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Le parcours de création d’un intranet SharePoint collaboratif avec MS Solutions

Lors de notre webinaire du 26 novembre 2021, nous avons vu, avec la collaboration de l’Ordre des pharmaciens du Québec, comment leur intranet SharePoint collaboratif a été mis en place grâce à l’expertise de l’équipe de MS Solutions. Voyons aujourd’hui quel est le parcours type chez MS Solutions de la création d’un intranet SharePoint collaboratif.

 

Pourquoi un intranet SharePoint collaboratif

Plusieurs raisons peuvent amener une entreprise à démarrer la mise en œuvre d’un intranet SharePoint collaboratif : objectifs stratégiques, mise à jour des outils technologiques, connecter les valeurs de l’entreprise à ses pratiques au quotidien grâce aux technologies de l’information, etc.

Quel que soit les explications qui amènent l’entreprise à vouloir mettre en place un intranet SharePoint collaboratif, ce dernier peut répondre à différents objectifs au sein de votre entreprise, entre-autres : 

  • Développer un outil de communication et d’information interne; 
  • Soutenir le travail d’équipe; 
  • Faciliter l’accès à des documents ou applications de gestion; 
  • Modernisation de votre intranet actuel.

Le choix de l’intranet SharePoint collaboratif peut aussi s’expliquer par le fait que l’environnement Microsoft 365 est déjà en place et utilisé. 

Les étapes de création

Lors du webinaire, les représentantes de l’Ordre nous ont expliqué que cela avait pris environ 9 mois de travail entre le début de leur collaboration avec l’équipe de MS Solutions et la mise en ligne de l’intranet afin qu’il soit complété et accessible à tous. Bien que cela peut sembler être long, il ne faut pas ignorer qu’il s’agit d’un nouvel outil complet qui est axé sur la collaboration et qui sera mis en place pour l’ensemble de votre entreprise, incluant un volume considérable de contenu. Cette plateforme sera alors utilisée plusieurs fois par jour par plusieurs personnes en même temps. Pour avoir un intranet SharePoint collaboratif complet et qui répond à vos besoins, il est donc important de passer les différentes étapes de création : 

  1. Équipe du projet : 
    • Formation d’une équipe combinant vos experts en TI et en communications; 
    • Définition des rôles de chacun des membres de l’équipe;
    • Mandat : déterminer le contenu de l’intranet ou portail.
  2. Co-construction :
    • Formation des membres de l’équipe aux fonctionnalités de SharePoint et Microsoft Teams; 
    • Création du site de communication; Découvertes des sites d’équipe et de communication SharePoint; 
    • Formation et période d’essais/erreurs pour l’utilisation de la plateforme.
  3. Le contenu : 
    • Principes de bases : déterminer quel type de contenu devra se retrouver sur l’intranet et comment le présenter pour une utilisation quotidienne de la plateforme, et de son contenu, par l’ensemble des employés; 
    • Identifier le contenu pertinent à intégrer sur la nouvelle plateforme au sein du contenu déjà existant au sein de l’entreprise.
  4. Le menu de navigation : 
    • Classer et organiser l’information : n’hésitez pas à faire comme l’Ordre des pharmaciens du Québec et à utiliser la fonction du tableau blanc de Microsoft Teams pour que l’équipe puisse collaborer sur le menu de navigation et communiquer facilement leur idées et questions.
    • Chaque menu est unique, car chaque organisation est unique.
  5. Nom et logo :
    • Bien que le logo et nom de votre intranet pourrait rester le même que votre intranet actuel, nous vous conseillons de faire participer vos employés grâce à un concours pour trouver un nom et un logo propre à votre futur intranet SharePoint collaboratif. Avant même que celui-ci soit mis en ligne et disponible, vous ferez déjà participer vos équipes sur le projet grâce à leur implication dans le choix du nom et du logo. 
    • Le choix peut être en lien avec vos couleurs, nom et logo actuel ou bien être complètement différent et distinct.  

 

 

Pourquoi choisir MS Solutions

MS Solutions est une entreprise qui encourage et mise sur la coopération, la collaboration et la co-construction. Il en va donc de soi que l’équipe d’experts saura vous accompagner jusqu’à la fin de votre partenariat pour la création de votre nouvel intranet SharePoint, mais aussi pour assurer la collaboration qui saura offert au sein de vos équipes de travail. De plus, travailler avec MS Solutions, vous permet de devenir autonome avec vos outils technologiques une fois le projet terminé.  

L’équipe d’experts de MS Solutions peut vous accompagner dans la création de votre futur intranet SharePoint en tant que partenaire Microsoft et aussi en raison de leur expertise en la matière et leur désir de rendre la collaboration accessible à toutes les entreprises de toute les tailles. 

 

En bref

Cherchez-vous à améliorer la collaboration au sein de vos équipes de travail malgré la distance causée par le télétravail et/ou le travail en mode hybride? L’intranet SharePoint collaboratif peut être la solution que vous cherchez. N’hésitez pas à contacter notre équipe d’expert pour en savoir plus et si cela peut répondre à vos besoins d’entreprise.

 

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