Microsoft SharePoint est une solution ayant de nombreuses fonctionnalités toutes plus utiles les unes que les autres, malheureusement comme chaque solution, SharePoint comporte aussi des limitations. Même s’il est souvent question des avantages de ce dernier, il est aussi important de connaitre les petites « moins » de cet outil. Cependant, nous savons que ces plateformes sont très régulièrement mises à jour, donc ce sont des limitations qui peuvent être résolues à tout moment.  

1- Limite de 5000 documents et fichiers affichés

Cette limite est en vigueur depuis un certain temps et n’a pas été améliorée. Et cette dernière peut être contraignante. Alors certes, cette limite ne représente pas le nombre total de documents et fichiers que votre bibliothèque peut contenir, heureusement, mais le nombre de fichiers et documents que vous pouvez afficher. Avant certaines mises à jour, lorsque votre bibliothèque atteignait les 5000 éléments, cette dernière devenait presque inutilisable, heureusement ce n’est plus le cas avec les récentes mises à jour.  

Cela se traduit par une bibliothèque ayant un chargement plus lent et des difficultés pour synchroniser des éléments et la difficulté d’effectuer certaines opérations telles le fait de renommer ses documents.  

Comment faire pour éviter d’en arriver à ce problème? 

• Ne stockez pas plus de 20-30 000 fichiers et documents dans une seule librairie. 
• Créez plusieurs librairies et répartissez les documents dans celles-ci. 
• Faire une réflexion à votre structure documentaire, incluant les sites SharePoint. 

2- Limitation de 300 000 éléments à synchroniser avec OneDrive

La seconde limite que vous êtes susceptible de rencontrer sur SharePoint est la limite de synchronisation de 300 000 éléments grâce à OneDrive pour entreprise. Selon Microsoft, cette limite ne peut pas dépasser 300 000 éléments sur tous les emplacements synchronisés. Pour être précis, ce n’est pas une limite stricte, mais plutôt une ligne directrice. Et comme il est très courant pour un utilisateur de synchroniser des centaines de milliers de fichiers sur de nombreux sites / bibliothèques SharePoint, le problème apparaît assez souvent. Et cela se traduit par le fait que OneDrive n’est pas en mesure de synchroniser tous vos éléments. Quand c’est possible, ne pas synchroniser les bibliothèques SharePoint inutilement. L’ interface web offre plus de stabilité et minimise les problèmes.

3- Limitation de 400 caractères dans l’URL

Les URLs dans SharePoint sont limitées à 400 caractères au-delà de ce nombre vous ferez face à un message d’erreur. Pour éviter que cela vous arrive, il faut que vous créiez des librairies avec des noms courts et utilisiez des métadonnées pour vous aider à vous donner plus de contexte, hors URL. 

En bref…

SharePoint comme tous autres plateformes comporte quelques petits désavantages. Cependant, vous pouvez d’une manière ou d’une autre éviter ou minimiser ces limitations. Pour en savoir plus, suivez une formation SharePoint ou contactez un de nos experts.