Livre blanc : Copilot pour Microsoft 365,
le parcours optimal d’adoption

C’est la fin de SharePoint 2013, que faire ?   

Le 11 avril 2023, Microsoft cessera de soutenir SharePoint 2013 et de fournir des correctifs de sécurité pour cette solution. Il n’y a pas d’urgence à préparer votre migration mais il faut tout de même la planifier. 
Voyons ensemble quels sont les impacts de ce changement et comment vous y préparer.  

1. Comment savoir si vous avez SharePoint 2013 ? 

Bien que le visuel puisse vous donner un indice, il peut aussi parfois être trompeur. 

La meilleure méthode pour connaître la version de votre SharePoint est d’ajouter /_vti_pvt/service.cnf à la racine de votre url de site.  
Exemple : https://monsharepoint.ca/_vti_pvt/service.cnf 
La version 15.xyz est du SharePoint 2013.

2. Fin de vie de SharePoint 2013, à quoi s’attendre ? 

La fin de vie de SharePoint 2013 signifie que Microsoft cessera de travailler sur cette version de SharePoint. Cela veut dire que vous ne bénéficierez plus des mises à jour effectuées par Microsoft. Il n’y aura donc plus de support technique pour les problèmes qui peuvent se produire. Les correctifs de sécurité effectués par Microsoft pour pallier les vulnérabilités susceptibles de rendre le serveur vulnérable aux violations de sécurité ne seront plus.

3. Quelles sont vos options ? 

Face à ce changement, nous avons répertorié pour vous, 3 options qui vous permettront de ne pas compromettre votre sécurité et vos performances ; tout en continuant de bénéficier de SharePoint. 

Option 1 (Bien) : Faire une mise à niveau de votre serveur vers la version SharePoint 2016 ou 2019 “on-premise ».

Si vous prévoyez de conserver SharePoint sur site, vous pouvez migrer SharePoint 2013 vers SharePoint 2016 ou SharePoint 2019. Cependant, veuillez noter que cette solution n’est que provisoire car la prise en charge des deux versions de SharePoint 2016 et SharePoint 2019 prendra fin le 14 juillet 2026. Une mise à niveau sera nécessaire d’ici 3 ans. 
Pour plus d’informations à ce sujet : 

Option 2 (Mieux) : Faire une migration tel quel de votre SharePoint classique sur Microsoft 365. 

Cette option consiste à passer sur une édition par abonnement. Grâce à cet abonnement vous bénéficiez de mises à jour continues, et donc de la version la plus actuelle de SharePoint.  
Si vous optez pour cette option, vous devrez passer sur SharePoint 2016 en amont, puis, vous pourrez vous inscrire à SharePoint. Il n’existe pas de moyen simple de passer de SharePoint 2013 à l’abonnement SharePoint. 

Option 3 (Meilleure option) : Faire une migration vers Microsoft 365 avec une refonte de votre SharePoint classique vers le moderne. 

L’option 3 est sans aucun doute la plus recommandée. Vous pourrez bénéficier d’expérience plus moderne, plus mobile, plus versatile ! Elle permet de vous soutenir dans votre transition numérique, vous pourrez bénéficier d’une meilleure synergie avec les outils M365. (Planificateur Lists, Teams …). De plus, Microsoft propose un outil de migration gratuit pour SharePoint. 

4. Les étapes pour une migration réussie 

Afin de réussir votre migration vers Microsoft 365 nous avons répertorié pour vous les 6 grandes étapes à suivre. 

Étape 1 : Faire le ménage dans ses fichiers 

La première étape pour réussir sa migration vers M365 consiste à effectuer un inventaire complet de son environnement SharePoint 2013 et à faire le ménage en supprimant les éléments obsolètes ou inutiles. Il est nécessaire d’identifier tous les sites et sous-sites, les pages de site, les bibliothèques, les listes et leur type, la structure des accès, la navigation et le menu, les scripts personnalisés et les applications tierces.

Il est important de cibler l’essentiel et de laisser de côté le superflu pour éviter de transférer des données inutiles et de surcharger l’environnement M365. Il est également crucial d’identifier les limitations et les contraintes de l’environnement SharePoint afin de pouvoir adapter la migration en conséquence et éviter les erreurs ou les pertes de données. En somme, cette première étape est cruciale pour réussir sa migration vers M365. 

Étape 2 : Comprendre le nouvel environnement et faire la nouvelle structure 

La deuxième étape pour réussir sa migration vers M365 consiste à comprendre le nouvel environnement dans lequel on va migrer. Il est important de se familiariser avec les fonctionnalités de SharePoint moderne, notamment les sites Hub, la relation entre SharePoint et Teams, les pages de site moderne, les nouveaux WebParts, Microsoft Lists, le groupe M365 et la gestion des accès, le partage, etc. 

Il est crucial de désigner une personne comme super-utilisateur pour votre environnement SharePoint Cette personne sera la personne-ressource qui maitrisera les fonctionnalités avancées de l’environnement SharePoint.  

Le conseil de MS Solutions : Donnez toutes les clés pour réussir à votre équipe en formant la personne-ressource grâce à une formation SharePoint avancée pour super-utilisateur. 

Il est également important de comprendre la relation entre SharePoint et Teams pour pouvoir intégrer les deux environnements et maximiser leur potentiel. Enfin, il est nécessaire de se familiariser avec les nouvelles fonctionnalités telles que les WebParts pour être en mesure de les utiliser efficacement dans l’environnement M365.En somme, cette étape est essentielle pour réussir sa migration vers M365 et être en mesure de tirer pleinement parti des fonctionnalités avancées de SharePoint moderne. 

Étape 3 : Lier l’environnement actuel vers la nouvelle structure 

La troisième étape pour réussir sa migration vers M365 consiste à lier l’environnement actuel de SharePoint vers la nouvelle structure de l’environnement M365. Cela implique de créer des sites d’équipe par fonction, en définissant leur nomenclature, leur propriétaire et leur contenu. Il est important de bien comprendre la relation entre les sites, les accès et les paramétrages du centre d’administration pour bien préparer l’environnement SharePoint M365. 

Il est crucial de définir une gouvernance pour l’environnement SharePoint M365, qui doit être adaptée à l’entreprise et aux besoins des utilisateurs. Il est également important d’écrire un plan de migration détaillé, qui doit comprendre toutes les étapes nécessaires pour transférer les données de votre environnement SharePoint 2013 vers l’environnement M365. 

En somme, cette étape est cruciale pour bien préparer l’environnement M365, définir une gouvernance adaptée et planifier la migration de manière efficace et détaillée. 

Étape 4 : Former les utilisateurs 

La quatrième étape pour réussir sa migration vers M365 consiste à préparer les utilisateurs au changement. Il est important d’informer les utilisateurs de la migration, en mettant en avant les avantages qu’elle apportera, mais aussi les impacts qu’elle peut avoir sur leur environnement de travail. Il est également recommandé de valider la structure de l’environnement M365 avec les utilisateurs clés pour s’assurer qu’elle répond bien à leurs besoins. 

Il est crucial de déterminer les dates de migration pour minimiser les perturbations et garantir une transition en douceur. Il est également important de former les utilisateurs à l’utilisation de l’environnement M365 et de prévoir une gestion du changement efficace pour faciliter l’adaptation des utilisateurs à ce nouvel environnement. (Formation SharePoint de base). 

En somme, cette étape est cruciale pour préparer les utilisateurs au changement, les informer des avantages et des impacts de la migration, valider la structure de l’environnement M365 avec les utilisateurs clés, déterminer les dates de migration, former les utilisateurs et prévoir une gestion du changement efficace. 

Étape 5 : Migration vers Microsoft 365 

La cinquième étape pour réussir sa migration vers M365 consiste à migrer effectivement l’environnement SharePoint 2013 vers Microsoft 365. Tout d’abord, il est nécessaire d’installer l’outil de migration approprié pour assurer une transition en douceur. Ensuite, la migration doit être exécutée selon le plan préalablement établi, en veillant à vérifier régulièrement l’intégrité des données. 

Une fois la migration effectuée, il est important de donner les accès aux utilisateurs pour qu’ils puissent accéder à l’environnement M365. Il est également recommandé de retirer les accès à l’ancien SharePoint 2013 pour éviter toute confusion et encourager les utilisateurs à utiliser la nouvelle plateforme. 

Il est crucial d’effectuer la migration de manière méthodique pour minimiser les risques de perte de données et garantir une transition en douceur pour les utilisateurs. Cette étape est donc primordiale pour mener à bien la migration vers M365. 

En somme, cette étape consiste à installer l’outil de migration, exécuter la migration selon le plan, vérifier l’intégrité des données, donner les accès aux utilisateurs, retirer les accès à l’ancien SharePoint 2013 et effectuer la migration de manière méthodique. 

Étape 6 : Évaluation et enregistrement  

La sixième et dernière étape pour réussir sa migration vers M365 consiste à offrir un soutien continu aux utilisateurs, ajuster si nécessaire et les accompagner dans leur transition vers ce nouvel environnement. 

Pour ce faire, il est recommandé de planifier un forum pour les demandes de soutien, afin de répondre rapidement et efficacement aux questions et problèmes que pourraient rencontrer les utilisateurs. Il est également important de faire un suivi régulier auprès des utilisateurs pour s’assurer qu’ils s’adaptent bien à l’environnement M365. 

Il est crucial de répondre rapidement aux irritants soulevés par les utilisateurs et de leur ouvrir les horizons, en les sensibilisant aux nouvelles fonctionnalités et aux avantages que peut offrir la nouvelle plateforme. Il est également important de prévoir une adaptation au changement efficace pour encourager les utilisateurs à adopter rapidement l’environnement M365. 

En somme, cette étape consiste à offrir un soutien continu aux utilisateurs, à ajuster si nécessaire et à les accompagner dans leur transition vers l’environnement M365. Elle implique de planifier un forum pour les demandes de soutien, de faire un suivi régulier auprès des utilisateurs, de répondre rapidement aux irritants soulevés, de leur ouvrir les horizons et de prévoir une adaptation au changement efficace. 

En bref 

En conclusion, la fin de vie de SharePoint 2013 représente un enjeu important pour votre organisation. Cela implique la nécessité de migrer vers une solution plus récente pour ne pas compromettre votre sécurité et vos performances. Bien que les options de mise à niveau vers SharePoint 2016 ou 2019 soient possibles, nous recommandons fortement la migration vers Microsoft 365. Cette solution offre de nombreux avantages, notamment la modernisation de votre expérience utilisateur et la synergie avec les autres outils de la suite Microsoft 365. La migration vers Microsoft 365 peut sembler complexe, mais Microsoft propose des outils gratuits pour faciliter cette transition. Nous sommes prêts à vous accompagner dans ce processus de migration vers Microsoft 365 pour que votre entreprise puisse bénéficier pleinement des avantages qu’offre cette solution moderne et performante. 
En complément, n’hésitez pas à téléchargement gratuitement notre guide complet : Réussir son parcours Microsoft 365. 

Si vous souhaitez vous faire accompagner pour la migration de votre environnement Microsoft, n’hésitez pas à faire appel à nos experts pour discuter de vos besoins et de vos préoccupations. 

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