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Comment créer un intranet riche en contenu avec SharePoint ?   

Un intranet riche de contenu est un site internet interne à l’entreprise qui est conçu pour fournir une grande quantité d’informations et de ressources utiles aux employés. Il peut inclure des nouvelles et des annonces de l’entreprise, des guides et des procédures, des calendriers et des événements, des outils de collaboration et de communication, et bien d’autres choses encore. En utilisant un outil de gestion de contenu comme SharePoint, il est possible de créer et de gérer facilement un intranet riche de contenu pour une entreprise. 

Voyons ensemble quelles sont les étapes clés pour avoir un intranet riche en contenu. 

1. Définir les objectifs de votre intranet

Commencez par définir les objectifs de votre intranet : 

  • Qu’espérez-vous accomplir en utilisant SharePoint ?
  • Quels sont les besoins de votre entreprise en matière de communication et de collaboration ? 

Il est important de savoir ce que vous voulez accomplir avec votre intranet afin de pouvoir cibler les fonctionnalités et les ressources qui vous seront les plus utiles. Par exemple, si votre objectif est de mieux communiquer avec les employés, vous pourriez mettre en place un système de diffusion de nouvelles ou un calendrier d’événements. Si votre objectif est d’améliorer la collaboration entre les employés, vous pourriez utiliser des outils de partage de documents et de gestion de projets. 

2. Impliquez les employés dans le processus de création de l’intranet 

Demandez leur avis sur les fonctionnalités et les ressources qui seraient les plus utiles pour eux et prenez en compte leurs suggestions. 

Les employés sont les utilisateurs de votre intranet, il est donc important de les impliquer dans le processus de création. Demandez leur avis sur ce qu’ils aimeraient voir sur l’intranet et prenez en compte leurs suggestions. Le fait qu’ils puissent avoir un impact sur l’intranet les encouragera à l’utiliser davantage. Un véritable cercle vertueux pour assurer le succès de votre intranet.

3. Organisez le contenu de votre intranet 

Utilisez des titres clairs et des mots-clés pour permettre aux employés de trouver facilement ce qu’ils cherchent. 

Un intranet bien organisé est essentiel pour permettre aux employés de trouver facilement ce qu’ils cherchent. Utilisez des titres clairs et des mots-clés pour étiqueter le contenu et mettez en place une structure de navigation intuitive.  

Le conseil de MS Solutions : La règle d’or est de ne pas utiliser plus de 5 sous-dossiers pour ne pas perdre vos gens dans une arborescence trop complexe. 

4. Identifiez vos collaborateurs clés  

En fonction du contenu ciblé, il est crucial d’identifier vos collaborateurs, ceux qui pourront gérer ces pages, les mettre à jour et les enrichir.  Vous avez identifié que vous souhaitez trouver sur votre Intranet les logos, fonds d’écrans, modèles de présentation et autres outils d’identité visuelle de votre organisation? Alors une personne de l’équipe de marketing devrait être identifiée et formée à titre de collaboratrice. 

Dans une grande entreprise, les collaborateurs à l’intranet seront assurément multiples : responsable RH, responsable des communications, responsable marketing, responsable des finances, responsable de l’amélioration continue, etc. Il est également suggéré de définir des lignes éditoriales pour votre intranet et de créer un comité éditorial qui se regroupera pour partager des bonnes pratiques est des enjeux. Finalement, il faut également prévoir la relève de ces collaborateurs, en cas d’absence ou de départ.  

5. Formez-les !

Il est crucial que ces précieux collaborateurs puissent bénéficier de deux outils précieux pour la réussite de leur projet : du temps et de la formation. En identifiant nos collaborateurs, il faut s’assurer qu’ils aient du temps réservé dans leur charge de travail pour créer le contenu et ensuite le maintenir. C’est un facteur clé de succès. La qualité du contenu dépend du temps dédié par les collaborateurs. Ceux-ci doivent également bénéficier d’une formation adéquate de concepteur et administrateur SharePoint pour utiliser et modifier les pages de l’Intranet afin qu’elles soient bien structurées et qu’elles utilisent le bon format pour une navigation agréable, et bien plus! 

6. Tenez à jour votre intranet  

Pour que votre intranet reste utile et pertinent, il est important de le mettre à jour régulièrement avec les informations les plus récentes. Cela peut être fait en publiant régulièrement de nouvelles annonces et en mettant à jour les ressources existantes. N’hésitez pas à faire le tour régulièrement pour supprimer les ressources qui seraient obsolètes afin de ne pas induire en erreur les utilisateurs.    

7. Suivez l’utilisation de votre intranet en utilisant les outils d’analyse 

Grâce aux outils d’analyse, plusieurs données sont disponibles et vous permettent de suivre l’utilisation de votre intranet. Vous pouvez par exemple voir combien de temps les employés passent sur chaque page de l’intranet, quelles pages sont les plus populaires, et combien de fois chaque page est consultée. Cela vous donnera une idée de ce qui intéresse les employés et de ce qui pourrait être amélioré. 

En utilisant ces données, vous pouvez améliorer l’intranet en mettant en avant les contenus les plus populaires, en supprimant les contenus qui ne sont pas utilisés, et en ajoutant de nouvelles fonctionnalités qui répondent aux besoins des employés. Cela permettra de s’assurer que votre intranet reste utile et pertinent pour les employés et qu’il est utilisé de manière efficace. 

Exemple concret : l’intranet SharePoint de MS Solutions 

Quoi de mieux qu’un exemple concret pour vous démontrer le champ des possibles qu’offre SharePoint pour la conception de votre futur intranet. Pour ce faire, nous sommes fiers de vous ouvrir les portes de l’intranet SharePoint de MS Solutions. 

Nous avons pensé cet intranet pour être un véritable point de rassemblement et de ressources pour nos employés. Nos employés y trouvent les informations du quotidien, les photos et présentations des nouveaux arrivants, les jours fériés … Toutes sortes d’informations utiles au bon fonctionnement de l’entreprise. On y partage également nos sondages ainsi que les documents importants à transmettre à chacun. 

Notre intranet est divisé en plusieurs espaces afin que chacun puisse trouver les informations qu’il recherche de façon intuitive.   

  • Espace MS : vie générale de l’entreprise (présentation des nouveaux arrivants, actualités, jours fériés, sondage en cours …) 
  • MS Employés : ce qui est lié aux ressources humaines (organigrammes, assurances collectives, feuilles de temps, contacts, guide du collaborateur …) 
  • MS Marketing : centralise les supports de communication et outils de graphisme (supports de ventes, webinaires, logos …) 
  • MS Knowledge : notre base de connaissance avec tous les tutoriels utiles aux ressources techniques  
  • MS Formation : Les formations pour utiliser nos outils … 

Chaque espace est alimenté par un responsable attitré afin que les supports soient maintenus à jour. 

En bref 

Pour créer un intranet riche en contenu avec SharePoint, il est important de définir les objectifs de l’intranet et d’impliquer les employés dans le processus de création. Vous devriez également faire attention à l’organisation du contenu et utiliser des outils de collaboration pour encourager la participation des employés. En mettant en place des systèmes de gestion de versions et de contrôle de l’accès, vous pourrez garantir que seul le contenu autorisé est publié sur l’intranet. Enfin, n’oubliez pas de mettre régulièrement à jour l’intranet et d’utiliser des outils d’analyse pour obtenir des données sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. En suivant ces conseils, vous devriez être en mesure de créer un intranet riche en contenu et efficace avec SharePoint. 

De la formation à l’accompagnement dans la création de votre intranet SharePoint, MS Solutions peut vous accompagner de différentes manières dans votre parcours. Faites appel à nos experts pour discuter de vos besoins et de vos préoccupations.  

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