Votre entreprise dispose déjà de Microsoft Teams, Yammer provenant de la suite Office 365, vous vous demandez à quoi cela servirait d’y ajouter la solution d’intranet collaboratif SharePoint. Brièvement, on vous rappelle en quoi consiste SharePoint. SharePoint pour entreprise est l’outil de gestion documentaire de l’environnement Microsoft 365, c’est l’application “cloud” qui remplacera éventuellement les serveurs réseau (“drive”) de votre entreprise, c’est un espace collaboratif où plusieurs utilisateurs peuvent partager et travailler sur des documents communs. Cette application est le dépôt documentaire pour les autres applications Office 365 tel que Teams, Planner, OneDrive pour entreprise, etc.  Quels sont les avantages d’utiliser SharePoint dans mon entreprise ? Voici quelques raisons.

1- Offre des outils de personnalisation avancés

Dès que vous créez un groupe Office 365, dans lequel vous pouvez collaborer avec vos coéquipiers sur des documents, vous provisionnez une toute nouvelle collection de sites SharePoint fonctionnelle. C’est-à-dire que grâce à SharePoint vous pourriez créer des pages d’information, des listes et de bibliothèques de documents tout en les personnalisant. Si vous avez juste besoin d’un espace de stockage SharePoint répond à ce besoin, mais c’est encore plus.

2- Gestion avancée des documents

Encore une fois, vous pouvez gérer vos documents avec OneDrive, mais sachez que OneDrive est une bibliothèques SharePoint privée, une par utilisateurs. En déployant un intranet SharePoint, vous pourrez facilement gérer vos documents communs et mettre en place des outils de gestion, comme des alertes et des contrôles avancés sur les différentes versions de vos documents. L’avantage de SharePoint est que vous combinez une gestion poussées des documents avec une sécurité importante, améliorant de ce fait la sécurité de vos données.

3-  Outils de gestion professionnelle

Les outils dont nous avons parlé plus haut dans cet article, soit Teams, Planner, Yammer, Office 365 sont des solutions créées non pas pour remplacer SharePoint, mais plutôt dans le but de le complémenter. Par exemple, si vous n’avez pas besoin d’outils de gestion de projet « formel », Planner est une solution tout à fait adaptée. Pour tout ce qui relève des éléments de types « opérationnel » (sites, sécurité…) SharePoint est la solution idéale. Bénéficiez de sites permanents et offrant des options de personnalisations très avancées ainsi qu’une flexibilité à long terme.

4- Nombreuses fonctionnalités avancées

SharePoint offre de nombreuses fonctionnalités afin de simplifier la collaboration organisationnelle. Grâce à la solution de SharePoint vous pourrez gérer la politique de partage et la confidentialité des documents, une personnalisation des formulaires et des flux de travail conforme à vos processus, une gestion avancée des documents et bien d’autres fonctionnalités utiles.

5- Un intranet pour votre entreprise

La création d’un intranet, maintenant référé comme espace numérique, pour votre entreprise est presque indispensable afin d’avoir une communication fluide et organisée au sein de l’organisation. C’est une solution intrinsèque à SharePoint, la création de votre intranet devra être simple et intégrée à votre processus, non pas une autre bébelle à maintenir. Grâce à la version mobile de SharePoint bénéficiez de toutes les informations qui vous sont utiles sur la même application. Créez une plateforme personnalisée et structurée pour tous vos employés. Indispensable à la communication au sein de votre entreprise.

6- La formation SharePoint

Certes SharePoint est une application intuitive mais elle offre aussi une vaste gamme de paramètres qui peuvent intimider le nouvel utilisateur, nous vous recommandons tout de même d’être curieux et en apprendre un peu plus sur ses fonctionnalités. Suivre une formation SharePoint vous permettrait d’utiliser la plateforme à bon escient et à son plein potentiel. Il est important de comprendre la logique derrière SharePoint pour en tirer bénéfice.

En bref…

SharePoint est l’application par excellence pour déployer un Intranet, gérer les documents communs, contrôler les accès documentaires, maintenir des listes d’information précieuse, créer et publier des nouvelles, automatiser le flow de vos activités opérationnelles. Si vous avez de plus amples questions concernant les solutions SharePoint contactez un de nos experts.