Imaginez un monde où l’information est centralisée, accessible en un clic et où la collaboration se fait en toute fluidité. C’est la promesse de l’intranet SharePoint : une solution puissante pour révolutionner la communication et la collaboration au sein de votre entreprise. 

Dans cet article : 

• Découvrez les avantages indéniables de l’intranet SharePoint pour votre organisation et vos employés. 

• Plongez dans le cas concret de MS Solutions et découvrez comment nous avons optimisé notre intranet pour répondre aux besoins de nos 100 employés. 

• Explorez l’accompagnement complet proposé par MS Solutions pour vous aider à créer et à déployer un intranet SharePoint sur mesure. 

• Apprenez comment la Power Platform peut booster encore plus votre intranet avec des outils puissants et personnalisés. 

Alors, prêt à transformer votre communication interne ? 

Lisez la suite et découvrez comment l’intranet SharePoint peut devenir l’atout maître de votre entreprise ! 

Présentation de l’intranet SharePoint 

L’intranet SharePoint est une solution collaborative utilisée par plus de 200 000 organisations et 190 millions de personnes à travers le monde. Il permet la création de sites SharePoint, la sauvegarde, le partage et la gestion du contenu de votre entreprise tout en favorisant le travail d’équipe et le respect des droits de partage attribués. 

Si vous vous retrouvez à jongler entre les courriels, les dossiers partagés et les discussions en personne pour rechercher des informations importantes, ou si vous êtes régulièrement sollicité pour avoir accès à des documents essentiels du quotidien, alors SharePoint peut être la solution à vos problèmes. 

Les avantages d’opter pour cet outil 

Pour l’entreprise 

L’intranet SharePoint est bien plus qu’un simple outil de collaboration. C’est un véritable allié pour votre entreprise, offrant une multitude d’avantages. 

Réduction des coûts et augmentation de la collaboration 

SharePoint permet une réduction significative des coûts opérationnels en optimisant les processus de travail. De plus, il favorise une augmentation notable de la collaboration entre les membres de votre équipe, ce qui peut conduire à une amélioration de la productivité et de l’efficacité. 

Renforcement de la culture d’entreprise 

SharePoint contribue à renforcer la culture d’entreprise en facilitant la communication et le partage d’informations. Il aide à créer un environnement de travail plus transparent et inclusif, où chaque membre de l’équipe se sent valorisé et impliqué. 

Centralisation des informations 

Avec SharePoint, toutes les informations importantes sont centralisées en un seul endroit. Cela simplifie grandement la gestion des informations et rend les processus de recherche et de partage d’informations plus efficaces. 

Sécurité des données 

SharePoint renforce la sécurité des données grâce à sa granularité d’accès. Cela signifie que vous pouvez contrôler précisément qui a accès à quelles informations, ce qui aide à protéger les données sensibles de votre entreprise. 

Communication non-directionnelle 

SharePoint favorise une communication non-directionnelle, ce qui facilite les échanges au sein de votre organisation. Cela permet à chaque membre de l’équipe de s’exprimer et de partager ses idées, ce qui peut conduire à une meilleure prise de décision et à une innovation accrue. 

Maximisation de l’utilisation de Microsoft 365 

Si vous disposez déjà de licences Microsoft 365, privilégier SharePoint est une décision judicieuse. Cela vous permet de maximiser l’utilisation de votre environnement Microsoft 365 et d’exploiter pleinement ses capacités. 

Interface “No-code” et personnalisable 

Grâce à son interface “No-code”, la prise en main de SharePoint est grandement simplifiée. De plus, votre interface est entièrement personnalisable pour refléter l’identité de votre entreprise. Ainsi, SharePoint ne se contente pas de s’adapter à vos besoins, il les anticipe, offrant une solution véritablement sur mesure pour votre entreprise.  

Pour les utilisateurs  

L’intranet SharePoint est conçu pour améliorer l’expérience utilisateur au sein de votre organisation. Voici comment : 

Communication améliorée 

SharePoint facilite la communication entre les membres de votre équipe. Grâce à ses fonctionnalités de partage et de collaboration, les informations circulent plus facilement, ce qui favorise une meilleure compréhension et une coordination efficace des tâches. 

Accès facile aux informations 

SharePoint centralise toutes les informations de votre entreprise en un seul endroit. Grâce à son interface ergonomique, les utilisateurs peuvent facilement naviguer et trouver les informations dont ils ont besoin. Plus besoin de chercher dans plusieurs endroits ou de demander à plusieurs personnes : tout est à portée de main. 

Autonomie dans la recherche des informations 

Avec SharePoint, chaque utilisateur a la possibilité de rechercher et de trouver les informations dont il a besoin de manière autonome. Cela permet de gagner du temps et d’éviter les dépendances inutiles. 

Gain de temps et de productivité 

En centralisant les informations et en facilitant leur accès, SharePoint permet aux utilisateurs de gagner un temps précieux. Ce temps peut être réinvesti dans des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui augmente la productivité globale de l’équipe. 

Accès mobile 

Avec l’application SharePoint, les utilisateurs peuvent accéder à l’intranet de l’entreprise où qu’ils soient, à partir de leur appareil mobile. Cela permet une plus grande flexibilité et une continuité du travail, même en déplacement. 

Sentiment d’appartenance et d’engagement renforcé 

En facilitant la communication et la collaboration, SharePoint contribue à renforcer le sentiment d’appartenance et l’engagement des utilisateurs. Ils se sentent plus impliqués dans la vie de l’entreprise et plus motivés pour contribuer à son succès. 

Cas concret : Les secrets de MS Solutions pour optimiser son intranet 

Chez MS Solutions, nous avons une centaine d’employés qui utilisent notre intranet SharePoint chaque semaine ! Le contenu est actualisé par plusieurs collaborateurs de façon hebdomadaire afin que l’information soit centralisée, et que notre intranet soit vivant et attrayant. Pour garantir la pertinence et la sécurité de ce que nous partageons sur notre intranet, nous avons mis en place une granularité des accès pour donner à nos employés uniquement ce dont ils ont besoin. De plus, lors du processus d’intégration d’un nouvel employé, un Intranet SharePoint bien conçu peut faire une impression marquante. En fournissant à chaque nouvel arrivant un accès transparent aux ressources essentielles, aux informations clés et aux outils nécessaires à leur intégration, vous pouvez créer un effet « Wow » dès le premier jour. L’accès facile aux documents, aux guides, aux contacts et aux processus internes via SharePoint peut non seulement faciliter l’adaptation des nouveaux employés, mais aussi renforcer leur engagement envers l’entreprise dès le début de leur parcours professionnel. En investissant dans cette plateforme, vous investissez dans l’efficacité et la productivité de votre équipe, en lui fournissant un outil puissant pour travailler de manière transparente et coordonnée. 

Allons faire un tour sur les pages les plus populaires de notre intranet pour vous donner de l’inspiration ! Si vous souhaitez une visite guidée et détaillée de notre intranet SharePoint, n’hésitez pas à consulter notre webinaire passé sur le sujet. Aicha Soulières, notre Directrice Ressources Humaines et Culture vous propose à travers ce webinaire, une visite détaillée de notre intranet SharePoint et de comment elle s’en sert dans son quotidien de gestionnaire pour fluidifier la communication interne. 

Page d’accueil :  

Nous voulions une page d’accueil utile et ergonomique. Afin d’imprégner notre équipe de nos valeurs, il nous paraissait tout naturel de la rappeler dès la page d’accueil. Ensuite nous affichons nos actualités : Présentation de nos nouveaux employés, aperçu de nos actualités (chronique RH, nouveau programme de référencement …), opportunités de poste à combler. 

Juste en dessous de ce carrousel d’accueil, nous avons mis les informations pratiques du quotidien : Dates des congés fériés, actualités, anniversaires personnels des membres de l’équipe, événements sociaux, enregistrements de nos webinaires, contacts de secours … 

Allons maintenant faire un tour dans le sous-menu MS Employés. Ici on retrouvera les informations dont chacun a besoin pour sa vie quotidienne : Calendrier des fériés et vacances, santé et sécurité, assurances collectives, listes téléphoniques, guide du collaborateur, organigramme … 

Maintenant que nous avons fait un tour sur les points clés de notre intranet côté “ressources humaines” allons voir ce qui se passe dans l’onglet Marketing. Ici, sont centralisés les liens vers nos réseaux sociaux, les événements numériques de notre entreprises (webinaires), les liens utiles, nos nouveaux services / produits à l’affiche, et autres ressources utiles dont pourraient avoir besoin les équipes qui sont en interaction avec nos clients !

Après vous avoir présenter les grandes lignes de notre intranet SharePoint, nous aimerions vous présenter un cas concret dans lequel notre équipe RH a pu exploiter SharePoint et Forms pour organiser un événement social. 

À l’occasion de notre dernière soirée du temps des fêtes, notre équipe a eu la chance de célébrer cet événement dans un superbe restaurant de Trois-Rivières. Chaque membre de l’équipe devait choisir parmi 3 entrées, 3 plats de résistance et 3 desserts pour composer son menu. Afin de simplifier l’organisation du souper, notre équipe RH a transmis un formulaire Forms a l’ensemble de l’équipe par courriel, ce courriel redirigeait vers notre intranet SharePoint où le formulaire était disponible.  

Grâce à la gestion centralisée des réponses, l’équipe a orchestré avec aisance un événement rassemblant une centaine de personnes, offrant ainsi un repas sur mesure tout en tenant compte des préférences individuelles et des besoins alimentaires spécifiques.   

Comment MS Solutions peut vous aider dans la création de votre intranet SharePoint 

 MS Solutions peut vous accompagner dans la création de votre intranet SharePoint sur mesure de l’accompagnement à la conception à la formation pour s’assurer que votre virage numérique soit un succès. 
 
Notre accompagnement à la conception est complet et collaboratif. Il s’articule en 7 grandes étapes. 

• La planification 
• La formation 
• L’analyse des besoins 
• Conception 
• Pilote 
• Déploiement 
• Soutien et amélioration continue 

Afin de faire en sorte que la prise en main de votre nouvel outil soit optimial nous proposons également deux types de formations. D’une part une formation SharePoint pour les administrateurs et les concepteurs dédiée aux ressources humaines qui vont prendre en charge la mise à jour de votre intranet SharePoint. 

D’autre part, nous proposons également des formations dédiées aux utilisateurs, qui, quant à elles, s’adressent à l’ensemble de votre équipe. Le but de ce type de formation est de faire adhérer votre équipe à son nouvel outil. Une formation maximise l’adoption du changement. 

Pour aller plus loin selon vos besoins 

Avec les outils de la Power Platform, vous pouvez réaliser des outils personnalisés intégrés à votre intranet SharePoint. Vous pouvez créer des tableaux de bord interactifs avec Power BI, automatiser les processus métiers et les flux de travail au sein de votre intranet avec Power Automate, et créer des applications personnalisées avec Power Apps. 

En bref  

L’adoption d’un Intranet SharePoint offre un potentiel immense pour dynamiser la collaboration et la communication au sein de votre entreprise. En capitalisant sur les fonctionnalités avancées de SharePoint, vous pouvez créer un environnement numérique riche en possibilités, favorisant l’échange d’idées, la coordination des projets et le partage des ressources. De plus, l’une des forces de SharePoint réside dans sa capacité de personnalisation, vous permettant d’adapter l’interface à l’image de votre entreprise. Des options de personnalisation telles que le choix des couleurs, la disposition des éléments et la création de sites spécifiques selon les besoins des équipes offrent une flexibilité sans précédent pour répondre aux exigences uniques de votre organisation. 

N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur comment nous pouvons vous aider à mettre en place votre propre intranet SharePoint. 

Cet article présente du contenu discuté lors d’un précédent webinaire. Pour voir ce webinaire en rediffusion, c’est par ici. Inscrivez-vous à notre infolettre afin de recevoir vos invitations aux futurs webinaires.