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Pourquoi utiliser SharePoint si mon entreprise bénéficie déjà d’autres solutions Microsoft?

Pourquoi utiliser SharePoint si mon entreprise bénéficie déjà d’autres solutions Microsoft?

Votre entreprise dispose déjà de Teams, Yammer provenant de la suite Office 365, vous vous demandez à quoi cela servirait d’y ajouter la solution SharePoint. Brièvement, on vous rappelle en quoi consiste SharePoint. SharePoint est l’outil de gestion documentaire de l’environnement Office 365, c’est l’application “cloud” qui remplacera éventuellement les serveurs réseau (“drive”) de votre entreprise, c’est un espace collaboratif où plusieurs utilisateurs peuvent partager et travailler sur des documents communs. Cette application est le dépôt documentaire pour les autres applications Office 365 tel que Teams, Planner, OneDrive, etc.  Quels sont les avantages d’utiliser SharePoint dans mon entreprise ? Voici quelques raisons.  

 

1- Offre des outils de personnalisation avancés

 

Dès que vous créez un groupe Office 365, dans lequel vous pouvez collaborer avec vos coéquipiers sur des documents, vous provisionnez une toute nouvelle collection de sites SharePoint fonctionnelle. C’est-à-dire que grâce à SharePoint vous pourriez créer des pages d’information, des listes et de bibliothèques de documents tout en les personnalisant. Si vous avez juste besoin d’un espace de stockage SharePoint répond à ce besoin, mais c’est encore plus. 

 

2- Gestion avancée des documents

 

Encore une fois, vous pouvez gérer vos documents avec OneDrive, mais sachez que OneDrive est une bibliothèques SharePoint privée, une par utilisateurs. Déployer SharePoint pour gérer vos documents communs ouvre plus d’options de gestion tel les alertes et le contrôle avancé des versions. Ce qui est intéressant avec l’application SharePoint c’est que ce dernier permet une gestion avancée des documents combiné avec une importante sécurité.  

 

3-  Outils de gestion professionnelle 

 

Les outils dont nous avons parlé plus haut dans cet article, soit Teams, Planner, Yammer, Office 365 sont des solutions créées non pas pour remplacer SharePoint, mais plutôt dans le but de le complémenter. Par exemple, si vous n’avez pas besoin d’outils de gestion de projet « formel », Planner est une solution tout à fait adaptée. Pour tout ce qui relève des éléments de types « opérationnel » (sites, sécurité…) SharePoint est la solution idéale. Bénéficiez de sites permanents et offrant des options de personnalisations très avancées ainsi qu’une flexibilité à long terme.  

 

4- Nombreuses fonctionnalités avancées 

 

SharePoint offre de nombreuses fonctionnalités afin de simplifier la collaboration organisationnelle. Grâce à la solution de SharePoint vous pourrez gérer la politique de partage et la confidentialité des documents, une personnalisation des formulaires et des flux de travail conforme à vos processus, une gestion avancée des documents et bien d’autres fonctionnalités utiles.  

 

5- Un intranet pour votre entreprise

 

La création d’un intranet, maintenant référé comme espace numérique, pour votre entreprise est presque indispensable afin d’avoir une communication fluide et organisée au sein de l’organisation. C’est une solution intrinsèque à SharePoint, la création de votre intranet devra être simple et intégrée à votre processus, non pas une autre bébelle à maintenir. Tel que mentionné dans un ancien article. Grâce à la version mobile de SharePoint bénéficiez de toutes les informations qui vous sont utiles sur la même application. Créez une plateforme personnalisée et structurée pour tous vos employés. Indispensable à la communication au sein de votre entreprise.  

 

6- La formation SharePoint

 

Certes SharePoint est une application intuitive mais elle offre aussi une vaste gamme de paramètres qui peuvent intimider le nouvel utilisateur, nous vous recommandons tout de même d’être curieux et en apprendre un peu plus sur ses fonctionnalités. Suivre une formation dédiée à SharePoint vous permettrait d’utiliser la plateforme à bon escient et à son plein potentiel. Il est important de comprendre la logique derrière SharePoint pour en tirer bénéfice. 

 

En bref…

SharePoint est l’application par excellence pour déployer un Intranet, gérer les documents communs, contrôler les accès documentaires, maintenir des listes d’information précieuse, créer et publier des nouvelles, automatiser le flow de vos activités opérationnelles. Si vous avez de plus amples questions concernant les solutions SharePoint contactez un de nos experts.  

 

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