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Utiliser Microsoft Teams lorsqu’on a déjà SharePoint

 

Microsoft Teams et SharePoint sont deux plateformes distinctes de Microsoft 365. Toutes deux n’ont pas les mêmes fonctionnalités mais peuvent être utilisées en collaboration. Par exemple, Teams se trouve être beaucoup plus complet qu’une seule plateforme de conversation. En effet, la force de Teams est son intégration aux autres applications de Microsoft 365. Si vous utilisez depuis très longtemps SharePoint il se peut que vous ayez un peu de difficulté à comprendre leurs particularités distinctes et l’intégration que nous pouvons faire de ces deux plateformes. Dans cet article vous trouverez les avantages à combiner ces deux applications et ce qui fait leurs différences.  

 

Qu’est-ce qu’un site SharePoint?

 

Afin de moderniser votre plateforme de travail SharePoint et travailler simultanément avec Teams vous allez être dans l’obligation de passer de SharePoint classique à un SharePoint moderne. Si votre infrastructure SharePoint comprend de nombreux sous-sites, ces sous-sites ne fonctionneront pas adéquatement avec Teams. Il vous faudra restructurer ces sites. Voici deux moyens simples de restructurer les nouveaux sites dans SharePoint moderne: 

 

  • Site d’équipe: ces sites sont basés sur la collaboration et soutenus par les groupes Microsoft 365. Ces sites d’équipe sont souvent organisés par projets ou département et regroupent des personnes travaillant sur un même projet. Ce type de site permet l’intégration avec Teams. 

 

  • Site de communication: leur principal objectif est de diffuser de l’information à une audience beaucoup plus large, voir même une entreprise au complet. Ce type de site est du SharePoint pur et ne permet pas une intégration avec Teams. 

 

  

 

En plus de vous permettre de stocker et de collaborer sur des documents, les sites SharePoint incluent également des fonctionnalités avancées pour gérer votre contenu, telles que vous permettre de créer et d’organiser des listes d’informations. 

 

Microsoft Teams vs SharePoint

 

1- Qu’est-ce que Microsoft Teams?

 

Teams est un outil de communication qui vous permet de commencer des conversations avec des personnes se trouvant aussi bien à l’interne qu’à l’externe de votre organisation. C’est aussi une plateforme de collaboration, dans lequel vous pouvez créer des équipes et des réunions vidéos.  

 

Mais Teams n’est cependant pas un endroit où vous pourrez stocker vos documents. Les documents que vous pourrez voir dans votre Teams sont en réalité les documents stockés dans votre site d’équipe SharePoint lié avec Teams (il y a toujours un SharePoint derrière un Teams).

 

2- Stockage de documents dans Teams

 

Il y a souvent des confusions concernant le stockage de documents dans Teams et comment travailler avec ces documents-ci. Voici ce qui est important de savoir pour comprendre comment Teams est fait. 

 

  • Teams et SharePoint sont unis grâce à Microsoft 365 Groupe. 
  • Chaque fois que vous créez une nouvelle équipe dans Teams, vous créez aussi un nouveau Groupe Microsoft 365, un nouveau calendrier, un nouveau Planner et un nouveau site SharePoint. 
  • Pour chaque canal que vous créez dans Teams, un dossier dans la librairie SharePoint est créé pour vous.  
  • Lorsque vous cliquez sur l’onglet “fichiers” dans Teams, les documents que vous pouvez voir sont stockés dans une bibliothèque sur le site d’équipe SharePoint. 

 

 

Dès lors que vous créez une équipe dans Teams vous créez un nouveau site d’équipe dans SharePoint, soyez donc vigilant de ne pas créer trop d’équipe 

 

Intégrer Microsoft Teams et SharePoint: quelques bonnes pratiques

 

Évidemment, le but principal de lier SharePoint et Teams est de faire travailler ces deux applications ensemble et non pas de dupliquer le contenu se trouvant sur un et , sur l’autre. Voici donc quelques bonnes pratiques à adopter lorsque vous souhaitez travailler avec ces deux plateformes sans pour autant vous y perdre. 

 

1- Organisez vos dossiers dans SharePoint

 

Ne perdez pas l’idée que SharePoint gère et stocke tous les documents ajoutés à la section fichiers et WiKi de Teams, il est donc important de veiller à ce que votre bibliothèque de documents soit correctement organisée afin d’éviter les conflits avec ce qui est créé via Teams ou SharePoint.  

 

2- Créez un Microsoft Teams en partant d’un site SharePoint déjà existant 

 

Éviter de créer une nouvelle équipe Teams sans considérer les sites SharePoint qui traitent déjà du même sujet et vice et versa. En partant d’un site SharePoint existant, Teams va vous permettre d’ajouter de la capacité à plusieurs aspects de votre collaboration, comme par exemple à vos conversations.  

 

Voici comment vous pouvez faire ça: 

 

  • Lorsque vous êtes sur la page d’accueil dun site d’équipe SharePoint (vérifiez que celui-ci soit bien en “privé”) vous allez apercevoir un bouton Microsoft Teams en bas à gauche de votre écran. Cliquez sur “créer une équipe”.  
  • Vous verrez apparaitre dans votre menu de gauche un onglet “Teams”, si vous cliquez dessus cela vous redirigera vers l’application Microsoft Teams, vous pourrez commencer à collaborer sur Teams tout en ayant votre site SharePoint lié.  

 

En bref…

 

Créer une équipe Microsoft Teams à partir d’un site SharePoint vous permet de renforcer une ressource que vous avez déjà et ne duplique en rien son contenu. Travailler avec les deux outils peut considérablement vous aider dans votre efficacité et améliorer votre collaboration. Si vous souhaitez en savoir plus, contactez-nous. 

 

 

 

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