Intranet SharePoint : Propulsez votre collaboration interne

Microsoft SharePoint est une plateforme utilisant de nombreux composants différents afin de partager, gérer et publier du contenu dans votre entreprise. Il s’agit d’un intranet collaboratif améliorant la communication au sein des équipes des organisations. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus!

L’intranet SharePoint a plusieurs fonctions et raisons pour être utilisé. Il permet entre autres de réduire la quantité de papier en circulation, en plus de faciliter l’organisation, le partage et la coordination des informations. Pour en savoir plus, nous vous invitons à lire notre article pourquoi utiliser SharePoint dans votre entreprise.

Choisir SharePoint comme solution d’intranet collaboratif vous permet entre autre de :

• Développer et maintenir la culture de l’entreprise 
• Cultiver le sentiment d’appartenance grâce à une communication accrue 
• Communiquer aisément de l’information sur une base ponctuelle ou récurrente 
• Donner une visibilité aux employés sur les décisions d’entreprise, les mouvements de personnel, les nouveautés 
• Offrir un guichet unique pour de l’information clé : parcours du nouvel employé, manuel de politiques, formulaires 
• Sonder les employés sur divers sujets simplement 
• Réduire la quantité de courriels acheminés à tous les employés 
• Bénéficier d’une solution mobile qui peut être consultée partout et en tout temps 
• Varier les messages en intégrant facilement des vidéos 
• Sensibiliser les employés à des enjeux clés, comme la cybersécurité et les procédures COVID
• Partager des connaissances regroupées sous un site commun  
• Favoriser l’enthousiasme envers la mission de l’organisation 
• Réduire les silos départementaux 
• Favoriser une communication transparente bidirectionnelle grâce aux commentaires et réactions 
• Contribuer à réduire les formulaires papier et l’impression de documents 
• Maximiser l’utilisation des outils de Microsoft 365 
• Avoir des capacités de recherche moderne
• Bénéficier d’un outil sécuritaire et intégré à votre quotidien
• Avoir la possibilité de créer des sous-sites pour des départements distinct 
• Favoriser la cocréation et la coédition de contenu 
• Conserver la familiarité de l’interface pour les utilisateurs de Microsoft 365 qui intègre Outlook, leur espace de stockage OneDrive et l’outil de communication Microsoft Teams.

Intranet SharePoint est une solution collaborative permettant la création de sites SharePoint, de stocker, partager et gérer le contenu de votre entreprise tout en favorisant le travail d’équipe et le respect des droits de partage attribués.

Votre dossier OneDrive est un dossier privé vous permettant d’enregistrer vos fichiers personnels et de décider à qui vous souhaitez les partager. De son côté SharePoint permet d’enregistrer des fichiers sur lesquels toute une équipe collabore ou pour rendre public certains documents.

Les différences entre SharePoint et Teams sont que l’intranet SharePoint permet de faire le stockage dans le cloud de vos fichiers et de les partager avec vos équipes et collaborateurs alors que l’application Teams permet d’avoir une conversation (écrite ou par vidéo) et des réunions tout en collaborant sur des fichiers partagés.

En tant qu’intranet personnalisable, SharePoint peut être complètement configuré selon les besoins de votre entreprise. Vous pouvez créer des documents et les partager, utiliser des applications connectées ou encore utiliser des flux de travail.

• Guide pour personnaliser votre SharePoint
• Intégrer des applications au sein de SharePoint
• Utiliser Microsoft Teams avec SharePoint

L’intranet SharePoint est accessible depuis le site de Microsoft, office.com. Il vous suffit de vous connecter à l’aide de vos identifiants professionnels et de vous rendre dans les applications afin d’y sélectionner SharePoint.

Connexion à SharePoint

Le conseil de MS Solutions : Sauvegardez le lien dans votre barre de favoris, comme ça vous pourrez y accéder en un clic.

Vous travaillez avec un intranet SharePoint, mais vous semblez ne pas bien maîtriser la plateforme comme vous le souhaitez? Sachez que nous offrons une formation SharePoint pour utilisateurs ainsi qu’une formation SharePoint pour administrateur et concepteur.

La technologie collaborative de SharePoint vous fera gagner du temps en matière d’organisation et de répartition en éliminant les délais inutiles. Ses divers outils de communication facilitent le partage d’informations entre les différents départements. Avec SharePoint vous pouvez partager des nouvelles, histoires, documents et notes. Avec la plateforme, connectez-vous avec l’équipe et les responsables, que ce soit pour répondre à des échéances serrées, pour communiquer des renseignements essentiels ou pour assurer le suivi des composantes d’un projet !

SharePoint Intranet n’offre pas seulement des avantages pour les employeurs ! C’est une solution utile et pratique pour tout le monde, y compris les salariés. En plus de leur offrir une plateforme où l’information est facilement accessible, elle permet de simplifier les demandes de congés et la transmission d’horaires. Les avantages de l’utilisation de SharePoint pour les employés comprennent : 

• L’amélioration de la communication ;
• Partage de fichiers simplifié ; 
• Des informations d’actualité de l’entreprise ; 
• Accès en tout temps grâce à l’application mobile ; 
• Et bien plus ! 

SharePoint Intranet est la solution technologique de communication parfaite pour le télétravail. Avec SharePoint Mobile et SharePoint Online, il est possible de consulter les informations que vous recherchez, peu importe où vous êtes. Que vous utilisiez votre mobile ou votre ordinateur portable, retrouvez le même degré de productivité qu’à la maison. 

SharePoint Intranet est une technologie qui est aussi bien adaptée aux besoins des petites que des grandes entreprises, peu importe le secteur d’activité. Une plateforme commune pour rassembler les informations et la documentation est essentielle surtout lorsque votre compagnie détient plusieurs branches. Si votre objectif est de motiver vos employés, de partager des ressources facilement et de créer un espace de travail centralisé pour votre équipe, SharePoint est votre solution !

Pour garantir le succès de votre intranet SharePoint, plusieurs éléments clés doivent être réunis :

• Disposer d’un environnement Microsoft 365 fonctionnel incluant au minimum Exchange, Teams et SharePoint.
• Dégager du temps aux participants en dehors des ateliers.
• Cibler les éditeurs de contenu qui alimenteront l’intranet avec l’information propre à votre organisation.
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes IT pour le paramétrage du centre d’administration M365. 
• Les participants doivent avoir un intérêt envers la technologie et s’approprier l’outil.

L’implantation d’un Internet SharePoint ou un changement d’intranet demande une gestion du changement rigoureuse et une formation pertinente afin que les employés adhèrent à ce nouvel outil.

Typiquement, la gestion du changement doit prendre en considération autant la technologie, que l’organisation du travail et les gens. Dans le cadre d’un changement, la communication et la préparation de votre audience sont primordiaux. Chez MS Solutions, nous vous accompagnons dans la mise en place une stratégie de changement pour que le déploiement de votre intranet SharePoint collaboratif soit un succès.

Définir les objectifs et l’audience:

• Quels sont les besoins de votre entreprise ? Améliorer la communication, centraliser les informations, faciliter la collaboration ?
• Qui sont vos utilisateurs ? Quel est leur niveau de familiarité avec les outils numériques

Planifier la structure:

• Créer une arborescence logique: Organisez votre intranet en sites, sous-sites et bibliothèques de documents pour une navigation intuitive.
• Définir les autorisations: Attribuez les bons niveaux d’accès à chaque utilisateur ou groupe pour protéger les informations sensibles.

Choisir un modèle de site:

• Utiliser un modèle existant: SharePoint propose différents modèles de site (équipe, communication, etc.) qui peuvent servir de base.
• Personnaliser: Adaptez le modèle choisi aux besoins spécifiques de votre entreprise en termes de design et de fonctionnalités.

Créer du contenu:

• Développer du contenu de qualité: Rédigez des articles clairs et concis, créez des vidéos explicatives, et intégrez des images pour rendre votre intranet plus attrayant.
• Organiser le contenu: Utilisez des métadonnées pour faciliter la recherche et la classification des informations.

Mettre en place des fonctionnalités:

• Personnaliser l’apparence: Adaptez le thème et le design de votre intranet à l’image de votre entreprise.
• Intégrer des applications: Utilisez des applications tierces pour enrichir les fonctionnalités de votre intranet (ex : Yammer pour la communication, Power BI pour la visualisation de données).
• Configurer des flux de travail : Automatisez certaines tâches pour gagner en efficacité (ex : approbation de documents, gestion des demandes).

Former les utilisateurs:

• Organiser des formations: Proposez des sessions de formation pour familiariser les utilisateurs avec les fonctionnalités de l’intranet.
• Créer une documentation: Mettez à disposition une documentation en ligne pour répondre aux questions des utilisateurs.

Suivre et améliorer:

• Analyser l’utilisation: Utilisez les outils d’analyse de SharePoint pour mesurer l’utilisation de votre intranet et identifier les points d’amélioration.
• Récolter les retours: Organisez des enquêtes pour connaître l’avis des utilisateurs et apporter les modifications nécessaires.
•  

Pour réussir votre projet d’intranet SharePoint, MS Solutions vous recommande une approche pragmatique en trois phases.

1. Commencez par analyser les pratiques actuelles de partage d’information dans votre organisation pour identifier les besoins réels.
2. Passez ensuite à la conception en choisissant un modèle de site adapté à votre culture d’entreprise.
   Notre astuce : optez pour un design épuré qui met en valeur vos contenus essentiels.
3. La dernière phase consiste à déployer progressivement votre intranet auprès des utilisateurs. Misez sur des ambassadeurs dans chaque service pour faciliter l’adoption et recueillir les retours. Un programme de formation personnalisé accompagne naturellement cette étape cruciale.

SharePoint va bien au-delà d’un simple intranet traditionnel. Cette plateforme se distingue par sa flexibilité remarquable, vous permettant de créer un véritable environnement de travail numérique adapté à vos besoins.

Un intranet classique se limite souvent au partage d’informations descendantes. SharePoint, quant à lui, transforme votre espace digital en un hub collaboratif dynamique où vos équipes peuvent interagir, co-créer et partager leurs connaissances.

Imaginez un écosystème où chaque département personnalise son espace tout en restant connecté à l’ensemble de l’organisation. Les équipes marketing gèrent leurs campagnes pendant que les RH diffusent leurs actualités, le tout dans un environnement unifié et sécurisé.