Un intranet riche de contenu est un site internet interne à l’entreprise qui est conçu pour fournir une grande quantité d’informations et de ressources utiles aux employés. Il peut inclure des nouvelles et des annonces de l’entreprise, des guides et des procédures, des calendriers et des événements, des outils de collaboration et de communication, et bien d’autres choses encore. En utilisant un outil de gestion de contenu comme SharePoint, il est possible de créer et de gérer facilement un intranet riche de contenu pour une entreprise.
Voyons ensemble quelles sont les étapes clés pour avoir un intranet riche en contenu.
Qu’est-ce qu’un SharePoint ?
SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de contenu développée par Microsoft. En termes simples, c’est un outil qui permet à votre entreprise de créer des sites web internes où vos employés peuvent partager, organiser et collaborer sur des documents et des informations.
Concrètement, SharePoint vous offre plusieurs possibilités :
- Créer des intranets d’entreprise pour centraliser toutes les informations importantes de votre organisation
- Gérer vos documents avec des bibliothèques partagées et un contrôle de version automatique
- Faciliter la collaboration entre vos équipes grâce à des espaces de travail dédiés
- Intégrer parfaitement avec les autres outils Microsoft 365 comme Teams, Outlook et OneDrive
L’avantage principal de SharePoint ? Il transforme la façon dont vos employés accèdent à l’information. Fini le temps perdu à chercher des documents dans plusieurs dossiers ou à envoyer des courriels pour obtenir une information ! Tout devient centralisé et facilement accessible.
Que vous souhaitiez créer un simple site d’équipe ou déployer un intranet SharePoint complet pour votre organisation, cette plateforme s’adapte à vos besoins spécifiques et évolue avec votre entreprise.
1. Définir les objectifs et besoins spécifiques de votre intranet
Avant de vous lancer, prenez le temps de bien définir vos objectifs :
- Qu’espérez-vous accomplir avec votre espace SharePoint ?
- Quels sont les besoins spécifiques de votre organisation en matière de communication et de collaboration ?
- Quel type de gestion documentaire souhaitez-vous mettre en place ?
Cette étape de planification est cruciale pour cibler les fonctionnalités qui vous seront vraiment utiles. Par exemple, si votre priorité est d’améliorer la communication interne, vous pourriez privilégier un système d’actualités et un calendrier d’événements. Si c’est la collaboration qui vous préoccupe, orientez-vous vers des outils de partage de fichiers SharePoint et de gestion de projets.
2. Impliquez vos employés dans le processus de création
Vos employés sont les futurs utilisateurs de l’intranet ! Leur participation est essentielle pour garantir l’adoption.
Demandez-leur ce qu’ils aimeraient voir sur l’intranet et prenez en compte leurs suggestions. Cette approche collaborative créera un sentiment d’appropriation qui encouragera l’utilisation. C’est un véritable cercle vertueux pour assurer le succès de votre projet.
Organisez des sessions de consultation pour recueillir leurs besoins et leurs idées. Vous découvrirez peut-être des fonctionnalités auxquelles vous n’aviez pas pensé !
3. Organisez intelligemment le contenu de votre intranet
Une navigation intuitive fait toute la différence pour l’expérience utilisateur. Voici comment procéder :
- Utilisez des titres clairs et des mots-clés pertinents pour faciliter la recherche
- Créez une structure logique avec des catégories bien définies
- Mettez en place des liens rapides vers les ressources les plus consultées
- Organisez vos fichiers SharePoint dans des bibliothèques de documents bien structurées
Le conseil de MS Solutions : Respectez la règle des 5 sous-dossiers maximum pour éviter une arborescence trop complexe. Vos utilisateurs doivent pouvoir trouver l’information en quelques clics !
4. Identifiez et formez vos collaborateurs clés
Pour chaque type de contenu, désignez des responsables qui s’occuperont de la création d’un dossier, de la mise à jour et de l’enrichissement :
- Marketing : logos, modèles de présentation, supports de communication
- RH : procédures, organigrammes, guides employés
- IT : documentation technique, tutoriels
- Direction : actualités, communications officielles
Dans les organisations plus importantes, créez un groupe Microsoft dédié à la gestion de l’intranet. Prévoyez aussi la formation de remplaçants pour assurer la continuité.
5. Investissez dans la formation de vos équipes
Vos collaborateurs ont besoin de deux ressources essentielles : du temps et des compétences.
Réservez du temps dans leur charge de travail pour créer et maintenir le contenu. C’est un facteur clé de succès souvent négligé ! Offrez-leur aussi une formation adéquate de concepteur et administrateur SharePoint pour qu’ils maîtrisent les outils et les meilleures pratiques.
Une équipe bien formée produit un contenu de qualité et maintient l’intranet vivant et attractif.
6. Maintenez votre intranet à jour et pertinent
Un intranet obsolète perd rapidement sa valeur. Établissez une routine de mise à jour :
- Publiez régulièrement de nouvelles actualités et annonces
- Révisez et actualisez les ressources existantes
- Supprimez les contenus périmés pour éviter la confusion
- Surveillez les commentaires et suggestions des utilisateurs
Utilisez les fonctionnalités de contrôle de version de SharePoint pour suivre les modifications et revenir en arrière si nécessaire.
7. Analysez l’utilisation avec les outils intégrés
Les données d’utilisation sont une mine d’or pour optimiser votre intranet. Analysez :
- Les pages les plus consultées et celles qui sont délaissées
- Le temps passé sur chaque section
- Les termes de recherche les plus fréquents
- Les parcours utilisateurs
Ces informations vous permettront d’ajuster votre contenu, de mettre en avant les ressources populaires et d’identifier les besoins non couverts. L’objectif ? Créer un intranet qui évolue avec les besoins réels de vos équipes.
Exemple concret : l’intranet SharePoint de MS Solutions
Quoi de mieux qu’un exemple concret pour vous démontrer le champ des possibles qu’offre SharePoint pour la conception de votre futur intranet. Pour ce faire, nous sommes fiers de vous ouvrir les portes de l’intranet SharePoint de MS Solutions.
Nous avons pensé cet intranet pour être un véritable point de rassemblement et de ressources pour nos employés. Nos employés y trouvent les informations du quotidien, les photos et présentations des nouveaux arrivants, les jours fériés … Toutes sortes d’informations utiles au bon fonctionnement de l’entreprise. On y partage également nos sondages ainsi que les documents importants à transmettre à chacun.
Notre intranet est divisé en plusieurs espaces afin que chacun puisse trouver les informations qu’il recherche de façon intuitive.
- Espace MS : vie générale de l’entreprise (présentation des nouveaux arrivants, actualités, jours fériés, sondage en cours …)
- MS Employés : ce qui est lié aux ressources humaines (organigrammes, assurances collectives, feuilles de temps, contacts, guide du collaborateur …)
- MS Marketing : centralise les supports de communication et outils de graphisme (supports de ventes, webinaires, logos …)
- MS Knowledge : notre base de connaissance avec tous les tutoriels utiles aux ressources techniques
- MS Formation : Les formations pour utiliser nos outils …
Chaque espace est alimenté par un responsable attitré afin que les supports soient maintenus à jour.
Le conseil de MS Solutions : Personnalisez et optimisez votre intranet en utilisant les composants Webparts. Les composants Webparts sont des blocs modulaires que vous pouvez insérer sur vos pages SharePoint pour afficher ou interagir avec divers contenus et fonctionnalités, comme des documents, des calendriers, des actualités ou des graphiques. Leur flexibilité vous permet de personnaliser votre intranet en fonction des besoins spécifiques de votre organisation. En utilisant les composants Webparts, vous pouvez créer une expérience utilisateur engageante et intuitive, tout en facilitant l’accès à l’information clé. Que ce soit pour afficher des rapports dynamiques ou partager des annonces importantes, les composants Webparts sont un atout essentiel pour maximiser l’impact et l’efficacité de votre intranet SharePoint.
En bref,
Pour créer un intranet riche en contenu avec SharePoint, il est important de définir les objectifs de l’intranet et d’impliquer les employés dans le processus de création. Vous devriez également faire attention à l’organisation du contenu et utiliser des outils de collaboration pour encourager la participation des employés. En mettant en place des systèmes de gestion de versions et de contrôle de l’accès, vous pourrez garantir que seul le contenu autorisé est publié sur l’intranet. Enfin, n’oubliez pas de mettre régulièrement à jour l’intranet et d’utiliser des outils d’analyse pour obtenir des données sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. En suivant ces conseils, vous devriez être en mesure de créer un intranet riche en contenu et efficace avec SharePoint.
De la formation à l’accompagnement dans la création de votre intranet SharePoint, MS Solutions peut vous accompagner de différentes manières dans votre parcours. Faites appel à nos experts pour discuter de vos besoins et de vos préoccupations.
Questions fréquentes sur SharePoint
Comment créer un dossier SharePoint ?
La création d’un dossier dans SharePoint Microsoft 365 s’effectue en quelques clics simples. Accédez d’abord à votre bibliothèque de documents via la page d’accueil SharePoint.
Repérez ensuite le bouton « Nouveau » dans la barre de commandes supérieure et sélectionnez l’option « Dossier ». Une boîte de dialogue apparaîtra pour nommer votre nouveau dossier.
Une fois le nom choisi, cliquez sur « Créer ». Votre dossier SharePoint apparaîtra instantanément dans la bibliothèque. Vous pourrez alors y glisser-déposer vos fichiers ou en créer directement à l’intérieur.
Pour une meilleure organisation, privilégiez des noms courts mais descriptifs, comme « Projets2024 » ou « RapportsClients ».
Comment créer un SharePoint dans Teams ou Outlook ?
La création d’un site SharePoint s’effectue naturellement depuis Microsoft Teams ou Outlook. Dans Teams, rendez-vous sur votre équipe puis sélectionnez « Ajouter un onglet » pour intégrer une bibliothèque SharePoint existante.
L’autre option consiste à créer une nouvelle équipe Teams, ce qui génère automatiquement un site SharePoint associé avec tous les outils collaboratifs nécessaires.
Pour Outlook, la synchronisation s’opère via les groupes Microsoft 365. Une fois votre groupe créé, un espace SharePoint dédié se met en place avec calendrier partagé et bibliothèque de documents. Cette méthode s’avère particulièrement adaptée pour les équipes travaillant principalement par courriel.
Comment mettre un SharePoint sur le bureau ?
La synchronisation de SharePoint directement sur votre bureau Windows facilite grandement l’accès à vos documents professionnels. Commencez par naviguer vers votre bibliothèque SharePoint dans Microsoft 365.
Le bouton « Synchroniser » en haut de votre écran permet de créer automatiquement un raccourci sur votre bureau. Cette action rend vos fichiers accessibles même sans connexion internet.
Pour optimiser votre expérience, activez la fonction « Fichiers à la demande » dans les paramètres OneDrive. Cette fonctionnalité libère de l’espace sur votre disque dur en ne téléchargeant que les fichiers consultés.
Un conseil pratique : organisez vos raccourcis dans un dossier dédié sur le bureau pour garder un espace de travail ordonné.
Quelle est la différence entre un intranet SharePoint et un site d'équipe dans SharePoint ?
Un intranet SharePoint sert de plateforme centrale de communication pour toute l’organisation. Sa vocation première réside dans le partage d’informations destinées à l’ensemble des collaborateurs : actualités d’entreprise, ressources RH, documentation générale.
Les sites d’équipe répondent à une logique différente. Plus restreints, ils facilitent la collaboration au sein d’un groupe spécifique travaillant sur des projets communs. Leur structure permet le partage de documents, la gestion de tâches et la coordination d’activités entre membres.
La personnalisation varie également selon le type de site. Un intranet nécessite une architecture élaborée avec une navigation intuitive pour un large public. Les sites d’équipe privilégient des fonctionnalités collaboratives adaptées aux besoins particuliers du groupe : bibliothèques partagées, calendriers d’équipe, listes de tâches.
Qu'est-ce qu'un composant WebPart ?
Un composant WebPart représente un bloc modulaire fondamental dans l’écosystème SharePoint Microsoft 365. Ces éléments dynamiques enrichissent vos pages avec des fonctionnalités spécifiques comme l’affichage de données, la visualisation de documents ou l’intégration de médias.
SharePoint propose une bibliothèque riche de composants natifs prêts à l’emploi. Les plus populaires incluent le composant « Fichier et média » pour le partage de contenus multimédias, « Liens rapides » pour la navigation personnalisée, ou encore « Bibliothèque de documents » pour l’accès aux fichiers.
La puissance des WebParts réside dans leur capacité à communiquer entre eux. Par exemple, un WebPart Liste peut interagir avec un WebPart Visualiseur pour créer une expérience interactive où la sélection d’un élément met à jour automatiquement l’affichage des détails.
