Livre blanc : Copilot pour Microsoft 365
dans vos applications du quotidien

Microsoft Forms pour vos formulaires et questionnaires : que faut-il savoir?

Microsoft a lancé Microsoft Forms en septembre 2018. Depuis lors, il a réuni un large public de personnes à la recherche d’un service qui leur permet de créer des enquêtes, des sondages et des questionnaires. Comparé à Google Forms, Microsoft Forms a une interface plus simple et agréable. Microsoft Forms est accessible à toutes les personnes bénéficiant d’un compte Microsoft 365 (anciennement Office 365) pour ce qui concerne la création du formulaire, à la récolte des résultat, et accessible à tous les participants même si ces derniers ne disposent pas de compte Microsoft 365.

Qu’est-ce Microsoft Forms et comment vous pourrez vous en servir grâce à ses différentes intégrations ? 

Pourquoi utiliser Forms ? 

Microsoft Forms est un outil puissant et intuitif, intégré à la suite Microsoft 365, qui permet de créer rapidement et facilement des sondages, des questionnaires et des enquêtes. Mais pourquoi choisir Forms plutôt qu’un autre outil ? Voici quelques raisons :

  • Intégration transparente avec d’autres outils Microsoft : Forms s’intègre parfaitement avec d’autres applications de la suite Microsoft 365, comme Teams, Word ou Excel. Cela facilite la création de formulaires contextuels et l’analyse approfondie des données.
  • Facilité d’utilisation : L’interface utilisateur de Forms est simple et intuitive, ce qui rend la création de formulaires accessible à tous, même sans compétences techniques particulières.
  • Flexibilité des formats : Forms propose une variété de types de questions (choix multiples, texte, classement, etc.) pour s’adapter à tous les types de sondages.
  • Personnalisation : Vous pouvez personnaliser l’apparence de vos formulaires en choisissant des thèmes, des couleurs et en ajoutant des images.
  • Analyse des résultats en temps réel : Forms vous permet de suivre les réponses en temps réel et d’obtenir des rapports détaillés sous forme de graphiques et de tableaux.
  • Collaboration facilitée : Plusieurs personnes peuvent collaborer sur la création et la modification d’un même formulaire.
  • Accessibilité : Forms est accessible depuis n’importe quel navigateur web et appareil mobile, ce qui facilite la participation des répondants.

Comment créer un questionnaire ou formulaire/sondage avec Forms ?

1- Créez votre formulaire ou questionnaire Forms

La plateforme Microsoft Forms est l’une des plus faciles à utiliser. Il vous suffit seulement de vous connecter à votre compte Microsoft 365 et vous rendre dans l’application “Forms”. 

Ensuite vous arriverez dans le tableau de bord principal dans lequel vous pourrez gérer vos formulaires / questionnaires déjà actifs ou en créer un nouveau. 

Quelle différence entre un formulaire ou questionnaire Forms ?🤔

  • Le formulaire sert à poser des questions pour récolter des réponses.
    Exemples d’utilisation : Sondage auprès de vos employés, de vos clients …
  • Le questionnaire quant à lui sert à poser des questions dont on connait les réponses, on peut attribuer des points aux réponses justes.
    Exemples d’utilisation : Quizz, évaluations …

 

Comment transformer un formulaire en questionnaire Forms et vis versa ?

Malheureusement, il n’est pas possible de convertir directement un formulaire en questionnaire dans Microsoft Forms à l’heure actuelle.

2- Personnalisez votre formulaire / questionnaire Forms

À partir d’ici vous aurez plusieurs options pour personnaliser votre formulaire, comme le titre, la photo, la date de publication et d’expiration. Vous pourrez même par la suite partager votre formulaire via différentes plateformes et aux personnes de votre choix, aussi bien à des utilisateurs internes à votre entreprise qu’externe. Beaucoup de possibilités s’offrent à vous.  

Le conseil de MS Solutions : N’hésitez pas à utiliser Copilot pour vous aider dans votre première ébauche de votre questionnaire tant sur le fond que la forme ! Pour en savoir plus sur son fonctionnement, consultez notre récent article sur le sujet : Copilot dans Forms : Créez des formulaires efficaces en un clin d’œil.

 

3- Collecte de données et analyse des réponses dans Microsoft Forms

Une fois votre questionnaire terminé, la plateforme Microsoft Forms vous offre une vue d’ensemble des réponses que vous avez obtenues afin de les analyser.
Dirigez-vous simplement vers l’onglet Réponses de votre formulaire et vous verrez les réponses.

La bonne chose est que Microsoft Forms donne une représentation visuelle de toutes les réponses, ce qui le rend facile à comprendre. Vous pourrez bien évidemment voir les réponses plus en détail si vous le souhaitez. Profitez aussi de l’intégration de Microsoft Excel afin de retrouver toutes les réponses de votre questionnaire dans un tableau Excel.

Tutoriels et exemples de formulaires (sondages) avec Forms

Formulaires / Sondages Forms  

À titre d’exemple concret, envisageons une situation où l’utilisation de Microsoft Forms pourrait s’avérer extrêmement bénéfique pour votre organisation. Imaginons que vous êtes en charge de planifier la fête de fin d’année de votre équipe. Grâce à Forms, vous pouvez facilement créer un formulaire pour recueillir les préférences alimentaires, les choix de dates, les idées de thèmes, ainsi que les suggestions d’activités de chacun.

Cet outil vous permet de centraliser toutes les réponses en un seul endroit, simplifiant ainsi l’organisation de l’événement et garantissant que les besoins et les attentes de tous les participants soient pris en compte. Que ce soit pour un petit déjeuner festif, un dîner de gala, ou une soirée décontractée, Forms vous aide à orchestrer une fête de fin d’année mémorable pour votre équipe.

Voici un exemple du nôtre

Le conseil de MS Solutions

Imaginez un questionnaire où les réponses à une question déterminent les questions suivantes. C’est exactement ce que permet la fonctionnalité « Embranchement » dans Microsoft Forms !

Les embranchements vous permettent entre autre de :

  • Personnaliser l’expérience de l’utilisateur : En fonction des réponses données, vous pouvez diriger les répondants vers des questions spécifiques, rendant ainsi le questionnaire plus dynamique et pertinent.
  • Optimiser la longueur du questionnaire : Évitez de poser des questions inutiles à chaque répondant en les affichant uniquement si elles sont pertinentes.
  • Créer des scénarios complexes : Vous pouvez construire des parcours différents en fonction des choix des répondants, comme un arbre de décision.

Dans notre exemple : 

Vous commencez par demander si les participants seront présents ou non.

  • Si la réponse est « oui », vous les dirigez vers le choix du menus.
  • Si la réponse est « non », le formulaire s’arrête là.

Les intégrations possibles avec Microsoft Forms

Microsoft Forms et SharePoint

Tout comme de nombreuses autres applications Microsoft 365, Forms fonctionne bien avec SharePoint. Il existe un onglet Microsoft Forms dans SharePoint Online qui vous permet d’incorporer les formulaires d’admission ou d’incorporer les résultats. 

Microsoft Forms et Power Automate

Les formulaires s’intègrent également à Power Automate. Cela signifie que vous pouvez prendre l’entrée du formulaire et la poursuivre tout au long du processus, remplir ses données dans des listes de votre intranet SharePoint et les intégrer vers d’autres applications et bases de données de votre choix. 

Microsoft Forms et Power BI

Même si Forms vous offre un aperçu sommaire des résultats de vos questionnaires, vous avez la possibilité de connecter Forms avec Power BI. Grâce à Power BI vous serez en mesure d’avoir un détail beaucoup plus étoffé de vos résultats. 


En bref…

Microsoft Forms est une solution intuitive et polyvalente qui facilite la création de formulaire (sondages) pour les utilisateurs de Microsoft 365. Son interface simple et conviviale permet à quiconque, même sans compétences techniques, de créer des formulaires adaptés à divers besoins.

L’intégration transparente avec d’autres outils Microsoft tels que Teams, Excel, SharePoint, Power Automate, et Power BI, fait de Forms un atout puissant pour collecter, analyser et exploiter les données de manière efficace.

De plus, l’intégration de Copilot dans Forms simplifie encore davantage le processus de création en vous aidant à concevoir des formulaires optimisés, que ce soit pour un événement interne, une enquête auprès de vos employés, ou un quiz. Microsoft Forms vous offre ainsi toutes les fonctionnalités nécessaires pour centraliser les réponses et en tirer des données précieuses. 

Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à contacter un de nos experts ou suivre une de nos formations Microsoft 365.  

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