À l’ère du travail moderne, les entreprises recherchent constamment des moyens d’améliorer leur efficacité, leur communication interne et leur productivité. L’intranet SharePoint de Microsoft s’impose comme une solution idéale pour répondre à ce besoin. 

Cette plateforme collaborative intégrée à vos outils du quotidien a plus d’un atout dans son sac pour séduire un large panel d’entreprises, de la PME à la grande entreprise. 

Que vous soyez un utilisateur novice ou un administrateur expérimenté, cet article vous guidera à travers les aspects clés de l’intranet SharePoint et vous aidera à tirer le meilleur parti de cet outil puissant.  

Nous aborderons cet article sous forme de question / réponse regroupées sous 4 grandes sections : Général, Fonctionnalités, Administation, Formation. 

Si vous ne trouvez pas la réponse à vos questions dans cet article, n’hésitez pas à prendre contact avec l’un de nos experts, il nous fera plaisir d’y répondre. 

Général     

1- Qu’est-ce que SharePoint ? 

SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de contenu de Microsoft. Elle permet aux organisations de créer des sites web, de sauvegarder et de partager des fichiers, de collaborer sur des projets. 

Dans le cadre de l’intranet SharePoint il est important de faire la distinction entre l’espace d’édition et de collaboration qu’offre l’application SharePoint ; et l’intranet SharePoint qui est un espace de publication.

2- Qu’est-ce que l’intranet SharePoint ?  

L’intranet SharePoint est une solution collaborative permettant la création de sites SharePoint, de sauvegarder, partager et gérer le contenu de votre entreprise tout en favorisant le travail d’équipe et le respect des droits de partage attribués. 
À date, c’est une solution utilisée par plus de 200 000 organisations et 190 millions de personnes. 

3- Quels sont les avantages de l’utilisation d’un intranet SharePoint ? 

Faire son intranet peut avec SharePoint peut présenter de nombreux avantages tant pour l’entreprise que pour les utilisateurs. En voici quelques-uns :  

Pour l’entreprise :  

• Réduction des coûts 
• Augmentation de la collaboration  
• Culture d’entreprise plus forte 
• Centralisation des informations et réduction des canaux de communication 
• Sécurité des données renforcée – Granularité des accès 
• Maximisation de l’utilisation de votre environnement Microsoft 365 
• Personnalisable et « No-code » 
• Communication non-directionnelle 

Pour les utilisateurs :  

• Meilleure communication 
• Accès facile aux informations grâce à la centralisation des informations à l’ergonomie de l’intranet SharePoint 
• Autonomie dans la recherche des informations 
• Gain de temps et de productivité 
• Accès mobile via l’application 
• Sentiment d’appartenance et d’engagement renforcé 

4- Comment puis-je accéder à l’intranet SharePoint de mon organisation ? 

Votre accès à l’intranet SharePoint dépendra de la configuration de votre organisation.  

En général, vous pourrez y accéder via un navigateur web via cette url : https://www.office.com/ en utilisant votre adresse courriel et votre mot de passe professionnels.
Vous pouvez également l’ajouter en tant qu’onglet dans votre environnement Microsoft Teams. 

Le conseil de MS Solutions : Ajoutez-le à vos favoris dans votre navigateur, un intranet SharePoint, c’est vivant ! Il y a fort à parier que vous le consulterez régulièrement. 

Fonctionnalités  

5- Quels types de sites web puis-je créer avec SharePoint ? 

SharePoint vous permet de créer une grande variété de sites web, notamment : 

• Sites d’équipe : pour la collaboration au sein d’une équipe 
• Sites de communication : pour partager des informations avec un public plus large 
• Sites de documents : pour sauvegarder et partager des fichiers 
• Sites d’applications : pour héberger des applications web

6- Comment puis-je partager des fichiers avec d’autres personnes sur SharePoint ? 

Il existe plusieurs façons de partager un fichier avec d’autres utilisateurs sur SharePoint.  
Si votre but est de collaborer sur ce fichier voici les méthodes qui s’offrent à vous : 

• En les chargeant dans une bibliothèque de documents et en accordant des autorisations aux utilisateurs 
• En créant un lien vers le fichier et en le partageant avec d’autres personnes 
• En envoyant le fichier par courriel  

Si votre objectif est de communiquer l’information à l’ensemble de l’organisation, le mettre à disposition sur votre intranet SharePoint sera la manière la plus efficiente de le rendre accessible. 

Administration  

7- Comment puis-je administrer l’intranet SharePoint de mon organisation ?  

L’administration de SharePoint est généralement effectuée par des administrateurs SharePoint désignés et formés. 

Les administrateurs SharePoint ont accès à un large éventail de fonctionnalités, notamment : 

• Création et gestion de sites web 
• Configuration des autorisations et des paramètres de sécurité 
• Gestion des utilisateurs et des groupes 
• Surveillance des performances  

Le conseil de MS Solutions : Afin de donner toutes les chances à votre intranet d’être une réussite, n’hésitez pas à offrir une formation SharePoint pour administrateurs et concepteur à votre ou vos personne(s)-ressource(s). Ainsi, elle sera en mesure de faire vivre votre intranet ! 

8- Quels sont les meilleures pratiques pour un intranet SharePoint en termes de contenu ?

Un intranet SharePoint bien conçu peut être un outil précieux pour la collaboration, la communication et la productivité des employés. Cependant, pour qu’il soit efficace, il est important de s’assurer que le contenu est de haute qualité, pertinent et facile à trouver.  

⭐ Voici quelques-unes des meilleures pratiques pour le contenu d’un intranet SharePoint aux petits oignons :

• Définir un objectif clair et un public cible  
• Prioriser la qualité et la pertinence 
• Organiser le contenu de manière logique 
• Utiliser des titres et des descriptions claires 
• Formater le texte de manière lisible 
• Tenir le contenu à jour 
• Promouvoir le contenu auprès des utilisateurs 
• Encourager la participation des utilisateurs 
• Analyser l’utilisation du contenu 
• Respecter les normes de l’organisation 

Formation  

9- Comment puis-je apprendre à utiliser SharePoint ?

Pour bénéficier d’une formation dispensée par des experts, notre équipe propose deux types de parcours adaptés à votre rôle dans le projet de déploiement et de prise en main de votre intranet SharePoint. 

La formation destinée aux administrateurs et concepteurs SharePoint convient parfaitement aux personnes chargées de concevoir et de gérer l’intranet au quotidien. 

Quant à notre formation pour les utilisateurs de SharePoint, elle permet à vos équipes de mieux appréhender cet outil, transformant ainsi votre intranet en un pilier central de votre communication interne. 

Si vous en êtes au début de votre projet de création d’intranet SharePoint, notre équipe d’experts propose également un accompagnement personnalisé pour accélérer votre progression dans la conception et la mise en œuvre de votre intranet. 

Par ailleurs, le site de Microsoft regorge également de ressources précieuses dédiées à l’intranet SharePoint. 

10- Où puis-je trouver des ressources pertinentes et des exemples d’intranet SharePoint ? 

Le blogue de MS Solutions regorge de ressources intéressantes sur l’intranet SharePoint ! 

❤️ Voici quelques articles et webinaires d’intérêts qui vous aideront à mieux maitriser le sujet, on y a mis tout notre cœur, promis ! 

Articles de blogue :  

• Intranet SharePoint : Propulsez la collaboration et la communication interne de votre entreprise 
• Comment créer un intranet riche en contenu avec SharePoint ? 
• Le parcours de création d’un intranet SharePoint collaboratif avec MS Solutions 

Webinaires :  

• L’intranet SharePoint simplifie vos communications internes 
• Le parcours de création d’un intranet SharePoint avec l’Ordre des pharmaciens du Québec 

En bref, 

L’intranet SharePoint est un outil puissant qui peut transformer la façon dont les organisations communiquent, collaborent et partagent des informations. En répondant aux 10 questions les plus fréquentes sur l’intranet SharePoint, nous avons dissipé certains des mystères entourant cette plateforme et mis en évidence ses nombreux avantages. 

N’oubliez pas que l’intranet SharePoint est un outil évolutif qui peut être adapté aux besoins spécifiques de votre organisation. En explorant les différentes fonctionnalités et en les personnalisant, vous pouvez créer un intranet SharePoint qui stimule la collaboration, la productivité et l’innovation au sein de votre équipe. 

Si votre organisation souhaite être guidée et formée par nos experts Microsoft 365, n’hésitez pas à prendre contact avec nous.