Microsoft OneDrive est un stockage en ligne intégré à Microsoft 365. Il permet de sauvegarder des fichiers (documents, vidéos, photos) dans le cloud, de les ouvrir, de les modifier, et de les partager à partir de n’importe lequel de vos appareils. Microsoft OneDrive fait office de disque dur, il est possible d’y ajouter tout type de documents afin d’y accéder où que vous soyez. Pour toutes ces raisons, Microsoft OneDrive simplifie le partage et la collaboration.

Accessibilité

Pour vous servir de Microsoft OneDrive, vous devez avoir un compte Microsoft. Il est accessible sur tous types d’appareils connectés (ordinateur, tablette tactile, cellulaire). Pour vous connecter à Microsoft OneDrive, plusieurs solutions s’offrent à vous :

• Via votre navigateur  
• Via le lanceur d’applications lorsque vous êtes connecté à l’interface Office 365 
• Via l’application OneDrive téléchargeable sur PC ou MAC. 
• Via l’application mobile OneDrive téléchargeable sur Google Play ou l’App Store

Stockage

OneDrive est un système de cloud proposé par Microsoft qui vous permet de sauvegarder vos fichiers en ligne (jusqu’à 5Go disponibles avec la version gratuite). La sauvegarde de vos données sur le Cloud vous permet d’éviter l’utilisation de disques durs physiques qui peuvent tomber en panne et vous faire perdre toutes vos données.

De plus, la sécurité de Microsoft OneDrive est garantie par Microsoft. Néanmoins, il ne faudra pas sous-estimer l’importance du choix de votre mot de passe afin de protéger vos fichiers adéquatement. Consultez notre article pour connaître les 3 règles d’or pour choisir un mot de passe sécurisé.

Toutefois, il est important de noter que la sauvegarde de données n’est plus incluse et vous devriez opter pour une solution de sauvegarde pour Microsoft 365 pour une meilleure réplication de votre contenu. 

Partage

Au-delà du stockage, Microsoft OneDrive est également un excellent outil de partage et de collaboration.

En effet, il vous permet de partager vos fichiers via un lien de partage ou un courriel envoyé à une ou plusieurs personnes de votre choix. Vous pouvez également décider du degré d’autorisation que vous voulez donner au destinataire : afficher, éditer, ou laisser des commentaires sur le document.  

Pour lire un document ou un fichier partagé, votre destinataire n’a pas besoin de se connecter à son compte Microsoft. Une fois munis du lien qui mène vers votre fichier, vos destinataires pourront modifier, ajouter, renommer et supprimer le fichier. À l’inverse, si vous n’autorisez pas les modifications, vos destinataires pourront quand même afficher et télécharger le document. 

Le partage de vos fichiers via Microsoft OneDrive évite le transfert de fichier par pièce jointe qui peut être lent à envoyer pour l’expéditeur, mais aussi à télécharger pour le destinataire. Au-delà de ce confort, privilégier le partage de lien au profit des pièces jointes permet de garder un historique de versions du document et d’en assurer la traçabilité en cas de modification par exemple. 

Synchronisation

Microsoft OneDrive vous permet de travailler simultanément sur un document en même temps qu’un autre utilisateur. 

Il existe deux possibilités : le travail en ligne, et le travail hors ligne. Si vous travaillez sur un ordinateur connecté à internet, la synchronisation se fait automatiquement sur les fichiers du cloud. En cas de perte de connexion à internet, vous ne perdrez pas vos fichiers; il vous suffira d’attendre que la connexion à internet revienne et la synchronisation se fera automatiquement. 

À partir de votre ordinateur, un accès hors connexion est créé automatiquement. Vous pouvez y ajouter de nouveaux documents ou travailler sur des documents déjà ouverts sur le poste. La synchronisation se fait à la nouvelle connexion à internet. 

Compatibilité

Si vous ouvrez un fichier de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint ou OneNote), il s’ouvrira avec une version en ligne et non avec la version installée sur votre poste. Vous pourrez directement l’ouvrir à partir de Microsoft OneDrive sans avoir à passer par l’application installée sur votre appareil. Comme mentionné plus haut, votre document, peu importe son format, pourra être consulté via différents types d’appareils connectés. 

En bref

Vous l’aurez compris, Microsoft OneDrive est bien plus qu’un espace de stockage. C’est un véritable outil de collaboration qui vous permet de gagner en productivité, mais aussi en sécurité. Microsoft vous en propose une version gratuite (jusqu’à 5GO d’espace), mais aussi plusieurs forfaits selon vos besoins afin de répondre au mieux aux nécessités des particuliers et entreprises.

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