À travers cet article nous avons fait une compilation des questions les plus fréquentes sur Microsoft 365 posées au cours de nos formations. 
Ainsi, nous allons répondre à des questions variées liées aux fonctionnalités, à la sécurité, mais aussi quelle application utiliser dans quel contexte.  

Où puis-je voir toutes mes applications ? 

Lorsque vous souscrivez à Microsoft 365, votre compte est relié à une adresse courriel protégée par un mot de passe. Cet espace vous permet d’avoir accès à un « coffre à outils » d’applications de Microsoft 365.  
Dans ce contexte il peut être complexe de s’y retrouver parmi la panoplie d’outils à sa disposition, mais aussi les différentes façons d’y accéder. 

Le bon réflexe est de passer par votre navigateur habituel et d’ouvrir la page : office.com (Si c’est la première fois que vous vous connectez, vous devrez entrer vos identifiants Microsoft). Afin d’accéder au lanceur d’applications, cliquez sur les petits points dans le coin en haut à gauche. Vous accéderez à toutes les applications rangées par ordre alphabétique.  
Pour une vue plus détaillée avec descriptif, cliquez sur « Explorer toutes vos applications », puis sur « Toutes les applications ». 

Le conseil de MS Solutions : Via ce même portail, l’intelligence artificielle vous proposera les fichiers susceptibles de vous intéresser pour vos prochaines rencontres. Si besoin, vous pouvez également chercher le fichier via la barre de recherche. 

Quand utiliser Outlook VS quand utiliser Teams  

Il faudra privilégier Outlook pour informer (contenu formel) et Teams pour communiquer. Le retour de vos interlocuteurs sera plus rapide via Teams que dans Outlook, vous pouvez aussi voir s’il a lu ou non votre message. 
Si vous avez besoin d’informer plusieurs personnes qui ne font pas partie d’une équipe Teams il vaudra mieux privilégier Outlook. 

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter notre article ou notre webinaire dédié à cette question.

Est-ce que je devrais basculer sur Outlook on-line ?

La version locale et la version on-line sont toutes les deux possibles. Cependant, il faut noter que Microsoft 365 puise sa force sur l’écosystème en ligne. Dans ce contexte, l’utilisation de la version en ligne vous assurera d’avoir accès aux dernières fonctionnalités.

Quand doit-on utiliser OneDrive et quand doit-on utiliser SharePoint ?

OneDrive sera plus destiné à des projets individuels ou à l’état de brouillon avec possibilité de partage. 
SharePoint sera plutôt destiné à un travail d’équipe, collaboratif ; mais aussi à la communication au sein des équipes ou de l’organisation. 

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter notre article ou notre webinaire dédié à cette question. 

Quelle est la différence entre Lists, Planner et To do ? 

Ces trois applications peuvent être considérées comme les applications de gestion de listes et de tâches chez Microsoft. 

To do a été conçu pour une gestion des tâches personnelles 

Quant à Lists et Planner, il s’agit plus d’une gestion des tâches en équipe. L’avantage de Lists par rapport à Planner est sa flexibilité. 

Pour aller plus loin sur l’application Lists, vous pouvez consulter notre article ou notre webinaire dédié à cette question. 

Quelle est la différence entre Project et Planner ? 

Si vous souhaitez faire de la gestion de projet avec plusieurs personnes, Planner est fait pour vous, car il est idéal pour la collaboration. Par contre, si vous souhaitez faire de la gestion de projet de grande envergure (ressources, capacités, dépendance entre plusieurs tâches), Project sera tout indiqué, car c’est un outil de gestion très poussé ! 

Microsoft Planner est fourni gratuitement avec quasiment tous les types de licences Microsoft, tandis que Project fait partie d’une licence avancée. 

C’est quoi la différence entre travailler sur la version d’une application en ligne versus locale ? 

L’interface diffère d’une version à l’autre. Pour cette raison l’interface en ligne aura moins de fonctionnalités que l’interface locale. 

L’avantage de travailler en ligne est que votre travail est sauvegardé automatiquement. Pour la version locale, il faudra activer cette fonctionnalité car il n’y est pas par défaut. 

Les deux autres avantages de la version en ligne sont la rapidité et la collaboration qui sont optimisées.  

Le conseil de MS Solutions : Privilégiez la version en ligne lorsque vous travaillez en mode collaboration, pendant l’étape du brouillon. Puis basculez sur la version locale lorsque vous souhaitez peaufiner la mise en forme de votre document. 

Est-ce que mes données sont sécuritairement stockées sur le cloud ? 

On estime que vous avez environ 50% de chance de moins de vous faire pirater en posant votre contenu sur le cloud ! Cela s’explique par le fait que vous ne pouvez pas y déposer des fichiers exécutables donc cela réduit considérablement le risque d’y installer un fichier malveillant !  
 
Le plus gros risque serait de se faire usurper votre identité via votre adresse courriel et mot de passe qui donnerait accès au cloud et à l’intégralité de vos fichiers. Pour cette raison il est très important de rester vigilant et d’adopter une posture de sécurité optimale. 

Est-ce que je peux utiliser la fonctionnalité de partage à l’extérieur de ma compagnie ? 

La collaboration est un point essentiel pour Microsoft 365. Le partage de fichier est donc possible autant à l’interne qu’à l’extérieur de votre compagnie. Votre destinataire n’a pas besoin d’avoir un compte Microsoft 365 pour accéder à vos fichiers. Il faudra que vous définissiez vos souhaits vis-à-vis du partage, à savoir : si vous souhaitez que les destinataires puissent consulter ou modifier votre document, le télécharger, transmettre le lien du document … 

Selon la gouvernance de vos données, il se peut que cette fonctionnalité ne soit pas disponible. 

En bref 

Microsoft 365 a développé une panoplie d’outils et de fonctionnalités pour répondre aux différents besoins des utilisateurs. Cela peut rendre la prise en main complexe afin de bien s’approprier les outils. On espère que ces questions d’ordre général vous aideront dans votre quotidien !  

Si vous souhaitez aller plus loin avec ces outils, sachez que nous offrons des formations pour la suite Microsoft 365 en direct. N’hésitez pas à contacter notre équipe pour plus d’informations.

Cet article présente du contenu discuté lors d’un précédent webinaire. Pour voir ce webinaire en rediffusion, c’est par ici. Inscrivez-vous à notre infolettre afin de recevoir vos invitations aux futurs webinaires.