Comme pour plusieurs au cours de la dernière année, le télétravail est devenu chose courante pour les entreprises et leurs employés. C’est pourquoi les applications sont de plus en plus utilisées et nécessaires sur nos ordinateurs à la maison. L’un de ces outils le plus utilisé actuellement est la plateforme Microsoft 365. Depuis les débuts de cette plateforme cloud, Microsoft ne cesse d’améliorer ses produits compris dans son offre Microsoft 365. En juillet 2020, leur outil le plus récent fut lancé, Microsoft Lists, en tant que réponse aux autres outils de gestion comme Asana, Airtable et Wrike.

C’est quoi Microsoft Lists?

Microsofts Lists est une version améliorée et plus avancée de la fonction liste de Microsoft SharePoint qui en fait désormais une application distincte. Microsoft Lists a pour fonction de faire le suivi de tâches, projets ou quelconque énumération d’éléments de liste. Cependant, ce n’est pas sa seule utilité. En effet, Microsoft Lists permet aussi de créer des tableaux personnalisables à vos besoins : suivi d’inventaire, suivi des voyages d’affaires, un calendrier de contenu ou d’évènements à venir, la gestion du personnel et plus encore.  

En extirpant cette fonction de SharePoint, Microsoft rend désormais possible le suivi des tâches et projets, peu importe leur nature, sans demander à nous l’utilisateur d’employer plusieurs applications pour faire plusieurs listes. De plus, Microsoft Lists est pensé pour le travail d’équipe plutôt que les tâches individuelles, comme, par exemple, Microsoft To Do. 

Quand utiliser Microsoft Lists 

Avec cet éventail d’applications offerts par Microsoft, il est facile de s’y perdre. Est-ce que j’utilise Microsoft To Do? Microsoft Lists? Microsoft Planner? Et c’est quoi cette liste de tâche que je peux voir sur Microsoft Teams? 

Commençons avec le plus simple. Microsoft Teams est utile dans le sens qu’il a la capacité de visualiser les listes pour les 3 autres produits Microsoft mentionnés ci-haut. Bien que Microsoft Lists ne soit pas intégré comme To Do et Planner dans l’application Microsoft Teams, il est possible de l’ajouter via la fonction applications de Teams. En somme, les tâches sur Teams ont pour fonction d’être visible à l’utilisateur. Il faudra tout de même ouvrir l’autre produit Microsoft choisi pour créer, modifier ou même supprimer les tâches. 

Pour ce qui est des trois grands produits de création et gestion de listes, votre choix dépendra d’abord si cette liste est pour vous seul ou pour une équipe. En effet, seul Microsoft To Do est conçu pour une gestion des tâches et des projets personnels alors que Microsoft Planner et Microsoft Lists ont été pensé pour les tâches et projets pour les équipes. Il est tout de même possible pour un utilisateur sur Microsoft Lists de faire une liste personnelle sans que personne d’autre ne puisse la voir. 

Bien que les deux applications soient conçues pour le travail fait en équipe, l’avantage de Microsoft Lists comparativement à Microsoft Planner est sa flexibilité et sa capacité d’adaptation. En effet, cette nouvelle application Microsoft permet de personnaliser les tâches et projets plus en profondeur dès le départ. La réelle valeur ajoutée de Microsoft Lists est que cette application permet de faire le suivi de projets qui ne consiste pas que de tâches. Grâce à sa fonction de création de tableau et de l’intégration du calendrier, Microsoft Lists permet ainsi un suivi intégral de ce qui se déroule au sein des équipes et son quotidien en un seul endroit. 

En complément de cet article, nous vous suggérons notre article : Tirez le meilleur de Microsoft Lists.

Comment utiliser Microsoft Lists ?

Lancez-vous dans Microsoft Lists en quelques clics via le lanceur d’applications Microsoft 365. Pour créer votre première liste, choisissez parmi les modèles prêts à l’emploi ou démarrez de zéro selon vos besoins.

Personnalisez votre affichage grâce aux vues multiples : calendrier, grille ou galerie. La fonction de formatage conditionnel vous permet d’ajouter des codes couleur et des indicateurs visuels pour repérer rapidement les éléments prioritaires.

Optimisez votre productivité en configurant des alertes automatiques et des rappels pour les dates importantes. L’application mobile vous donne accès à vos listes même en déplacement, parfait pour mettre à jour vos informations à tout moment.

Comment ajouter Microsoft Lists à SharePoint ?

Accédez à votre site SharePoint et sélectionnez le bouton « + » dans la barre de navigation supérieure. Choisissez ensuite « Liste » dans le menu déroulant.

Vous avez maintenant le choix entre créer une liste vide, utiliser un modèle préconfiguré ou importer des données depuis Excel. La création à partir d’un modèle vous fait gagner du temps avec des colonnes et des vues déjà optimisées pour différents cas d’usage.

Une fois votre liste créée, personnalisez-la selon vos besoins en ajoutant des colonnes, en configurant des vues et en définissant les autorisations d’accès. N’oubliez pas d’activer les notifications pour que votre équipe reste informée des modifications importantes.

À quoi sert l’application mobile Microsoft Lists ?

L’application mobile vous accompagne partout pour gérer vos listes en temps réel. Que vous soyez en réunion client ou sur le terrain, consultez et mettez à jour vos données instantanément depuis votre smartphone.

La synchronisation automatique garantit que toute votre équipe dispose des informations les plus récentes. Vous pouvez même travailler hors connexion : vos modifications se mettront à jour dès que vous retrouverez du réseau.

Un responsable d’équipe peut par exemple valider les congés directement depuis son mobile, tandis qu’un commercial mettra à jour son suivi client entre deux rendez-vous. La version mobile offre aussi des notifications personnalisables pour rester informé des changements importants dans vos listes.

En bref 

La nouvelle application Microsoft Lists est celle qui vous permettra de faire un suivi personnalisé et adéquat pour votre environnement de travail avec vos équipes tout en restant dans l’environnement de Microsoft 365. Contactez un de nos spécialistes Microsoft dès maintenant pour vos questions sur la suite Microsoft 365 et son intégration. 

Pour aller plus loin sur Microsoft Lists, n’hésitez pas à consulter notre webinaire Tirez le meilleur de Microsoft Lists. Abonnez-vous à notre infolettre pour recevoir nos dernières nouveautés sur l’univers des TI.