Dans un récent webinaire, nous avons abordé la problématique de la continuité d’affaires dans un contexte de pénurie de matériel informatique.
Afin d’apporter une vision d’ensemble sur cette problématique mondiale, nous avons passé en revue les causes de la pénurie de matériel informatique en apportant des précisions sur le matériel concerné. Ensuite, nous avons abordé les avantages de passer d’une gestion de l’approvisionnement « Just in time » à une gestion « Just in case ». Puis, nous avons également fait un point sur les risques encourus à cause de la pénurie de matériel informatique. Dans l’idée d’être proactif face à ce sujet, nous vous avons également proposé des pistes de solutions à court, moyen, et long terme pour y pallier.

Pourquoi y a-t-il une pénurie et quel matériel est concerné 

La pénurie de matériel informatique est la somme d’une multitude de facteurs qui ont eu un effet boule de neige sur la chaine de production.  

En effet, sachant que 87 % des composants électroniques mondiaux sont produits en Asie (ABS News, 2022), il n’est pas surprenant que la production ait subit des soubresauts ces dernières années. On note la politique zéro COVID en Chine, qui a poussé tous les travailleurs d’usine à s’isoler, en plus de mettre les usines et les ports en suspens ; mais aussi l’incendie qui a touché la plus grande usine de composants électroniques située au Japon. (Usine nouvelle, 2021) 

D’autre part, les blocus ferroviaires et routiers récents, la pénurie de main-d’œuvre et l’absentéisme sont venus aggraver les retards de productions.  

S’ajoute à cela le contexte de guerre entre l’Ukraine et la Russie qui impacte la production de matières premières essentielles à la fabrication de composants électroniques. (Le Monde Informatique, 2022) 

En somme, on note que d’une part la production a diminué, mais d’autre part la demande a quant à elle augmentée, notamment vis-à-vis des besoins en matériel informatique pour les télétravailleurs.  

Ce dérèglement entre l’offre et la demande a causé des listes d’attente qui s’allongent concernant la commande d’ordinateurs portables et de bureau, d’écrans, de téléphones, de tablettes tactiles, de serveurs, et plusieurs heures composantes de notre quotidien. 

Passer d’une approche « Just in time » vers le « Just in case »  

La majorité des entreprises ont tendance à fonctionner sur une approche « Just in time » vis-à-vis de leur approvisionnement de matériel informatique.   

Cette approche consiste à gérer en fonction des commandes et non en fonction des stocks. Les entreprises produisent ou achètent seulement la quantité nécessaire au moment précis où le besoin est présent.   

C’est le cas par exemple lorsqu’une entreprise attend qu’un employé soit embauché pour acheter le matériel informatique qui lui sera remis.   

Ce mode de fonctionnement a permis aux entreprises de réduire leur niveau d’inventaire grâce à un approvisionnement « Just in time » qui arrive au bon moment. Néanmoins, cette approche a des limites, car elle nécessite une chaine d’approvisionnement fluide.  

Afin de s’adapter au contexte de pénurie de matériel informatique, nous vous conseillons d’adopter une approche « Just in case ». Cette approche consiste à anticiper le besoin en ayant en inventaire du matériel informatique d’avance. Cela permet de réduire le délai d’approvisionnement, de production et de commercialisation.   

Bien que cette méthode permette de contrer l’impact de la pénurie de matériel, il est important de noter qu’elle entraine un retour des inventaires et des entrepôts et génère des coûts de stockage et de manutention qui peuvent affecter les liquidités.  

Étant conscients que cette approche n’est pas à la portée de toutes les organisations, vous pourriez opter pour une approche alternative en fonctionnement sur un mode hybride des deux approches présentées ci-dessous. Cela nécessiterait de stocker des composants stratégiques pour éviter des bris de service coûteux et de réserver l’approche « Just in time » a des biens plus accessibles.  

À titre d’exemple, vous pourriez conserver en inventaire des ordinateurs portables et des écrans, qui ont des délais de livraisons très longs, et vous procurer au besoin des souris, claviers et casques d’écoute. 

Les risques d’affaires de la pénurie de matériel informatique pour votre entreprise

La pénurie de matériel informatique, si elle n’est pas bien gérée par votre entreprise, pourrait engendrer des risques à deux niveaux : la productivité et la sécurité.  

En effet, la productivité de votre entreprise peut en pâtir en cas de manque d’ordinateurs, car vos employés n’auraient pas le matériel dont ils ont besoin pour effectuer leurs tâches. Aussi, vous pourriez être ralenti dans vos embauches faute de pouvoir fournir le matériel nécessaire à vos nouvelles recrues. Il faut prendre conscience de notre dépendance au matériel informatique pour une productivité accrue. 

Concernant le volet sécurité, plusieurs brèches de sécurité peuvent être ouvertes à cause d’une mauvaise gestion vis-à-vis de la pénurie de matériel informatique.  

On note par exemple une mauvaise utilisation d’un programme de BYOD (Bring your own device) ou acquisition de matériel non sécuritaire en mode hybride.  

Par exemple, si vous faites travailler vos employés sur leurs ordinateurs personnels en attendant de recevoir leur matériel professionnel, vous perdez un contrôle sur l’aspect sécuritaire de vos données.

Pistes de solutions pour contrer la pénurie de matériel informatique

Il est possible de mettre en place plusieurs actions à court, moyen et long terme pour atténuer l’incidence de la pénurie de matériel informatique sur vos opérations. Voici le plan que nous vous proposons aujourd’hui :   

Court terme – prévoir de l’approvisionnement  

Nous vous conseillons de prévoir un inventaire d’ordinateurs pour la croissance de votre main-d’œuvre et le remplacement de ceux qui sont désuets.   

Aussi, il est important de miser sur des ordinateurs de meilleure qualité et plus durables. Afin de vous donner un ordre d’idée, on préconise un renouvellement de 25 % du parc informatique annuellement, en plus de prévoir vos besoins selon la croissance, ou au minimum de 10 % sachant que toute commande de matériel informatique a maintenant des délais de livraison très longs.  

D’un point de vue économique, anticiper vos besoins pourrait également s’avérer bénéfique afin de vous prémunir de l’inflation qui n’épargne pas le secteur informatique.  

Moyen terme – Poste de travail virtuel  

Afin de pallier la pénurie de matériel informatique sur du moyen terme, vous pouvez opter pour Windows 365 ou un poste de travail virtuel (VDI) qui vous permettront de dématérialiser ce qui peut l’être, de façon temporaire ou permanente.  

Vous pouvez également mettre en place un programme BYOD (Bring your own device) bien planifié, avec des paramètres de sécurité définis pour assurer une approche « Zero Trust » en tout temps.   

Moyen terme – Solutions cloud  

Opter pour des solutions infonuagiques pour tous vos besoins, ou une approche hybride vous permettra encore une fois de dématérialiser ce qui peut l’être, et ainsi d’être moins dépendant des matériaux physiques. Passer au cloud est non seulement une approche plus durable, mais aussi une solution qui peut s’avérer économique. 

Moyen terme – Planification de la modernisation du parc informatique et de la croissance  

La planification est un incontournable pour anticiper vos besoins et faire face au manque de ressources. L’idée est de prévoir les achats significatifs à l’avance en planifiant le parc informatique nécessaire à la croissance de l’entreprise.  

De plus, une bonne pratique à adopter serait d’avoir une feuille de route TI pour suivre les besoins stratégiques de l’entreprise et prévoir l’inventaire requis.  

Long terme – Révision des processus et besoins  

En adoptant une vision à long terme, l’entreprise a tout intérêt à faire une révision détaillée des besoins de chaque poste et à considérer que certains employés peuvent travailler uniquement en interface SaaS, sur des tablettes, par exemple.  

En bref… 

Les bouleversements extérieurs nous poussent bien souvent à revoir notre organisation afin de devenir plus performants et sécuritaires en nous parant à toute éventualité.   

N’hésitez pas à vous entourer des bonnes personnes pour auditer votre parc informatique existant et de vous prémunir au mieux face aux risques sur votre productivité et votre sécurité en anticipant vos besoins. Nous serions ravis d’en discuter avec vous en prenant un café virtuel.

Cet article présente du contenu discuté lors d’un précédent webinaire. Pour voir ce webinaire en rediffusion, c’est par ici. Inscrivez-vous à notre infolettre afin de recevoir vos invitations aux futurs webinaires.