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Pourquoi utiliser SharePoint dans votre entreprise?

Nous arrivons dans une ère où le papier commence peu à peu à disparaitre pour laisser place à des solutions numériques. Plusieurs plateformes de gestion documentaire et de partage de documents sont disponibles. C’est le cas de SharePoint qui est une application inclue dans la suite Microsoft 365. Cette application de gestion électronique des documents (GED) propose de multiple de façons de s’organiser sans papier! Voici quelques conseils afin d’améliorer vos méthodes de travail avec SharePoint et ainsi adopter une organisation parfaite. 

 

1- Bibliothèque numérique sans papier

Pourtant vous étiez sûr d’avoir rangé le document listant les invités du party de Noël dans ce classeur, et vous ne le retrouvez plus… Utilisez votre intranet SharePoint pour vous organiser. SharePoint, avec ses fonctionnalités de recherche en entreprise, vous permet de trouver – et même de modifier et de partager – ce document en quelques secondes. SharePoint risque de vous épargner un temps précieux dans la classification, la mise en évidence et la recherche de vos documents d’équipe ! 

2- Collaborer plus simplement

Collaborer avec ses collègues sur un même document peut encore une fois demander énormément de coordination et d’organisation. Dans certains cas, il se peut aussi que les documents aient besoin d’être partagés avec des partenaires ou des clients, ce qui rend la tâche encore plus complexe. Mais SharePoint vient résoudre ce processus compliqué. Le déploiement SharePoint online permet de partager des documents avec des utilisateurs internes et externes. Si les destinataires externes utilisent SharePoint ou ont un compte Microsoft, ils peuvent interagir directement avec votre document, en fournissant à la fois contenu et commentaires. La collaboration est plus rapide, demande moins d’effort et réduit considérablement les copies de document intermédiaires dans votre boîte de messagerie. 

3- Outil de partage

SharePoint est un excellent outil de partage. En effet, en partageant les documents et les informations de votre entreprise aux différentes parties prenantes via SharePoint, vous disposerez d’un gain de temps considérable. Grâce à l’utilisation de la solution SharePoint, vous réduirez l’envoi et la recherche de courriel (dans lequel il est facile de s’y perdre) – on estime ce risque à 50%. Il peut également vous aider à centraliser la communication avec l’ensemble du personnel, en créant une source unique d’accès aux documents et informations. Ainsi, vous éviterez les doublons inutiles et accélèrerez le traitement de l’information.
De plus, tous les accès de ces documents peuvent être contrôlés par le propriétaire de ces derniers. Utile lorsque vous partagez des documents comportant des informations confidentielles. Bien comprendre l’outil de partage de SharePoint est primordial pour effectuer un travail efficace et sécuritaire. Suivre une formation SharePoint dédiée aux entreprises peut être bénéfique pour les employés et ainsi, accroitre l’efficacité de votre personnel.  

4- Emmener vos informations SharePoint de partout

Votre intranet SharePoint vous accompagne partout! Basé sur un système web, vos informations sont disponibles sur tous les appareils, que ce soit les ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables ou des cellulaires intelligents. En tant que plateforme de collaboration, toutes les activités, informations et documents de votre intranet sont disponibles en ligne, dans un environnement sécurisé, permettant à vos employés en télétravail d’y accéder facilement!

En bref…

SharePoint permet de réduire considérablement la quantité de papier en circulation, en plus de faciliter l’organisation, le partage et la coordination des informations au sein d’un processus de travail en entreprise. 

Vous aimeriez mettre en place cet outil pour votre équipe, nous vous conseillons de lire l’article suivant : Le parcours de création d’un intranet SharePoint collaboratif avec MS Solutions.
Si vous avez de plus amples questions concernant la solution SharePoint, MS Solutions peut vous aider grâce à un accompagnement personnalisé pour l’implantation de votre nouvel intranet, ainsi que ses formations en ligne disponible sur notre plateforme YAZI. N’hésitez pas à contacter un de nos experts dans le domaine.

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