SharePoint et OneDrive sont deux applications de Microsoft 365 qui permettent de stocker des fichiers. La question que vous vous posez surement est la suivante : “Pourquoi avons-nous besoin de deux applications pour stocker nos documents dans Microsoft 365?”
C’est précisément ce que nous allons voir ensemble à travers cet article.
Leurs points communs
OneDrive pour entreprise tout comme SharePoint ont le même aspect général et des fonctionnalités communes. Ils permettent tous les deux d’éditer des documents directement en ligne, seul ou en coédition. Tous deux disposent d’un historique de version, mais aussi de la synchronisation hors ligne, du partage externe, de l’accès mobile et vous pouvez aussi définir des autorisations d’accès aux documents.
OneDrive et SharePoint sont tous les deux disponibles via Microsoft Teams. Vous retrouvez OneDrive dans vos conversations privées, tandis que SharePoint sera accessible dans la bibliothèque de votre discussion d’équipe.
Différences entre SharePoint et OneDrive
SharePoint et OneDrive sont souvent confondus en raison de leurs similitudes en matière de stockage et de partage de fichiers dans l’infonuagique. Cependant, ils servent des objectifs distincts et répondent à des besoins différents au sein d’une organisation.
Nature et Fonction
- OneDrive : Conçu comme un espace de stockage personnel dans l’infonuagique, OneDrive est idéal pour sauvegarder et synchroniser vos fichiers personnels entre différents appareils. Il offre une expérience utilisateur intuitive et est souvent utilisé pour stocker des documents, des photos et d’autres fichiers personnels.
- SharePoint : Bien plus qu’un simple espace de stockage, SharePoint est une plateforme de collaboration d’entreprise qui permet de créer des sites intranet, de gérer des documents, de collaborer en équipe et de partager des informations de manière sécurisée au sein d’une organisation. Il est conçu pour les projets d’équipe, la gestion de contenu et la collaboration à grande échelle.
Utilisation
- OneDrive : Principalement utilisé pour un usage personnel ou pour partager des fichiers avec un petit groupe de personnes. Il est facile à mettre en place et ne nécessite pas de configuration complexe.
- SharePoint : Utilisé pour la collaboration d’équipe, la gestion de projets et la création de sites intranet. Il offre des fonctionnalités avancées telles que la gestion des versions, les flux de travail, les autorisations granulaires et l’intégration avec d’autres applications de Microsoft 365.
Sécurité et Contrôle
- OneDrive : Offre des fonctionnalités de sécurité de base, telles que la synchronisation sélective et la restauration de fichiers. Les paramètres de partage sont simples et permettent de contrôler qui peut accéder à vos fichiers.
- SharePoint : Offre des fonctionnalités de sécurité plus avancées, telles que le chiffrement, la conservation des enregistrements et la gestion des autorisations au niveau du site et des dossiers. Il permet de mettre en place des politiques de sécurité strictes pour protéger les informations sensibles de l’entreprise.
Collaboration
- OneDrive : Permet de partager des fichiers avec d’autres personnes, mais les fonctionnalités de collaboration sont limitées. Il est plus adapté pour le partage de fichiers statiques.
- SharePoint : Offre des fonctionnalités de collaboration riches, telles que la coédition de documents en temps réel, les commentaires, les notifications et les flux de travail. Il est idéal pour les projets d’équipe qui nécessitent une collaboration étroite.
Quand utiliser OneDrive
Si ces deux applications ont beaucoup de points communs, elles n’ont pour autant pas la même utilité. Voici les cas de figure où il est bon de privilégier OneDrive.
OneDrive est un stockage personnel, chaque utilisateur bénéficie au minimum de 1 To d’espace.
Il est la solution idéale pour deux types de documents :
- Les documents que vous voulez garder pour un usage personnel dans le sens où vous ne souhaitez pas les partager.
- Les documents que vous souhaitez éditer en privé, tel un brouillon, avant qu’ils soient prêts à être partagés
Comme nous l’avons mentionné plus haut, le partage de document est possible sur OneDrive, or c’est une fonctionnalité que nous ne vous recommandons pas ! En plus d’être complexe en termes d’autorisation d’accès, le partage de documents ou de dossiers peut porter à confusion lorsqu’un groupe de personnes partage chacun sa version qui provient de son propre OneDrive et que chacun travaille sur sa version.
De plus, lorsque les fichiers sont stockés sur le OneDrive d’une personne, vous prenez le risque de ne plus y avoir accès et de perdre le fichier si cette dernière quitte l’entreprise par exemple.
Quand utiliser SharePoint
SharePoint est un espace de stockage partagé. Cet outil sera idéal pour la collaboration et le partage de documents. SharePoint vous permet de définir des paramètres d’accès selon les équipes, ou les utilisateurs. Ainsi certaines personnes pourraient avoir accès à des dossiers en tant qu’éditeur, quand d’autres ne pourront que les consulter ou bien n’y auront pas accès du tout.
Selon la taille de l’organisation et sa complexité, il n’est pas rare d’avoir deux types d’espace SharePoint : Le SharePoint d’équipe, soit un intranet SharePoint, et le SharePoint public.
- Le SharePoint d’équipe a vocation à être utilisé pour la collaboration, vous pourrez travailler en équipe sur un seul et même fichier afin de centraliser les historiques de version et d’avoir le fichier facilement accessible dans sa dernière version !
- Le SharePoint public quant à lui aura plus une utilité de publication et de partage. Généralement il fait office de site de communication ou d’intranet.
Vous et votre équipe partagerez des documents qui ont une utilité de consultation mais qui ne peuvent pas être modifiés ou supprimés par n’importe quel utilisateur. (Exemples : modèle de document, règlement, charte graphique …)
Saviez-vous qu’il est possible d’ajouter un SharePoint d’équipe ou public à une équipe Teams? L’objectif est de rendre la collaboration la plus fluide possible entre les différentes applications de Microsoft et tout regrouper à l’endroit que vous utilisez le plus fréquemment.
En bref
Bien que ces deux applications aient des points communs du fait qu’elles soient toutes les deux des applications Microsoft interconnectées, elles ont une utilité bien différente selon le contexte d’utilisation.
On retiendra que OneDrive a une utilité personnelle, tandis que votre SharePoint d’équipe permet la collaboration. Enfin, on privilégiera le SharePoint public pour des fichiers en consultation qui concerne le groupe.
Vous souhaitez aller plus loin avec ces outils, sachez que nous offrons des formations pour la suite Microsoft 365 en direct. N’hésitez pas à contacter notre équipe pour plus d’informations.
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Pour aller plus loin ...
Absolument, OneDrive et SharePoint sont étroitement liés au sein de l’écosystème Microsoft 365. Bien qu’ils servent des objectifs distincts, ils partagent des fondations communes et interagissent de manière significative.
Voici comment ils sont liés:
- Même infrastructure: Les deux outils reposent sur la même infrastructure cloud de Microsoft, ce qui garantit une intégration transparente et une expérience utilisateur cohérente.
- Fonctionnalités communes: Ils offrent de nombreuses fonctionnalités similaires, telles que la synchronisation de fichiers, la co-édition de documents, l’historique des versions et le partage de fichiers.
- Intégration avec Teams: Les deux outils sont étroitement intégrés à Microsoft Teams, ce qui facilite la collaboration et le partage de fichiers au sein des équipes.
- Bibliothèques partagées: Vous pouvez créer des bibliothèques partagées directement à partir de OneDrive, qui sont en réalité des bibliothèques SharePoint. Cela permet de passer facilement d’un espace de stockage personnel à un espace de collaboration d’équipe.
- SharePoint en coulisses: Même si vous utilisez OneDrive pour vos fichiers personnels, SharePoint fournit les services de contenu en arrière-plan. Cela signifie que SharePoint gère la sécurité, la gestion des versions et d’autres fonctionnalités essentielles pour vos fichiers, qu’ils soient stockés dans OneDrive ou SharePoint.
En résumé, OneDrive peut être vu comme une extension de SharePoint, offrant une expérience utilisateur plus simple et plus personnelle pour le stockage de fichiers individuels, tandis que SharePoint est une plateforme plus complète et plus robuste pour la collaboration d’équipe et la gestion de contenu à grande échelle.
Le principal avantage de SharePoint réside dans sa capacité à faciliter la collaboration et la gestion de contenu au sein des entreprises. Il offre une plateforme centralisée pour :
- Stocker et organiser des documents de manière structurée, facilitant ainsi la recherche et la récupération d’informations.
- Collaborer en équipe sur des projets grâce à des fonctionnalités de coédition, de commentaires et de flux de travail.
- Créer des sites intranet personnalisés pour diffuser de l’information, partager des connaissances et favoriser les échanges entre les employés.
- Gérer les processus d’affaires en automatisant des tâches et en définissant des flux de travail.
- S’intégrer avec d’autres applications de Microsoft 365 (Teams, Outlook, etc.) pour une expérience utilisateur unifiée.
En somme, SharePoint est un outil puissant qui permet d’améliorer l’efficacité, la productivité et la communication au sein d’une organisation.
Les principaux avantages de SharePoint en détail :
- Centralisation des informations : Tous les documents importants sont stockés dans un seul endroit, ce qui facilite la recherche et la gestion.
- Collaboration améliorée : Les fonctionnalités de coédition et de commentaires permettent à plusieurs personnes de travailler simultanément sur un même document.
- Sécurité renforcée : SharePoint offre des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les données sensibles de l’entreprise.
- Flexibilité : La plateforme est personnalisable et peut être adaptée aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
- Intégration avec d’autres outils : SharePoint s’intègre facilement avec d’autres applications de Microsoft 365, ce qui en fait un outil central pour la collaboration.
En bref, SharePoint est un atout indispensable pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur gestion de contenu et favoriser la collaboration entre leurs équipes.
La question de savoir si OneDrive ou SharePoint est « meilleur » n’a pas de réponse unique, car cela dépend entièrement de vos besoins spécifiques et de votre contexte.
OneDrive et SharePoint sont tous deux des outils de stockage et de partage de fichiers dans l’infonuagique, mais ils servent des objectifs différents :
OneDrive est conçu pour un usage personnel ou pour partager des fichiers avec un petit groupe de personnes. Il est idéal pour :
- Stocker et synchroniser vos fichiers personnels entre différents appareils.
- Partager des documents avec des collaborateurs occasionnels.
- Sauvegarder vos fichiers dans l’infonuagique.
SharePoint est une plateforme de collaboration d’entreprise plus complète, conçue pour :
- Gérer des projets d’équipe à grande échelle.
- Créer des sites intranet pour partager des informations au sein de l’entreprise.
- Mettre en place des flux de travail et des processus d’approbation.
- Stocker et gérer des documents de manière structurée.
Pour choisir le bon outil, posez-vous les questions suivantes :
- Quel est l’objectif principal ? Voulez-vous simplement stocker vos fichiers ou avez-vous besoin d’une plateforme de collaboration plus avancée ?
- Quel est le niveau de sécurité requis ? SharePoint offre des fonctionnalités de sécurité plus avancées que OneDrive.
- Combien de personnes vont utiliser l’outil ? SharePoint est plus adapté à la collaboration d’équipe, tandis que OneDrive est plus personnel.
- Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin ? Avez-vous besoin de flux de travail, de gestion des versions, ou simplement de partager des fichiers ?
En résumé :
- Utilisez OneDrive pour vos fichiers personnels et pour partager des fichiers avec un petit groupe de personnes.
- Utilisez SharePoint pour la collaboration d’équipe, la gestion de projets et la création de sites intranet.
Dans de nombreux cas, OneDrive et SharePoint sont complémentaires. Par exemple, vous pouvez utiliser OneDrive pour stocker vos fichiers personnels et SharePoint pour collaborer sur des projets d’équipe.
