La période du temps des Fêtes arrive à grands pas et il est important de pouvoir aviser facilement toutes les personnes qui chercheront à vous joindre durant votre absence. Microsoft a rendu cela très facile pour toutes les personnes utilisant la suite Microsoft 365. En quelques minutes, il est possible de créer un message d’absence qui sera synchronisé sur Microsoft Teams et Outlook, tant pour vos courriels que pour votre calendrier !
Lorsque vous vous absentez du bureau pour une période prolongée, il est conseillé d’activer un message d’absence automatique. Ce dernier est un message qui est envoyé à toutes personnes cherchant à vous contacter alors que vous êtes absent du bureau.
Comment mettre un message d’absence sur ma messagerie outlook et Teams ?
Si vous utilisez les logiciels de la suite Microsoft 365, anciennement Office 365, il est possible d’ajouter un message d’absence qui se synchronisera automatiquement avec l’ensemble des outils : Outlook, Microsoft Teams et votre calendrier !
Cela peut se faire très facilement en suivant les étapes suivantes.
Comment faire un message d’absence ?
Rendez-vous dans votre messagerie Outlook et accédez aux paramètres de réponses automatiques. Une fenêtre s’ouvrira pour personnaliser votre message.
Rédigez un texte clair et concis qui mentionne votre période d’indisponibilité et les coordonnées d’un contact alternatif. Pour une touche professionnelle, ajoutez une formule de politesse adaptée à vos destinataires.
La synchronisation avec Microsoft Teams se fait automatiquement. Une notification apparaîtra dans votre barre d’état pour confirmer l’activation de votre message d’absence. Vous pouvez maintenant partir sereinement, vos correspondants seront informés de votre indisponibilité temporaire.
Tutoriel pour configurer votre message d’absence sur la version bureau ou web :
- Si vous utilisez la version bureau d’Outlook 2025, cliquez sur Fichier > Paramètres > Réponses automatiques.
- Si vous utilisez la version web d’Outlook, cliquez sur l’icône des paramètres (roue dentelée) dans le coin supérieur droit, puis sur Afficher tous les paramètres d’Outlook. Sélectionnez ensuite Courrier > Réponses automatiques.
- Rédigez votre message d’absence personnalisé qui sera envoyé à vos collègues. Pour plus d’impact, gardez votre message concis et professionnel.
- Activez la plage de dates pendant laquelle le message automatique sera envoyé. La nouvelle interface 2025 vous permet de programmer plusieurs périodes d’absence à l’avance.
- Dans les nouveaux paramètres de calendrier 2025, vous pouvez :
- Bloquer automatiquement votre calendrier pendant vos vacances
- Refuser les nouvelles invitations à des événements
- Définir des exceptions pour certains types de réunions
- N’oubliez pas d’activer l’option d’envoi de votre message aux personnes externes à votre organisation ! Dans votre message, incluez vos dates d’absence et désignez une personne-ressource pour les demandes urgentes.
C’est tout ! Votre message sera automatiquement synchronisé avec Microsoft Teams et votre calendrier Outlook grâce à la nouvelle intégration cloud 2025.
Tutoriel pour configurer votre message d’absence sur l’application Outlook :
- Ouvrez l’application Outlook 2025 sur votre appareil mobile
- Touchez votre photo de profil dans le coin supérieur gauche
- Appuyez sur l’icône des paramètres (roue dentelée)
- Sélectionnez Réponses automatiques
- Activez le bouton Réponses automatiques
- Personnalisez votre message et définissez la plage de dates souhaitée
⭐ Nouveauté 2025 : L’application mobile permet maintenant de créer plusieurs messages d’absence différents et de les programmer à l’avance selon vos besoins !
C’est tout ! Votre message sera automatiquement synchronisé avec Microsoft Teams et votre calendrier Outlook grâce à l’intégration cloud améliorée de 2025.
⭐Les conseils de MS Solutions :
- N’oubliez pas d’ajouter les dates de votre absence dans votre message pour notifier vos collègues de votre date de retour.
- Pensez à désigner une personne référente pendant votre absence en indiquant son courriel afin que les demandes urgentes puissent être traitées
- Ajoutez-y un brin d’humour pour faire sourire vos collègues en votre absence ou optez pour un message classique mais efficace !
Activer la messagerie vocale Microsoft Teams
La nouvelle version 2025 de Microsoft Teams propose une configuration simplifiée de la messagerie vocale. Voici comment la paramétrer en quelques clics :
- Dans Teams, cliquez sur votre photo de profil puis Paramètres > Appels
- Sélectionnez Gérer la messagerie vocale dans le menu de gauche
- Cliquez sur Configurer la messagerie vocale
- Choisissez d’enregistrer un message vocal qui sera entendu par vos contacts ou écrivez votre message d’absence qui sera lu par la synthèse vocale de Microsoft.
- Décidez si vos contacts peuvent vous laisser un message ou s’ils entendront uniquement votre message d’absence avant d’être déconnectés de l’appel.
Les nouvelles options 2025 vous permettent de :
- Enregistrer un message vocal personnalisé avec la qualité audio améliorée
- Utiliser la synthèse vocale IA de dernière génération pour lire votre message
- Activer les transcriptions automatiques des messages reçus
- Définir des règles de réponse intelligentes selon le type d’appelant
- Synchroniser vos paramètres de messagerie sur tous vos appareils instantanément
⭐ Nouveauté 2025 : Vous pouvez maintenant programmer plusieurs messages d’absence différents selon les périodes et configurer des réponses personnalisées par groupe de contacts.
⭐Le conseil de MS Solutions :
2 options sont disponibles à propos de la diffusion de votre message d’absence :
- Envoyer des réponses hors de votre organisation
- Envoyer des réponses uniquement à mes contacts
Cochez l’option qui correspondra le mieux selon si vous voulez communiquer votre absence uniquement en interne à votre organisation ou plutôt à toute personne qui vous contactera.
C’est tout ! Vous pouvez partir en vacances l’esprit tranquille !
En bref
Microsoft 365 permet de configurer vos applications Outlook et Teams facilement pour avertir vos collègues et vos contacts de votre absence du bureau. La force de Microsoft 365 réside dans sa capacité à synchroniser vos outils et à offrir une expérience utilisateur fluide. En configurant un message d’absence dans Outlook, vous bénéficiez automatiquement de cette fonctionnalité dans Teams et dans l’ensemble de votre écosystème Microsoft 365. Gagnez du temps et améliorez votre organisation grâce à une solution complète et intuitive.
Contactez un de nos spécialistes Microsoft dès maintenant pour vos questions sur la suite Microsoft 365 et son intégration ou suivez une formation sur les outils de Microsoft 365.
Pour aller plus loin ...
Pour indiquer votre absence sur votre agenda Outlook, vous pouvez créer un nouvel événement et le définir comme une absence. Vous pouvez ainsi visualiser vos périodes d’indisponibilité directement dans votre calendrier et les partager avec vos collègues.
Plusieurs raisons peuvent expliquer ce problème : les réponses automatiques peuvent être désactivées, il peut y avoir un problème de configuration du serveur, ou votre message pourrait être bloqué par des filtres antipourriels. Vérifiez les paramètres de votre compte et contactez votre administrateur si nécessaire.
Votre statut de présence dans Outlook communique automatiquement votre disponibilité à vos collègues. Naviguez vers votre photo de profil en haut de l’écran et sélectionnez « Absent(e) » dans le menu déroulant des statuts.
Personnalisez votre message de statut en cliquant sur « Définir un message de statut ». Cette option vous permet d’ajouter une note personnelle, comme la durée de votre absence ou les coordonnées d’un collègue à contacter.
MS Solutions vous recommande d’activer la synchronisation de votre statut entre vos appareils. Cette fonctionnalité garantit que votre absence est visible sur tous vos outils de communication, assurant une cohérence parfaite de votre disponibilité.
