En se basant sur les fonctionnalités et l’intégration fournies par Microsoft 365, Copilot pour Microsoft 365 propose des outils et des fonctionnalités avancés pour renforcer la productivité, amplifier la créativité et garantir une sécurité accrue des données. 

Dans le contexte spécifique de Microsoft 365, Copilot transcende le simple statut d’outil d’intelligence artificielle. Il révolutionne véritablement la manière dont nous abordons notre travail au sein de cet écosystème. Doté de fonctionnalités intégrées, Copilot pour Microsoft 365 va au-delà des attentes en renforçant la productivité, en amplifiant la créativité, tout en garantissant une sécurité de confiance pour nos données sensibles. 

Avantages de Copilot pour Microsoft 365  

Productivité renforcée 

Avec Copilot pour Microsoft 365, concentrez-vous sur l’essentiel de votre travail. Bénéficiez d’une intelligence inter applications qui s’adapte parfaitement à vos données, vous permettant ainsi de vous familiariser plus rapidement avec les fonctionnalités essentielles. Suivez facilement les discussions et les actions suggérées en temps réel, optimisant ainsi votre processus de travail. De plus, grâce à des conseils de coaching intégrés, vous pouvez créer des communications clients percutantes et offrir un service client efficace. Plus concrètement :  

  • Demandez un résumé de longs échanges de courriels 
  • Rédigez des articles, des affichages de poste, des discours, des directives internes, etc. 
  • Obtenez un résumé des actions de suivi suite à une rencontre 

Créativité amplifiée 

Libérez votre créativité avec Copilot pour Microsoft 365. Collaborez efficacement pour rédiger, modifier et résumer le contenu, que ce soit pour des offres commerciales ou des présentations multimédias convaincantes. Analysez les données et explorez-les pour créer des ressources visuelles et des suivis de projet professionnels, vous permettant de réfléchir et d’innover plus rapidement.  
Plus concrètement :  

  • Demandez de rédiger des textes avec saveur humoristique, décontractée ou professionnelle 
  • Créez des graphiques et des animations dans vos présentations 
  • Générez des images à intégrer dans vos documents en quelques clics 

Sécurité de confiance 

Copilot hérite des politiques de sécurité, de conformité et de confidentialité définies dans Microsoft 365, vous offrant ainsi un contrôle total sur vos données. Vos informations restent sécurisées dans leur partition dédiée et ne sont jamais utilisées à des fins de formation. Vous pouvez accéder en toute sécurité à des réponses précises et pertinentes, adaptées à votre entreprise et à votre contexte professionnel. 

Intégration transparente 

Intégré de manière transparente à vos applications Microsoft 365 quotidiennes, Copilot vous accompagne dans toutes vos tâches. Dans Microsoft Teams, suivez les discussions en temps réel et produisez des résumés instantanés. Dans Word, créez, modifiez et résumez vos documents avec facilité. Dans Outlook, videz votre boîte de réception et rédigez des réponses en quelques minutes seulement. Dans PowerPoint, transformez vos idées en présentations percutantes, tandis que dans Excel, analysez et visualisez vos données avec une expertise inégalée. 

Copilot dans Microsoft 365 transforme véritablement la façon dont vous travaillez, vous permettant de gagner du temps, d’accroître votre productivité et de stimuler votre créativité. Selon les utilisateurs l’ayant testé, 77 % ne peuvent plus s’en passer, tandis que 70 % déclarent avoir augmenté leur productivité et 68 % ont constaté une amélioration de la qualité de leur travail depuis qu’ils utilisent Copilot pour Microsoft 365. (Source Microsoft 

Avec ces chiffres éloquents, il est clair que Copilot est indispensable pour toute organisation cherchant à optimiser son efficacité et son innovation dans l’environnement Microsoft 365. 

Préparation à l’arrivée de Copilot pour Microsoft 365 

Vous avez pris la décision audacieuse d’intégrer Copilot au cœur de votre infrastructure, visant ainsi à propulser la productivité de votre entreprise vers des sommets inégalés. Dans cette phase préparatoire cruciale, nous plongeons au cœur des préparatifs nécessaires avant le déploiement de Copilot, que nous désignons comme la « Préparation à l’arrivée de Copilot ».  

Cette étape stratégique englobe des éléments essentiels tels que l’évaluation minutieuse de votre environnement Microsoft 365, l’examen détaillé des groupes de sécurité existants, ainsi que la mise en place d’un groupe de test dédié pour évaluer rigoureusement les performances et les fonctionnalités de Copilot dans votre contexte spécifique. Ces préparatifs constituent le socle sur lequel repose le déploiement réussi de Copilot, garantissant ainsi son intégration fluide au sein de vos processus de travail existants. 

Nous vous livrons, ci-dessous, la recette de MS Solutions pour une préparation aux petits oignons en 7 étapes 

1- Validation des prérequis et analyse préliminaire de l’environnement

Cette étape vise à vérifier si l’organisation répond aux prérequis nécessaires pour l’installation de Copilot dans son environnement, tout en réalisant une analyse préliminaire. Nous établirons un rapport identifiant les enjeux potentiels à haut niveau dans l’environnement, qui seront traités ultérieurement dans le processus d’adoption.  

2- Révision des accès et des paramètres de sécurité

Cette étape constitue un atelier de travail visant à vérifier les accès accordés aux divers groupes dans l’environnement Microsoft 365, identifiés comme détenant des données sensibles. Nous aborderons les défis liés aux autorisations et procéderons à une vérification de la gouvernance actuellement en place.  

3- Diagnostic des enjeux et risques potentiels. Préparation au déploiement 

Cette étape nous permet d’effectuer un diagnostic des enjeux et risques potentiels en effectuant une simulation à l’aide d’un outil qui consiste à protéger et gérer vos données de manière complète et simple. Cette simulation permettra de vous donner une visibilité sur les données sensibles de votre organisation et leurs accès, pour ainsi identifier les situations problématiques potentielles. 

4- Déploiement auprès du groupe pilote et documentation de la phase pilote  

Cette étape marque la première réunion avec le groupe pilote préalablement identifié. Nous introduirons un processus de tests à documenter par les différents intervenants. 

5- Ajustement des paramètres d’opération 

Cette étape vise à ajuster les paramètres opérationnels en fonction des conclusions du groupe pilote, garantissant ainsi un environnement optimal pour le déploiement auprès de nouveaux groupes d’utilisateurs. 

6- Déploiement par vagues aux groupes ciblés 

Cette étape consiste à accompagner la planification de vos prochaines vagues de licences pour les utilisateurs identifiés. 

7- Bilan du déploiement et de l’utilisation 

Cette étape implique de revenir sur le déploiement au sein de votre environnement et d’évaluer l’utilisation de Copilot. Nous explorerons des solutions pour une adoption optimale au sein de votre organisation.  

La gestion de cette phase du processus, bien que délicate et parfois fastidieuse, est essentielle pour assurer la sécurité et l’efficacité de l’intégration de Copilot dans votre environnement Microsoft 365.  Si vous cherchez un accompagnement expert tout au long de ce parcours, nos spécialistes sont là pour vous offrir un accompagnement d’adoption, garantissant une transition fluide et réussie vers l’utilisation optimale de Copilot pour Microsoft 365.

Après le déploiement de Copilot pour Microsoft 365 

Dans cette phase post-déploiement, l’accent mis sur l’optimisation continue de l’utilisation de Copilot revêt une importance primordiale, car cet outil représente un investissement significatif pour votre organisation. Il est impératif que les utilisateurs maîtrisent efficacement Copilot afin d’exploiter pleinement ses fonctionnalités.  

Pour ce faire, diverses mesures peuvent être mises en place, telles que des sessions de formation interactives, des tutoriels en ligne élaborés avec soin, des guides exhaustifs d’utilisation, ainsi qu’une assistance technique continue. 

MS Solutions propose également une formation en ligne pour utilisateurs afin de permettre aux utilisateurs de se familiariser avec l’outil et gagner en productivité au maximum. Pour tout savoir sur cette formation, contactez notre équipe 

En outre, une analyse approfondie de l’utilisation de Copilot s’avère essentielle pour repérer les tendances émergentes, identifier les éventuels défis et saisir les opportunités d’amélioration. Cette démarche peut impliquer l’utilisation d’outils d’analyse performants permettant de surveiller de près l’adoption de Copilot, de déterminer les domaines où son utilisation est optimale et ceux nécessitant une optimisation, tout en mettant en œuvre des mesures correctives adaptées pour résoudre les problématiques identifiées. 

Enfin, l’optimisation continue constitue un processus évolutif visant à exploiter pleinement le potentiel de Copilot et à maintenir sa pertinence à long terme au sein de votre environnement de travail. Cela peut comprendre des mises à jour régulières de Copilot, destinées à enrichir son ensemble de fonctionnalités, à améliorer celles déjà existantes et à anticiper de manière proactive les éventuels problèmes soulevés. 

En résumé, la phase post-déploiement revêt une importance capitale, exigeant une vigilance constante et un engagement soutenu pour garantir que Copilot demeure un atout inestimable au service de votre organisation, tout en optimisant son investissement. 

En bref 

En conclusion, le voyage à travers l’univers de Copilot pour Microsoft 365 s’est révélé être une exploration fascinante des potentialités offertes par cette technologie novatrice. Ainsi, que ce soit dans sa présentation initiale, dans les étapes clés avant ou après son implantation, Copilot pour Microsoft 365 se révèle être bien plus qu’un simple outil : c’est un partenaire de confiance dans la quête incessante d’efficacité et de succès au sein de votre organisation. Avec Copilot à vos côtés, l’avenir de la productivité dans l’écosystème Microsoft 365 s’annonce aussi prometteur que captivant. 

On peut vous aider 

Pour maximiser le succès de votre adoption de Copilot, nous sommes là pour vous accompagner à chaque étape du processus. En tant que fournisseurs de produits Microsoft, experts reconnus en environnement Microsoft 365 et en cybersécurité, nous sommes parfaitement positionnés pour vous offrir une expérience clé en main inégalée. 

Nous vous proposons non seulement l’accès aux licences Copilot, mais également un service d’adoption clé en main, assurant une intégration fluide et efficace de Copilot dans votre infrastructure existante, tout en minimisant vos risques. Nos spécialistes qualifiés s’engagent à veiller à ce que chaque aspect de l’implantation soit soigneusement orchestré pour répondre à vos besoins spécifiques, garantissant ainsi le succès de votre projet. 

De plus, notre formation pour les utilisateurs vous assure une prise en main optimale de Copilot. Nos sessions de formation interactives et nos ressources pédagogiques bien élaborées vous permettront de maîtriser rapidement les fonctionnalités de Copilot, maximisant ainsi votre productivité dès le premier jour. 

Avec notre expertise et notre engagement à vos côtés, vous serez parfaitement outillés et accompagnés pour faire de ce virage numérique un succès retentissant. Faites confiance à notre équipe pour transformer vos ambitions en réalité, et ensemble, donnons vie à une nouvelle ère de productivité et d’efficacité au sein de votre organisation. 

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