SharePoint et OneDrive sont deux applications de Microsoft 365 qui permettent de stocker des fichiers. La question que vous vous posez surement est la suivante : “Pourquoi avons-nous besoin de deux applications pour stocker nos documents dans Microsoft 365?” 
C’est précisément ce que nous allons voir ensemble à travers cet article. 

Leurs points communs :  

OneDrive pour entreprise tout comme SharePoint ont le même aspect général et des fonctionnalités communes. Ils permettent tous les deux d’éditer des documents directement en ligne, seul ou en coédition. Tous deux disposent d’un historique de version, mais aussi de la synchronisation hors ligne, du partage externe, de l’accès mobile et vous pouvez aussi définir des autorisations d’accès aux documents.  

OneDrive et SharePoint sont tous les deux disponibles via Microsoft Teams. Vous retrouvez OneDrive dans vos conversations privées, tandis que SharePoint sera accessible dans la bibliothèque de votre discussion d’équipe. 

Quand utiliser OneDrive 

Si ces deux applications ont beaucoup de points communs, elles n’ont pour autant pas la même utilité. Voici les cas de figure où il est bon de privilégier OneDrive. 

OneDrive est un stockage personnel, chaque utilisateur bénéficie au minimum de 1 To d’espace. Il est la solution idéale pour deux types de documents : 

• Les documents que vous voulez garder pour un usage personnel dans le sens où vous ne souhaitez pas les partager. 

• Les documents que vous souhaitez éditer en privé, tel un brouillon, avant qu’ils soient prêts à être partagés 

Comme nous l’avons mentionné plus haut, le partage de document est possible sur OneDrive, or c’est une fonctionnalité que nous ne vous recommandons pas ! En plus d’être complexe en termes d’autorisation d’accès, le partage de documents ou de dossiers peut porter à confusion lorsqu’un groupe de personnes partage chacun sa version qui provient de son propre OneDrive et que chacun travaille sur sa version. 

De plus, lorsque les fichiers sont stockés sur le OneDrive d’une personne, vous prenez le risque de ne plus y avoir accès et de perdre le fichier si cette dernière quitte l’entreprise par exemple.  

Quand utiliser SharePoint 

SharePoint est un espace de stockage partagé. Cet outil sera idéal pour la collaboration et le partage de documents. SharePoint vous permet de définir des paramètres d’accès selon les équipes, ou les utilisateurs. Ainsi certaines personnes pourraient avoir accès à des dossiers en tant qu’éditeur, quand d’autres ne pourront que les consulter ou bien n’y auront pas accès du tout. 

Selon la taille de l’organisation et sa complexité, il n’est pas rare d’avoir deux types d’espace SharePoint : Le SharePoint d’équipe, soit un intranet SharePoint, et le SharePoint public. 

• Le SharePoint d’équipe a vocation à être utilisé pour la collaboration, vous pourrez travailler en équipe sur un seul et même fichier afin de centraliser les historiques de version et d’avoir le fichier facilement accessible dans sa dernière version !
• Le SharePoint public quant à lui aura plus une utilité de publication et de partage. Généralement il fait office de site de communication ou d’intranet.

Vous et votre équipe partagerez des documents qui ont une utilité de consultation mais qui ne peuvent pas être modifiés ou supprimés par n’importe quel utilisateur. (Exemples : modèle de document, règlement, charte graphique …) 

Saviez-vous qu’il est possible d’ajouter un SharePoint d’équipe ou public à une équipe Teams? L’objectif est de rendre la collaboration la plus fluide possible entre les différentes applications de Microsoft et tout regrouper à l’endroit que vous utilisez le plus fréquemment.