Que vous soyez novice ou utilisateur occasionnel de Microsoft 365, plongez dès maintenant dans un univers de conseils et d’astuces pratiques qui transformeront votre expérience de travail au quotidien. Récemment, notre équipe marketing a dévoilé les secrets essentiels lors d’un webinaire captivant, offrant un aperçu des meilleures pratiques utilisées par MS Solutions pour exploiter pleinement les outils de Microsoft 365.
Au cours de cette séance passionnante, nous avons exploré de nouveaux horizons dans l’univers de la communication, de la sauvegarde de fichiers et de l’organisation, révélant ainsi les dernières fonctionnalités de Teams, les astuces d’utilisation d’Outlook et l’art de tirer le meilleur parti de l’intranet SharePoint. De la maîtrise de la prise de notes sur OneNote à l’optimisation de la sauvegarde grâce à OneDrive et SharePoint, nous avons dévoilé une myriade d’astuces conçues pour améliorer votre productivité et simplifier votre quotidien professionnel.
Explorez avec nous ces trucs et astuces qui transformeront votre utilisation de Microsoft 365, redéfinissant ainsi votre façon de travailler au quotidien.
1. Optimiser la communication avec Microsoft 365
Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, la communication est au cœur de chaque échange. Microsoft 365 propose une panoplie d’outils qui révolutionnent la façon dont les équipes interagissent, que ce soit pour des discussions en temps réel, des réunions virtuelles ou même la diffusion de webinaires.
Teams : un incontournable de la collaboration
Teams, avec ses 270 millions d’utilisateurs actifs quotidiens, est devenu bien plus qu’une simple plateforme de conversation.
Il se divise en deux facettes : la téléphonie IP et Teams clavardage. Aujourd’hui, concentrons-nous sur la fonction de clavardage, offrant des fonctionnalités élémentaires mais essentielles. La réaction aux messages avec des emojis personnalisés ou les GIFs ajoutent une touche ludique aux conversations, instaurant une atmosphère conviviale au sein des équipes.
Les réunions dans Teams se parent désormais d’une nouvelle fonctionnalité exclusive : les avatars. Ces représentations virtuelles viennent à la rescousse lorsqu’une caméra n’est pas activée, apportant une présence visuelle aux réunions, particulièrement utile pour les débuts de journée.
Le volet externe de la communication dans Teams brille à travers la fonction Webinaire. Cet outil intégré permet de gérer de A à Z un webinaire, de la planification à la diffusion, en passant par l’analyse post événementielle, offrant ainsi un contrôle complet sur ces événements essentiels.
Outlook : efficacité et simplicité
Outlook se distingue par son approche formelle de la communication. En proposant des réactions aux courriels en lieu et place de simples réponses, il simplifie la gestion des échanges professionnels.
De plus, l’assistant de planification facilite la programmation des réunions en identifiant les plages horaires disponibles pour les intervenants. Cela évite plusieurs échanges inutiles pour coordonner les agendas de chacun.
Pour avoir plus d’informations sur quand utiliser Teams ou Outlook, n’hésitez pas à consulter notre webinaire sur le sujet : Outlook VS Teams.
Sharepoint intranet : le pilier de la communication interne
Pour la communication interne, SharePoint intranet offre une personnalisation totale, répondant ainsi aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Cette plateforme centralise les informations vitales pour tous les employés, qu’il s’agisse des informations sur les assurances collectives, des organigrammes, du calendrier des jours fériés ou même des présentations des nouveaux employés … Le contenu n’a de limites que votre imagination !
Pour en apprendre davantage sur le parcours de création d’un intranet SharePoint collaboratif, n’hésitez pas à consulter notre webinaire dédié sur le sujet en collaboration avec nos précieux clients de l’Ordre des pharmaciens du Québec.
Forms : la puissance des sondages personnalisés
Forms, souvent méconnu, est un outil puissant pour créer et partager des sondages aussi bien en interne qu’en externe. Sa personnalisation poussée offre la possibilité de représenter l’image corporative de manière professionnelle. L’accès centralisé aux réponses et la présentation dynamique des résultats en font un allié de choix pour les équipes RH, marketing ou tout autre département cherchant à recueillir des retours structurés.
L’équipe RH de MS Solutions a brillamment utilisé Forms pour le souper des fêtes. Le formulaire personnalisé a permis aux employés de choisir leur menu et de spécifier leurs restrictions alimentaires. Grâce à la gestion centralisée des réponses, l’équipe a orchestré avec aisance un événement rassemblant une soixantaine de personnes, offrant ainsi un repas sur mesure tout en tenant compte des préférences individuelles et des besoins alimentaires spécifiques.
Voici l’exemple de formulaires réalisé avec Forms qui a été envoyé à notre équipe, ainsi qu’un aperçu des réponses obtenues :
2. Simplifier la sauvegarde avec Microsoft 365
Dans l’écosystème de Microsoft 365, la sauvegarde des documents est une composante essentielle de la gestion de fichiers. Deux acteurs principaux se démarquent dans cette tâche : OneDrive et SharePoint.
Espace d’édition et de collaboration
OneDrive se profile comme l’espace idéal pour sauvegarder ses documents personnels. C’est là que prennent place les fichiers individuels, qu’il s’agisse de projets personnels ou de brouillons avant leur publication. Il offre ainsi un espace dédié à la création et à l’édition individuelle des documents.
À l’inverse, SharePoint devient le centre névralgique pour la collaboration d’équipe. Intégré à Teams et Outlook, SharePoint est l’endroit où les équipes sauvegardent et éditent des documents en mode collaboratif. Il sert de point d’accès central pour les sites d’équipe et les fichiers accessibles depuis différentes plateformes, favorisant ainsi une collaboration fluide au sein de l’équipe.
Espace de publication et d’information
Dans SharePoint d’équipe, on accède aux documents d’information cruciale. Cet espace héberge la sauvegarde des Sites de communication et de l’intranet, abritant ainsi les documents destinés à une diffusion plus large au sein de l’entreprise. Ces plateformes servent donc de vitrine pour partager des informations importantes à un public étendu.
Vous aimeriez en apprendre davantage sur quand utiliser l’un ou l’autre ? N’hésitez pas à consulter notre article complet sur le sujet : SharePoint VS OneDrive : Points communs et différences.
Nos astuces pour OneDrive et SharePoint
Dans le monde professionnel en constante évolution, les pièces jointes traditionnelles deviennent obsolètes. OneDrive et SharePoint offrent des fonctionnalités avancées qui transforment la manière dont les équipes travaillent sur des documents partagés.
Partage de liens : les pièces jointes c’est terminé
Plutôt que d’envoyer des pièces jointes encombrantes, il est préférable de partager des liens d’accès aux documents directement depuis OneDrive ou SharePoint. Ces liens peuvent être partagés aisément dans Teams ou accompagnés d’un message par courriel, offrant ainsi un accès direct au document partagé et à sa version à jour. Cette approche permet une collaboration fluide sur un même document, garantissant une version unique et actuelle pour toute l’équipe.
Historique des documents : un retour en arrière simple
L’un des avantages majeurs de ces outils est l’accès à l’historique des documents à tout moment. Cette fonctionnalité permet de consulter et de restaurer les versions antérieures d’un document si nécessaire, offrant ainsi une tranquillité d’esprit lors des modifications effectuées.
Collaboration en temps réel : travailler simultanément sur une version unique
OneDrive et SharePoint autorisent la collaboration simultanée sur un même document, permettant à plusieurs membres de l’équipe de travailler ensemble en temps réel. Cette fonctionnalité évite les confusions liées aux différentes versions des documents, assurant ainsi une cohésion dans le travail et une progression harmonieuse des projets.
Optimiser l’organisation avec Microsoft 365
Dans l’arsenal d’outils offert par Microsoft 365, la gestion et l’organisation des tâches et des informations sont simplifiées grâce à des applications dédiées.
OneNote : le carnet de notes virtuel
OneNote élimine le besoin de papier en offrant un carnet de notes virtuel intégré à l’environnement Microsoft. Organisez vos idées avec des dossiers et sous-dossiers pour une structure claire, partagez vos notes avec vos collègues et accédez-y à tout moment et en tout lieu grâce à l’application mobile.
To Do : Gestion des tâches simplifiée
To Do est une application de gestion des tâches et des listes, accessible partout grâce à son application mobile. Elle permet de prioriser les tâches et offre même des suggestions directement intégrées à Outlook pour une meilleure gestion quotidienne.
Lists : Versatilité et personnalisation
Lists est une application polyvalente s’adaptant à divers usages. Elle permet de suivre et d’organiser les informations, offrant une flexibilité remarquable. Au sein du département marketing, par exemple, elle est utilisée pour créer et suivre les contenus, remplaçant ainsi d’autres outils tiers grâce à sa performance et son intégration optimale dans l’écosystème Microsoft.
Vous aimeriez découvrir le potentiel de cette application plus en profondeur ? Consultez notre webinaire dédié : Tirez le meilleur de Microsoft Lists.
Viva Insights : Analyse et bien-être
Viva Insights est un outil précieux pour améliorer les résultats opérationnels grâce à des données analytiques exploitables. Il permet de mesurer des métriques pertinentes, encourageant une collaboration saine et permettant de surveiller à la fois le flux de travail et le bien-être des utilisateurs.
Microsoft 365 Copilot : Votre allié au quotidien
Au-delà de l’omniprésent ChatGPT d’OpenAI, Microsoft 365 Copilot se profile comme votre coéquipier dédié au sein de vos applications préférées de Microsoft 365.
Libérer la créativité et augmenter la productivité
Copilot ne se contente pas d’être un simple outil : il libère la créativité en offrant des compétences de haut niveau pour soutenir vos tâches quotidiennes. En s’appuyant sur des capacités avancées, il vous assiste dans vos travaux, accélérant ainsi vos processus et libérant du temps pour la créativité et l’innovation.
Intégration parfaite à Microsoft 365
Au-delà d’être une simple extension, Copilot est intégré harmonieusement à vos applications de Microsoft 365. Cette synergie entre Copilot et vos outils préférés offre une expérience transparente, où les fonctionnalités avancées se fondent naturellement dans votre flux de travail quotidien.
Compétences de haut niveau : votre Copilote pour le travail
Ce coéquipier virtuel représente bien plus qu’un simple assistant : il est un partenaire de travail collaboratif, doté de compétences pointues pour compléter vos talents et vous aider à atteindre des niveaux de productivité supérieurs. Copilot devient ainsi un atout précieux pour la réalisation de tâches complexes et exigeantes.
Copilot est un sujet brûlant et il serait difficile de vous dévoiler son potentiel en quelques lignes tant il va révolutionner la façon de travailler des utilisateurs de Microsoft 365 dans les mois à venir. Si vous aimeriez en apprendre davantage sur ce brillant outil, n’hésitez pas à consulter notre webinaire entièrement dédié à ce sujet : Microsoft 365 Copilot : l’IA qui va révolutionner votre quotidien !
En bref
Microsoft 365 redéfinit notre façon de travailler, facilitant la collaboration, l’organisation et libérant notre créativité. Des outils comme Teams, OneDrive et SharePoint transforment nos échanges et renforcent notre efficacité au quotidien.
Les applications comme OneNote, To Do, Lists et Viva Insights structurent nos tâches, suivent nos projets et veillent à notre bien-être au travail. L’arrivée de Microsoft 365 Copilot, partenaire virtuel intégré, « booste » notre productivité avec des compétences avancées.
Chez MS Solutions, notre engouement pour l’univers de Microsoft 365 se matérialise à travers un blogue dynamique et des webinaires pertinents. Rejoignez le mouvement en restons à l’affut des dernières nouveautés en vous abonnant à notre infolettre.
MS Solutions vous propose également de mieux vous approprier l’ensemble de ces outils grâce à des formations dédiées à Microsoft 365, ainsi que des conseils avisés pour adopter la licence Microsoft adaptée à vos besoins.
Ensemble, avec ces ressources, propulsons notre efficacité et façonnons un avenir professionnel plus collaboratif.
N’hésitez pas à contacter notre équipe d’experts pour obtenir plus de renseignements sur le sujet.
